Distributielijsten in Outlook

Meestal sturen we een bericht naar één persoon of hooguit een paar mensen. Wordt het aantal groter, of stuurt u regelmatig berichten naar dezelfde groep mensen, dan kunt u die contactpersonen beter groeperen. In Outlook heet zo’n verzameling mensen een distributielijst. U ziet ze samen met de gewone contactpersonen netjes in uw adresboek staan.

1 Een distributielijst maken

We openen het adresboek via Extra / Adresboek, of door gebruik te maken van de sneltoets Ctrl+Shift+B. Wat we gaan doen werkt in zowel Outlook 2003 als versie 2007. Zodra u de lijst met contactpersonen ziet, kiest u in de menubalk voor Bestand / Nieuw item. Een venster opent en standaard staat Nieuwe contactpersoon al voor u geselecteerd. Voor ons doel klikt u eenmaal op Nieuwe distributielijst en daarna op de knop OK.

Een andere manier, die sneller werkt als u verder niet in het adresboek hoeft te zijn, is door in het hoofdscherm van Outlook te gaan voor Bestand / Nieuw / Distributielijst, of door de sneltoets Ctrl+Shift+L te gebruiken. In het veld Naam tikt u een naam voor uw distributielijst. Dan klikt u in de menubalk op het pictogram Leden selecteren. Let op: om dit te doen, moet u op het tabblad Distributielijst staan.

We maken een nieuwe distributielijst.

2 Contactpersonen toevoegen

Het adresboek wordt geopend en u dubbelklikt op contactpersonen die u aan de lijst wilt toevoegen. U kunt ook een persoon aanklikken en daarna onderaan op de knop Leden klikken, of gewoon op de Enter-knop drukken. Meerdere personen tegelijk selecteren, kan via de normale ‘Windows-manier’, zoals met de Ctrl- en Shift-toetsen.

Per ongeluk iemand toegevoegd terwijl dit niet de bedoeling is? U klikt op de naam in het lijstje onderin het venster en drukt op de Delete-toets. Let wel op dat er altijd een puntkomma tussen twee namen blijft staan. Zodra u tevreden bent, klikt u op de knop OK.

Alle contactpersonen die u hebt uitgekozen staan nu in de distributielijst. U bewaart hem in het adresboek door in de menubalk op het pictogram Opslaan en sluiten te klikken. Distributielijsten herkent u in het adresboek aan het pictogram van twee poppetjes en de naam die vet wordt weergegeven.

Toevoegen van contactpersonen uit het adresboek.

3 Gebruiken en onderhouden

Klikt u in het adresboek met rechts op een distributielijst en kiest u Eigenschappen, dan opent de lijst zich en ziet u de leden die erin zitten. Dubbelklikken op de naam mag ook. Nu kunt u onderhoud plegen. Zoals een of meer leden kiezen om deze uit de lijst halen, door in de menubalk op het pictogram Verwijderen te klikken. Om iemand toe te voegen die niet in het adresboek staat, klikt u op Nieuwe toevoegen. Uiteraard kunt u de lijst nog uitbreiden op de manier die in stap twee is besproken.

Zodra u een e-mail wilt versturen, kunt u een distributielijst kiezen zoals u met contactpersonen gewend bent te doen. Er komt een plusteken voor de naam te staan en door er op te klikken wordt de lijst vervangen door de afzonderlijke leden. Handig als u een bericht naar een aantal personen uit de distributielijst wilt sturen. Distributielijsten zijn ook te gebruiken in bijvoorbeeld een taak of afspraak.

Klik op het plusje om de leden als losse contacten te zien.