10 irritante problemen in Word opgelost
Microsoft Word is een veelzijdig programma, maar iedereen die regelmatig met het programma werkt, is weleens problemen tegengekomen. Heel soms zijn dat daadwerkelijke bugs of andersoortige fouten in de software, maar meestal zijn het gewoon zaken die eenvoudig op te lossen zijn. Wij hebben tien van dit soort problemen voor je op een rijtje gezet, en bieden je daar uiteraard ook de oplossing voor.
Tip 01: Beschadigd document
Het is de nachtmerrie van iedereen die veel werk steekt in z’n Word-documenten. Heb je keihard gewerkt aan een compleet boekwerk, en vlak voordat je het wilt gebruiken of versturen, kun je het document ineens niet meer openen. Een magische oplossing is her helaas niet voor, soms zijn bestanden echt onherstelbaar beschadigd. Maar voordat je direct deze conclusie trekt, kun je nog twee dingen proberen. Start Word, klik op Bestand / Openen en zoek naar het bestand dat je wilt openen. Klik vervolgens op Bladeren en kies in het uitklapmenu van de knop Openen voor Openen en herstellen. Word zal dan proberen om het document te herstellen. Een andere optie (die Microsoft suggereert) is het document in te voegen in een ander document. Klik hiervoor in het lint op het tabblad Invoegen en vervolgens op Object invoegen. Kies het juiste bestandstype en blader naar het gewenste document. Werkt het? Sla dit document dan op als een nieuw document, waarmee je het probleem oplost. Kleine tip: als je in de cloud werkt, kun je altijd terug naar vorige versies van het document. Hierdoor heb je altijd wel een werkende versie tot je beschikking (zij het dat je dan wel het een en ander kwijt bent).
Tip 02: Bestand opent traag
Word zit barstensvol handige functies, maar dat is natuurlijk geen excuus om traag te functioneren. Dat is gelukkig standaard ook niet zo, maar soms kan het ineens zeer lang (tot zelfs meer dan een minuut) duren om een Word-document te openen. Daar kunnen veel verschillende oorzaken voor zijn, maar een van de meest voorkomende is een geïnstalleerde add-on die in Word niet goed functioneert. Voor de goede orde, een add-on kan iets heel eenvoudigs zijn, zoals een knop die je in staat stelt om direct vanuit Word op je Dymo-printer af te drukken. Om te controleren of een add-on je dwarszit, kun je proberen om Word op te starten zonder add-ons. Klik op Start (in Windows, niet in Word), typ winword /a en druk op Enter. Word zal nu worden gestart zonder alle invoegtoepassingen. Wanneer je nu je Word-documenten op volle snelheid kunt openen, weet je dat een van je add-ons het probleem vormt. Schakel dan een voor een de add-ons uit om te controleren welke voor de vertraging zorgt.
Met Alle markeringen zie je duidelijk wat er gewijzigd is in een document
-
Tip 03: Wijzigingen zien
Wijzigingen bijhouden is een functie die wij op de redactie met grote regelmaat gebruiken. De functie houdt precies bij wat je in een document verandert, zodat een ander niet het hele document door hoeft te spitten om te zien wat je gewijzigd hebt. Soms lijkt de functie echter niet te werken. Dan klik je op Wijzigingen bijhouden, maar in plaats van dat je de rode tekst ziet om aan te geven wat er veranderd is, zie je alleen een rood streepje aan het begin van de zin, of zelfs helemaal niets. Dat is geen bug, het is de modus waarin Wijzigingen bijhouden op dat moment is ingeschakeld. Heeft iemand heel veel gewijzigd in een document, dan staat het vol met rode markeringen en zijn de bomen door het bos niet meer te zien. Om die reden kun je ze verbergen door in het lint te klikken op Controleren / Bijhouden en in het uitklapmenu bovenin te klikken op Eenvoudige markeringen of Geen markeringen. Staat een van deze keuzes geselecteerd, dan zie je dus in de kantlijn alleen maar het rode streepje of zelfs helemaal niets. Wil je zien welke wijzingen er in de tekst zijn aangebracht, kies dan in dat uitklapmenu voor Alle markeringen.
