Workshop Google Spreadsheets
Spreadsheets online bewerken en delen
Hoewel er meer dan genoeg mensen zijn die nog nooit van hun leven een spreadsheet hebben bewerkt of ook maar gezien, kan een grote groep niet meer zonder. Spreadsheets zijn niet alleen belangrijk als administratief gereedschap voor bedrijven, maar ook onmisbaar voor huishoudens die een handig overzicht willen van hun budgetten, uitgaven enzovoort.
In een grijs verleden was de beste optie voor het maken en beheren van spreadsheets het programma Lotus 1-2-3. Microsoft zette echter de achtervolging in en in 1995 was Excel voor het eerst marktleider op het gebied van spreadsheets. Anno 2007 heeft is dat nog steeds het geval, maar de vraag is hoe lang nog. Concurrent Google ligt, net als in vrijwel alle andere softwaresegmenten waar Microsoft zich in bevindt, op de loer en timmert hard aan de weg met Google Docs & Spreadsheets. Hoewel Google nog volop sleutelt aan de software, kunnen we met zekerheid spreken van een gevaarlijke concurrent. Google Spreadsheets biedt bij lange na niet alle functies van Excel (zo zijn bijvoorbeeld macro’s nog niet mogelijk), maar is wél gratis, online beschikbaar zonder installatie en mét de mogelijkheid om spreadsheets te delen.
Update (26-sep-2008): Inmiddels heeft Google Spreadsheets een vernieuwde interface. Wellicht dat niet alle screenshots en menu-items in de workshop helemaal corresponderen met de huidige interface. We proberen dit artikel binnenkort bij te werken.
Stap 1: Nieuwe spreadsheet
Het maken van een nieuwe spreadsheet werkt eigenlijk precies zoals het maken van een nieuw document in Excel. Surf naar Google Docs en klik in het menu linksboven op Nieuw. In het menu dat uitklapt klikt u op Spreadsheet . De sheet wordt automatisch aangemaakt. De manier waarop het geheel wordt gepresenteerd, zal de Excel-gebruiker wellicht bekend voorkomen, zie bijvoorbeeld de mogelijkheid onderin om werkbladen toe te voegen. De spreadsheet is klaar voor gebruik en u kunt beginnen met het invoeren van gegevens.
U maakt een nieuwe spreadsheet aan op een manier die niet veel verschilt van Excel.
De spreadsheet zal u waarschijnlijk niet geheel onbekend voorkomen.
Stap 2: Spreadsheet importeren
Als u een groot fan bent van Excel en al uw spreadsheets met dit programma hebt gemaakt, dan zit u natuurlijk niet te wachten op een programma waarin u al deze documenten, al dan niet met formules, opnieuw moet aanmaken. Google Spreadsheets mag dan niet alle functies van Excel hebben, het programma kan gelukkig wel overweg met Excel-formules. Dit houdt in dat u eenvoudig uw .xls- of .csv-bestanden kunt importeren in Google, waarbij alle formules intact blijven.
Wanneer u een nieuwe spreadsheet hebt gemaakt, is het importeren van bestaande gegevens erg eenvoudig. Klik op Bestand in het menu linksboven en op Importeren in het menu dat uitklapt. Er verschijnt vervolgens een venster waarin u kunt bladeren naar de locatie waar u het Excel-bestand hebt opgeslagen. Klik vervolgens op Openen, waarna de sheet, inclusief alle formules, wordt geopend in Google Spreadsheets.
Excel-spreadsheets zijn binnen een aantal klikken geïmporteerd, inclusief alle formules.
Problemen met grafieken
Hoewel het overnemen van functies uit Excel geen enkel probleem is voor Google Spreadsheets, heeft het programma meer moeite met het openen van bestanden met een grafiek. De grafiek wordt niet automatisch geladen en moet aan de hand van de gegevens opnieuw worden gegenereerd.
Na het importeren van een grafiek blijft het tabblad leeg.
