Als u overstapt naar Windows 7, wilt u vast uw bestaande e-mailberichten niet kwijtraken. Dat kan door ze over te zetten naar Windows Live Mail. Verder is het wel zo handig om meteen alle contactpersonen en de instellingen van uw e-mailaccounts mee te nemen. Wij laten zien hoe het werkt en dat het niet ingewikkeld is.
Voordat u overstapt
Als u op dit moment Outlook Express of Windows Mail gebruikt, verloopt het bewaren van uw gegevens in drie stappen. Want behalve de e-mailberichten zelf, is het wel zo handig om ook de instellingen van uw e-mailaccount(s) en de contactgegevens in het adresboek mee te nemen. Deze drie soorten gegevens worden in losse stappen bewaard en daarna afzonderlijk in Windows Live Mail geladen. Wij laten in deel 3 zien hoe u gegevens vanuit (Office) Outlook overzet. Daar zijn enkele gratis hulpprogramma's bij nodig. Om bij een overstap niets kwijt te raken, is het essentieel dat u uw persoonlijke gegevens veiligstelt voordat u de upgrade uitvoert of uw oude computer bij het grofvuil zet.
Deel 1: Gegevens van Outlook Express bewaren
01. Een veilige plek
De gegevens uit Outlook, Outlook Express of Windows Mail gaat u in deze cursus in een map bewaren. Op die manier zijn ze eenvoudig over te zetten naar Windows Live Mail. Gebruik het liefst een externe schijf of usb-stick. Bewaar de bestanden in geen geval op de Windows-schijf, want als u dan de boel opnieuw installeert bent u alsnog alles kwijt! Zit er een tweede schijf in uw pc, dan kunt u alles daar neerzetten. Om vergissingen te voorkomen, adviseren wij toch om een externe schijf of usb-stick te gebruiken.
02. Adresboek en e-mailaccounts bewaren
We beginnen met het bewaren van het adresboek van Outlook Express. Start het programma op en ga naar Extra / Adresboek. Daar bewaart u in één klap al uw contacten via de optie Bestand / Exporteren / Adresboek (WAB). Belangrijk is dat u dit bestand op een veilige plek bewaart, waarvandaan u ze straks weer kunt importeren. Een externe schijf of usb-stick is een prima keuze. Daarna is uw e-mailaccount aan de beurt. Sluit het adresboek af en kies voor Extra / Accounts. Hier ziet u het e-mailaccount dat u hebt ingesteld. Het kunnen er trouwens meerdere zijn, als dat zo is moet wat nu volgt per account gebeuren. Wat u ziet zijn de instellingen die nodig zijn om mail te ontvangen en te versturen met uw e-mailaccount. Deze instellingen zijn straks in Windows 7 hetzelfde, vandaar dat we ze gaan bewaren. Selecteer een e-mailaccount, klik op de knop Exporteren en geef aan waar het bestand bewaard moet worden. De instellingen worden bewaard als een iaf-bestand en u kunt ze gerust in dezelfde map neerzetten als het wab-bestand (adresboek).
Bewaar het adresboek van Outlook Express als een wab-bestand.
Per e-mailaccount alle instellingen in een iaf-bestand bewaren.
03. E-mail bewaren
Kies in Outlook Express voor Extra / Opties en ga naar tabblad Onderhoud. Klik iets onder het midden op de knop Archiefmap. Een nieuw venster opent, waarin u de naam van de map ziet waarin uw post bewaard wordt. Deze mapnaam is nogal lang en we gaan u natuurlijk niet vragen deze te noteren om hem vervolgens ergens over te tikken. Dat is ook nergens voor nodig. Druk eenvoudigweg een paar keer op de Tab-toets totdat u ziet dat de mapnaam gemarkeerd is. Schiet u er per ongeluk voorbij? Geen probleem, ga gewoon door met op de Tab-toets drukken. Nu de mapnaam gemarkeerd is, gebruikt u de toetscombinatie Ctrl+C om hem naar het klembord te kopiëren. Belangrijk is dat u Outlook Express nu afsluit. Start daarna Windows Verkenner op en zet via Beeld / Werkbalken de Adresbalk aan. Klik vervolgens met links in het adresvak en gebruik toetscombinatie Ctrl+V om de zojuist gekopieerde mapnaam (uit Outlook Express) in dit adresvak te plakken. Druk daarna op de Enter-toets en u ziet een rijtje dbx-bestanden in de map staan, daar bewaart Outlook Express al uw berichten in. Kopieer het hele rijtje bestanden naar een map op de usb-stick of externe schijf, bijvoorbeeld waar u daarnet de andere bestanden hebt bewaard.
Via Outlook Express is te achterhalen waar het uw berichten opslaat.