Tip 04: Pagina eindigt
Iedereen die met Word werkt, kan beamen dat het soms wel lijkt alsof het programma een eigen wil heeft. Tekst verspringt of staat ineens in kolommen of een pagina eindigt ineens halverwege. Hoe vreemd dit soort problemen soms ook lijken, we kunnen je garanderen dat het nóóit Word is die besloten heeft om er zelf een feestje van te maken. Er zit een logische reden achter: om te bepalen wat voor opmaak er in een document gebruikt moet worden, gebruikt Word speciale tekens, die de toepasselijke naam Verborgen opmaaksymbolen dragen. Zo is een pagina-einde één van die symbolen. Wanneer je problemen ervaart met een pagina die op een gekke plek eindigt (of tekst die plotseling in kolommen staat), kun je het beste op het pictogram klikken voor de genoemde verborgen opmaaksymbolen (het lijkt wat op een muzieknoot en je vindt hem in het lint, tabblad Start, boven het kopje Alinea. Als je deze weergave aanzet, zie je dat alles, van spaties tot regeleindes, wordt geregeld met behulp van zo’n symbool. Pagina-einde is ook zo’n symbool. Verwijder je dit symbool, dan verwijder je ook het pagina-einde. Op die manier kun je ‘rommel’ uit je document halen.
Tip 05: Tussenruimtes
Twee kolommen met tekst kun je gemakkelijk scheiden door middel van spaties, maar verstandig is dat niet, want de ruimte is daardoor niet consistent en die kleine verschillen maken het document heel slordig. Bovendien heeft Word de neiging om ‘slim’ op te treden en een aantal van deze spaties om te zetten in een tab (de functie die bedoeld is voor witruimte). Als de ene reeks spaties wel wordt omgezet, en de andere niet, kloppen je witruimtes helemaal niet meer en lijkt het wederom alsof het document een eigen wil heeft terwijl Word slechts probeert je ‘fouten’ te herstellen. De oplossing? Spaties alleen gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn, om ruimte te creëren tussen twee woorden. Wil je kolommen creëren, typ dan eerst het woord en druk daarna net zo lang op de tabtoets tot je de gewenste ruimte hebt. Heb je zo’n document met spaties en tabs door elkaar, schakel dan de functie Verborgen symbolen in om met eigen ogen te zien waarom Word er geen kaas van kan maken.
Word gaat ervan uit dat er voor en na een stuk tekst altijd een spatie moet komen te staan
-
Tip 06: Spaties bij plakken
De mogelijkheid om tekst te kopiëren/knippen en plakken in Word heeft ons werkproces door de jaren heen een stuk efficiënter gemaakt. Toch gaat er met dit plakken voor je gevoel ook weleens iets mis, bijvoorbeeld wanneer je een woord midden in een bestaande tekst wilt plakken. Er verschijnt dan plotseling een spatie voor én na het geplakte woord, terwijl je die spatie niet mee gekopieerd hebt uit de brontekst. Word gaat er echter van uit dat je voor en na tekst die je plakt altijd een spatie wil hebben (wat niet onlogisch is) en voegt deze gemakshalve alvast voor je toe. Heb je daar geen behoefte aan, dan kun je dit uitschakelen door te klikken op Bestand / Opties / Geavanceerd. Scrol dan naar het kopje Knippen, kopiëren en plakken. Klik nu op de knop Instellingen naast Slim kopiëren en plakken gebruiken. In dat menu kun je de spaties uitschakelen, plus nog wat andere handigheidjes die Word automatisch toepast.
