Outlook-contactpersonen exporteren naar Excel

In een eerdere snelstart hebben wij u laten zien hoe u gegevens van Outlook kunt veiligstellen (Back-up maken van Outlook). Gaat er een keer iets mis, dan zet u alles eenvoudig weer terug. Het kan ook gebeuren dat u de contactgegevens in een andere programma’s nodig hebt. Daarom laten wij hier zien hoe u deze naar een Excel-spreadsheet wegschrijft.

Contactgegevens buiten Outlook gebruiken

In een eerdere snelstart hebben wij u laten zien hoe u gegevens van Outlook kunt veiligstellen (Back-up maken van Outlook). Gaat er een keer iets mis, dan zet u alles eenvoudig weer terug. Het kan ook gebeuren dat u de contactgegevens in een andere programma’s nodig hebt. Daarom laten wij hier zien hoe u deze naar een Excel-spreadsheet wegschrijft.

1 Contactpersonen bewaren

We beginnen met het exporteren (bewaren) van het adresboek. Dat doe u via menukeuze Bestand / Importeren en exporteren, in de lijst te kiezen voor Naar een bestand exporteren en dan op de volgende pagina te kiezen voor Microsoft Excel 97-2003. Wees gerust, u mag best Excel 2007 gebruiken, het versienummer verwijst hier alleen naar het bestandsformaat. Het exportbestand is minimaal door Excel 97, 2003 en 2007 te gebruiken. Daar kunt u de gegevens eventueel nog bewerken, of in een vorm zetten waarmee een ander programma overweg kan.

U kunt ook kiezen voor Microsoft Access of een tekstbestand met een vastgestelde indeling, maar die varianten bespreken wij hier niet. Zodra u Excel 97-2003 hebt gekozen, selecteert u op het volgende scherm de Outlook-map genaamd Contactpersonen. Op het volgende scherm tikt u een bestandsnaam in en via Bladeren kiest u een map uit.

Via deze keuze maakt u een Excel-spreadsheet aan.

2 Velden kiezen

Het venster Exporteren naar bestand verschijnt. Door te klikken op Aangepaste velden toewijzen bepaalt u welke informatie wel en niet wordt bewaard. Het lijstje Van bevat alle velden die Excel kent, en het lijstje Naar wat in het bestand komt te staan. Een veld kunt u eenvoudig van de ene naar de andere lijst slepen. Hoe meer velden u kiest, hoe groter de spreadsheet wordt. Met minder velden hebt u meer overzicht, alleen loopt u het risico informatie te missen als achteraf blijkt dat een veld toch wordt gebruikt.

Ook de volgorde in het lijstje Naar is via slepen te veranderen. De velden worden als kolommen in het Excel-spreadsheet bewaard en door nu de volgorde alvast aan te passen, kan u dat straks werk schelen in Excel. Met Vorige en Volgende bladert u door de contactpersonen, zodat u direct het resultaat van uw toewijzingen ziet.

Door naar een lijst te slepen bepaalt u welke velden u nodig hebt.

3 Ook inlezen

Via de knop Toewijzing wissen maakt u het rechterlijstje leeg zodat u met een schone lei kunt beginnen, terwijl Standaardtoewijzingen alles in originele staat terugbrengt. In beide gevallen bent u uw eigen wijzigingen kwijt, dus pas op. Zodra u klaar bent klikt u op OK en op Voltooien. In Excel ziet u elk veld in een aparte kolom en elke contactpersoon op een eigen regel. De eerste regel bevat de veldnamen.

U kunt ook een spreadsheet in Outlook laden, via Bestand / Importeren en exporteren en te kiezen voor Gegevens uit een ander programma of bestand importeren. U kiest weer Microsoft Excel 97-2003 en wijst het bestand aan. Ook nu kunt u veldnamen uitkiezen. Nieuwe contactpersonen kunt u opvoeren door eerst alles behalve de regel met veldnamen uit een bestaande spreadsheet weg te halen. Let in andere gevallen goed op de opties waarmee u aangeeft wat er met duplicaten moet gebeuren (vervangen, toestaan, niet importeren).

Let u goed op de opties die voor dubbele contactpersonen gelden.