04. Overzetten vanuit Windows Mail
Vanuit Windows Mail (Windows Vista) werkt het net even anders dan we hiervoor beschreven voor Outlook Express. Berichten kunt u ditmaal rechtstreeks exporteren via de menuoptie Bestand / Exporteren / Berichten / Microsoft Windows Mail, waarna u een map op het externe medium aanwijst. Daarna bewaart u de contactpersonen via menuoptie Bestand / Exporteren / Windows Contactpersonen / vCards (map met .vcf-bestanden). Elke contactpersoon wordt als een los vcf-bestand bewaard in de map die u aanwijst. Tot slot bewaart u per e-mailaccount de instellingen via Extra / Accounts / Exporteren.
Als u een upgrade doet vanaf Windows Vista, dus zonder uw computer volledig opnieuw te installeren, zal Windows Live Mail in veel gevallen spontaan de berichtmappen van Windows Mail ontdekken. Die staan dan namelijk nog ergens op schijf. Mocht Windows Live Mail de berichten al geïmporteerd hebben, dan hoeft u dat niet nog een keer te doen. Toch is het verstandig om voordat u aan een upgrade in welke vorm dan ook begint, altijd uw berichten, contactpersonen en e-mailaccounts te exporteren en deze op een extern medium te bewaren. Schakelt u bijvoorbeeld over van 32 bits naar 64 bits of andersom, dan wordt toch een nieuwe installatie gedaan en gaan uw oude e-mailgegevens (en meer) verloren.
Deel 2: Gegevens inladen in Windows Live Mail
05. E-mail, accounts en contactpersonen inlezen
Zodra u Windows 7 geïnstalleerd hebt, kunt u de contacten, e-mailaccounts en berichten gaan importeren in Windows Live Mail. Dit doet u via de bestanden die op uw usb-stick of externe schijf staan. Haal allereerst het e-mailprogramma op. Ook andere programma's zoals Live Messenger zijn nu te installeren, maar dat is voor deze cursus niet nodig. Zodra u Live Mail de eerste keer start, negeert u eventuele vragen over het aanmaken of importeren van een e-mailaccount. In plaats daarvan gaat u naar Extra / Accounts en klikt u op de knop Importeren. Blader naar de map op het externe medium waarin u één of meer iaf-bestanden hebt staan. Doe dit voor elk iaf-bestand dat u hebt, totdat al uw accounts weer aanwezig zijn. Na uw accounts is het adresboek aan de beurt. Inladen doet u via Ga naar / Contactpersonen en dan Bestand / Importeren. Gebruikte u Outlook Express, kies dan voor Windows-adresboek (.WAB), blader naar de juiste map en gebruik het wab-bestand om uw contactpersonen in te laden. Gebruikte u Windows Mail, dan kiest u voor Visitekaartje (.VCF). Selecteer weer de map en markeer alle vcf-bestanden zodat alle contactpersonen tegelijkertijd ingeladen worden. Blijven alleen nog de berichten over. Sluit het adresboek af en ga naar Bestand / Importeren / Berichten. Kies voor Microsoft Outlook Express 6 of Windows Mail en blader naar de map op uw usb-stick of externe schijf. Klik net zo lang op OK of Volgende tot uw berichten geïmporteerd zijn.
Importeren in Windows Live Mail kan vanuit deze drie e-mailprogramma's.
Berichten op sleeptouw
Een andere truc om berichten uit Outlook Express of Windows Mail mee te nemen naar Windows 7 of een nieuwe computer, is door ze simpelweg naar een map te slepen. Het werkt als volgt. Start Windows Verkenner en maak - afhankelijk van hoe u uw berichtmappen in uw mailprogramma hebt ingedeeld - één of meer nieuwe mappen aan op een usb-stick of externe schijf. Selecteer dan in Outlook Express (of Windows Mail) alle berichten in een berichtmap en sleep ze naar een lege map in Verkenner. Doe dit voor alle berichtmappen. Elk bericht wordt er als een 'los' eml-bestand bewaard en (eventuele) bijlagen zitten er gelijk bij. Voor de herkenbaarheid is het handig om mappen in Verkenner (ongeveer) hetzelfde te noemen als de bijbehorende berichtmappen in uw e-mailprogramma. Om ze weer te importeren sleept u de berichten per map naar een berichtmap in Windows Live mail. Maak berichtmappen eerst aan indien nodig.
Menubalk in Windows Live Mail
In deze cursus komen aardig wat menuopties voorbij. Maar waar is de menubalk in Windows Live Mail gebleven? U ziet hem misschien niet, maar hij is er wel. Drukt u op de Alt-toets, dan springt hij bijvoorbeeld tijdelijk te voorschijn. Om hem permanent in beeld te hebben staan, klikt u rechts bovenin op het pictogram genaamd Menu's en kiest u de optie Menubalk weergeven.