Tip 07: Plakken en opmaak
Wanneer je iets uit een document kopieert en wilt plakken in een ander Word-document, gaat het zo nu en dan nog weleens mis met de opmaak van die tekst. De opmaak van het document waaruit je de tekst hebt gekopieerd blijft dan behouden, en dat conflicteert vaak met de opmaak van het document waarin je aan het werk bent. Hoewel er een optie is in Word om te plakken zonder opmaak, hebben wij vaak Kladblok openstaan waarin we eerst even de tekst plakken, omdat Kladblok alle opmaak van een tekst stript. Je kunt echter ook aangeven in Word dat de geplakte tekst z’n oorspronkelijke opmaak moet vergeten en zich moet aanpassen aan het document waarin het geplakt wordt. Je doet dit door te klikken op Bestand / Opties / Geavanceerd en te zoeken naar het kopje Knippen, kopiëren en plakken. Daar zie je onder andere de opties Plakken binnen hetzelfde document en Plakken tussen twee documenten. In de uitklapmenu’s van die functies kun je aangeven hoe je wilt dat er met de opmaak van die documenten wordt omgesprongen.
Tip 08: Plakvenster
Er is nog één optie die we willen bespreken met betrekking tot het kopiëren, knippen en plakken, en dat is wat ons betreft iets dat Microsoft beter had kunnen doen. Wanneer je tekst of een ander element in je Word-document plakt, verschijnt er een klein venstertje in beeld met allerlei handige plakopties (waaronder de opties die we in tip 7 hebben besproken). Het is natuurlijk superhandig dat Microsoft hier een snelkoppeling naar heeft gemaakt, het probleem is alleen dat deze doorgaans behoorlijk in de weg staat waardoor hij eerder irritant is dan nuttig. Wil je permanent van dit venster af, ga dan wederom naar Bestand / Opties / Geavanceerd en het deel Knippen, kopiëren en plakken. Verwijder nu het vinkje bij de optie Knoppen voor plakopties weergeven wanneer inhoud wordt geplakt. Het venstertje wordt nu niet meer getoond, maar de opties zelf zijn natuurlijk nog gewoon te benaderen zoals omschreven in tip 7.
Tip 09: Kop en paragraaf
Je hebt een tekst getypt beginnend met een kop en daaronder de tekst. Vervolgens wil je een stijl toepassen op die teksten, waarbij de kop logischerwijs anders opgemaakt wordt dan de tekst eronder. Maar zo gauw je een stijl aan je kop toevoegt, neemt ie direct de tekst daaronder mee, en dat was natuurlijk niet de bedoeling. Dat zoiets gebeurt, ligt aan het gebruik van de Enter. Er bestaan zowel harde als zachte enters. Is er een zachte enter gebruikt, wat je doet door Shift ingedrukt te houden terwijl je op Enter drukt, dan ziet Word dat als één alinea, en krijgt alles dezelfde opmaak. De oplossing is heel eenvoudig: wil je aan de slag met de opmaakstijlen, maak dan gebruik van harde enters (door alleen maar de Enter-toets in te drukken).
Automatisch genummerde lijsten: een van de grootste frustraties in Word
-
Tip 10: Genummerde lijsten
We eindigen met een van de grootste frustraties tijdens het werken met Word: genummerde lijsten. Dit probleem is direct gerelateerd aan het probleem met de witruimtes. Je typt een cijfer in Word, plaatst er wat witruimte tussen en je drukt op Enter. Op dat moment probeert Word je te helpen door slim te zijn en de cijfers met witruimte om te zetten in een genummerde lijst, zodat er automatisch een cijfer wordt toegevoegd wanneer je weer op Enter drukt. Helaas gaat dit niet altijd helemaal goed, want soms schakelt de functie zich pas in bij cijfer twee of drie, die dan ineens één en twee zijn, waardoor de volledige nummering niet meer klopt. Je beste optie is je er niet tegen te verzetten. Handiger is gewoon handmatig een genummerde lijst te maken. Klik daarvoor in het lint op het tabblad Start bij het kopje Alinea op de optie Nummering om zelf een nummeringslijst te starten.
AutoOpmaak