06. Berichten ordenen
Schrik niet als het lijkt of er niets ingeladen is! De berichtmap Postvak IN is na het importeren namelijk nog steeds leeg. Wel kan er onder het kopje Snelle weergaven in de map Ongelezen e-mail al een aantal berichten te lezen zijn. Wat is er aan de hand? Voor de zekerheid heeft Live Mail uw geïmporteerde berichten op een zijspoor gezet. Het kan namelijk dat er al post in Live Mail staat en u slechts een paar berichten wilt importeren. Vandaar dat onder het kopje Opslagmappen een nieuwe map genaamd Geïmporteerde map is verschenen. Importeert u wel vaker, dan worden deze mappen doorgenummerd. Hier vindt u dus uw berichten terug, in dezelfde mappen als waar ze in Outlook Express of Windows Mail zaten. Aan u de keuze welke berichten u bewaart en waar u ze naartoe brengt. U mag één of meer berichten selecteren en ze simpelweg naar de gewenste berichtmap verslepen. Had u in het oude e-mailprogramma eigen berichtmappen aangemaakt en wilt u die nu weer gebruiken, dan sleept u een complete map naar het kopje Opslagmappen. Zodra u helemaal klaar bent, kan de map genaamd Geïmporteerde map weggegooid worden.
07. Meerdere e-mailaccounts
In Windows Live Mail kunt u meerdere e-mailaccounts opnemen via Extra / Accounts. Elk e-mailadres verschijnt links in het navigatiedeelvenster op het hoofdscherm en heeft een eigen mappenstructuur. Zo staat de post van elk account altijd netjes bij elkaar. Daarnaast is alle ongelezen post van alle accounts te samen ook nog eens te zien onder het kopje Snelle weergaven. Dit is geen kopie van de berichten, maar een andere manier waarop u naar de ongelezen post van die accounts kijkt. Onder het kopje Opslagmappen kunt u via rechtsklikken zelf berichtmappen aanmaken. Berichten mag u er naartoe slepen, zodat u ze - net zoals bestanden in Windows verkenner - naar wens kunt ordenen. Via Extra / Berichtregels / E-mail kunt u instellen wat er met berichten moet gebeuren zodra ze binnenkomen. Een van de mogelijkheden is om post die u van bepaalde personen ontvangt direct in een eigen berichtmap te plaatsen. Dan hoeft u het niet achteraf handmatig te doen.
Deel 3: Outlook-gegevens overzetten
08. Berichten overzetten
Wilt u naar Windows Live Mail overstappen vanuit Outlook, het e-mailprogramma dat onderdeel is van Microsoft Office? Dan zit simpelweg exporteren er helaas niet in. U hebt een extra programma zoals MailStore Home nodig om uw berichten over te zetten. Haal het programma op, installeer het op de computer waarop Outlook draait en wijs een map aan waar het programma zijn gegevens mag opslaan. Start MailStore Home op, klik in het hoofdscherm op Archive E-mail en kies bovenin het volgende scherm voor Microsoft Outlook. Klik op de twee vervolgschermen op Next en tot slot op Finish. Uw berichten worden nu in een programmamap bewaard, dus buiten Outlook. Daarna is het zaak de berichten om te zetten naar een voor Live Mail leesbaar formaat en ze op uw externe medium te bewaren.
Links bovenin ziet u het deelvenster Archive. Klik onder My Archive met rechts op Outlook Persoonlijke Mappen en kies Export To / Directory (File System). Laat op het volgende scherm de keuze staan op EML Files want dat zijn de bestanden die Live Mail herkent en klik op Next. Klik dan op de knop Browse en wijs een map aan waar de berichten bewaard moeten worden. Doe ook dit weer in een lege map op uw usb-stick of externe schijf. Als het vinkje Synchronize aanstaat en u voert deze stap vaker uit, dan worden alleen nieuwe en gewijzigde berichten nogmaals weggeschreven. Klik op Next om uw berichten te bewaren. Inladen in Windows Live Mail doet u weer via de optie Bestand / Importeren / Berichten. Kies ditmaal voor Windows Mail en wijs de map op uw usb-stick of externe schijf aan. De instellingen van uw e-mailaccounts kan Outlook helaas niet voor u in iaf-bestanden bewaren. U zult de gegevens opnieuw moeten intikken in Windows Live Mail.
MailStore Home haalt de berichten eerst op uit Outlook.
Daarna maakt MailStore Home ze leesbaar voor Windows Live Mail.
09. Agenda en adresboek
Via een kleine omweg is het mogelijk om de agenda en het adresboek van Outlook over te zetten naar Windows Live Mail. U hebt er het gratis programma Outlook Connector voor nodig, dat wij in een apart kader voor u beschrijven. Zodra u het hebt geïnstalleerd, kunt u de agenda en het adresboek zoals dat in Outlook zit, online plaatsen bij Windows Live. Dat werkt als volgt. Klik in Outlook links in het navigatiedeelvenster op Agenda. Kies dan in de menubalk voor Beeld / Huidige Weergave / Alle afspraken. Klik in het navigatiedeelvenster onder het kopje Mijn agenda's op de agenda van Outlook (meestal Agenda geheten). Soms verspringt de weergave spontaan, zet hem dan opnieuw op Alle afspraken. U ziet nu alleen nog de afspraken van deze ene agenda. Selecteer de afspraken die u naar de online agenda wilt kopiëren en sleep ze met ingedrukte Ctrl-toets naar de agenda van Windows Live. Deze is links onder het kopje Mijn agenda's te vinden. Schakel zodra u hiermee klaar bent via Beeld / Huidige Weergave weer terug naar de door u gewenste agendaweergave, bijvoorbeeld Dag/Week/Maand.
Het adresboek overzetten gaat op ongeveer dezelfde manier. Klik in het navigatiedeelvenster op Contactpersonen en kies onder het kopje Mijn contactpersonen voor het adresboek van Outlook (genaamd Contactpersonen). Sleep nu de gewenste contactpersonen met ingedrukte Ctrl-toets naar de online agenda.
Informatie van uw agenda en adresboek is naar Windows Live te kopiëren.
Windows Live via Outlook
Wie een Windows Live ID heeft kan de online diensten van Microsoft genaamd Live Hotmail, Live Contactpersonen en Live Agenda rechtstreeks benaderen vanuit Outlook. U hebt er alleen de Outlook Connector voor nodig, die u hier kunt ophalen. Zodra u daarna Outlook opstart, is in de menubalk een nieuwe optie verschenen, genaamd Outlook Connector en kunt u zich aanmelden bij Windows Live. Na aanmelden is links in het navigatiedeelvenster onder E-mailmappen uw Live Hotmail e-mailadres te zien en kunt u in Outlook voor dit account e-mailberichten ontvangen en versturen. Gaat u in Outlook naar de agenda, dan ziet u links in deelvenster Mijn agenda's behalve de agenda van Outlook nu ook die van Windows Live. Met vinkjes maakt u één of meer exemplaren zichtbaar of verbergt u ze weer. Voor het adresboek geldt hetzelfde. In het deelvenster Mijn contactpersonen is behalve het Outlook adresboek ook het online adresboek van Windows Live te bekijken en aan te passen.
Met de Microsoft Outlook Connector voegt u een online e-mailaccount toe aan Outlook.
10. Via Windows Live naar Windows Live Mail op uw pc
Nu de agenda en het adresboek beschikbaar zijn in Windows Live, kunt u ze ook op uw pc in Windows Live Mail gebruiken. Start het programma op, klik rechts bovenin op Aanmelden en geef uw Windows Live ID op. Vanaf dat moment zijn de agenda en het adresboek van Windows Live beschikbaar. Kortom, u hebt afspraken en contactpersonen overgezet vanuit Outlook! Het handige hieraan is dat u nu zowel online als in Windows Live mail over deze gegevens beschikt en ze dus ook op een van beide plekken kunt aanpassen. Mocht u Outlook op uw werk of op een andere computer blijven gebruiken, dan zijn nieuwe en gewijzigde gegevens op eenzelfde manier uit te wisselen. Houdt er wel rekening mee dat een e-mailprogramma slechts zo nu en dan bij de e-mailserver informeert of er iets nieuws is. Het kan soms even duren voordat wijzigingen te zien zijn.
Gegevens uit Outlook zijn - via Windows Live - nu ook in Windows Live Mail te zien.
Afspraken en contactpersonen kopiëren
Als u veel afspraken of contactpersonen van Outlook wilt overzetten naar Windows Live, kan het veel tijd kosten als ze niet in een handige volgorde staan. Het kan helpen om ze eerst op een andere kolom te sorteren. Dat doet u door op een kolomkop te klikken. Alle afspraken of alle contacten kopiëren is een eitje: selecteer het hele stel met de toetscombinatie Ctrl+A. Vergeet vooral niet om tijdens het slepen naar een andere map de Ctrl-toets ingedrukt te houden, want anders verplaatst u de gegevens, in plaats van dat u ze kopieert. Vergist u zich, druk dan meteen op Ctrl+Z om de laatste actie ongedaan te maken. Houdt er verder rekening mee dat de agenda en het adresboek van Outlook volledig los staan van die in Windows Live. U maakt er slechts een kopie van. Zodra u de Outlook Connector gebruikt is Windows Live prima te gebruiken vanuit Outlook, maar het zijn en blijven twee volledig gescheiden omgevingen. Wel handig om wat heen en weer te kopiëren!