Office 2010 is de eerste versie van Microsoft Office waarmee bestanden direct online kunnen worden gezet, zodat ze overal ter wereld toegankelijk zijn. Met Office Web Apps is het zelfs mogelijk om diezelfde bestanden via internet te bewerken!

1. Wat is nieuw?

De grootste aanpassingen die in Office 2010 zijn doorgevoerd zijn in eerste instantie onzichtbaar voor de gebruiker. De belangrijkste vernieuwingen staan niet in het Start-menu, maar betreffen de online mogelijkheden die het pakket biedt. 'Online' heeft daarbij geen betrekking op websites die u kunt bezoeken om informatie te lezen, het internet van Office 2010 bestaat met name uit 'de cloud'. Cloud-computing is een term die aangeeft dat het wereldwijde web een platform is waarop toepassingen kunnen worden geleverd en gebruikt. Online opslag is bijvoorbeeld een toepassing die inmiddels heel gewoon wordt gevonden. U kunt documenten opslaan op de server van een bedrijf en er vervolgens altijd toegang toe krijgen om ze te bekijken en soms ook te bewerken. In die mogelijkheden schuilt de ware vernieuwing van Office 2010.

2. Windows Live ID

Om de nieuwe online functies van Office te kunnen gebruiken, is het noodzakelijk om een Windows Live ID te hebben. Een Windows Live ID bestaat uit de combinatie van een e-mailadres en een wachtwoord, die als paspoort dient waarmee u toegang krijgt tot de online diensten van Microsoft. Gebruikt u Windows Live Messenger of Hotmail, dan hebt u al zo'n Windows Live ID. De e-mailadres/wachtwoord-combinatie waarmee u inlogt op Hotmail en Windows Live Messenger zijn dan namelijk uw Windows Live ID.

3. Live ID aanmaken

Hebt u nog geen Windows Live ID, dan kunt u er gratis een aanmaken. Ga naar Signup.live.com en vul bij Windows Live ID het gewenste eerste deel van het mailadres in. Klik op Beschikbaarheid controleren om te zien of het adres nog beschikbaar is. U kunt in de drop-downlist variëren tussen de verschillende domeinen hotmail.com, hotmail.nl en live.nl. Hebt u de gewenste combinatie van naam en domein geselecteerd en is de naam nog beschikbaar, type dan een Wachtwoord en herhaal dit in het vak Wachtwoord bevestigen. Vul ook de overige vakken op de webpagina in, haal een vinkje weg zodat u geen ongevraagde e-mails met aanbiedingen ontvangt en klik op Ik ga akkoord. Even later wordt u automatisch doorgestuurd naar uw eigen accountpagina op Windows Live.

© PXimport

Hebt u nog geen Windows Live ID? U kunt snel een ID aanmaken.

4. Aanmelden

Met uw Windows Live ID kunt u voortaan inloggen op uw eigen deel binnen Windows Live. Om in te loggen gaat u naar Home.live.com en typt u uw Windows Live ID en het bijbehorende wachtwoord in. Klik vervolgens op Aanmelden. Wanneer u uw eigen computer gebruikt, kunt u ervoor kiezen de volgende keren gemakkelijker in te loggen door de opties Mijn gegevens bewaren en Mijn wachtwoord onthouden aan te vinken. Uiteraard moet u beide opties uitschakelen als u niet op uw eigen pc of notebook werkt.

© PXimport

Via het web logt u eenvoudig in op uw eigen Windows Live-pagina's.

5. SkyDrive

Centraal in de online functies van Office 2010 staat SkyDrive. SkyDrive fungeert als een 'harde schijf' op het internet. Iedereen met een Windows Live ID kan er bestanden op zetten, zowel voor zichzelf als om ze met anderen te delen. De opslagruimte die iedereen op SkyDrive heeft is maar liefst 25 GB groot. Om uw eigen gedeelte van SkyDrive te openen logt u in op Windows Live en zet u de muis op Windows Live. In het menu dat verschijnt kiest u voor SkyDrive.

© PXimport

SkyDrive biedt liefst 25 GB online opslagruimte. Het speelt een centrale rol in de online functies van Office 2010.

6. Document opslaan

Vanuit de verschillende programma's in Office 2010 kunt u documenten rechtstreeks op SkyDrive opslaan. Open een Office-programma en kies Bestand, Opslaan en verzenden, Opslaan naar web. Klik op Aanmelden, typ uw Windows Live ID en het bijbehorende wachtwoord in en bevestig met Enter. Wacht tot uw gegevens zijn gecontroleerd. In het venster verschijnt nu de inhoud van uw SkyDrive. Standaard staat in iedere SkyDrive een map genaamd Mijn Documenten, net zoals u die op uw computer hebt staan. Wacht tot het Opslaan als-scherm is verschenen en klik vervolgens op Opslaan om het document echt op SkyDrive te bewaren.

© PXimport

U kunt een document direct opslaan op Windows Live SkyDrive.

7. Opslaglocatie?

Een nieuw aspect bij het werken met online opslag van documenten op SkyDrive is dat u niet precies weet waar de gegevens staan. In het Opslaan als-venster kunt u hier nog wel enige informatie over inzien. U ziet dat er een adres wordt gegeven dat een locatie in uw thuisnetwerk aanduidt, gevolgd door een https-verbinding en de naam van een server en de map. Erg veel wijs wordt u hier niet van, maar dat hoeft ook niet. Microsoft garandeert dat de SkyDrive-dienst vrijwel altijd werkt en u kunt er op vertrouwen dat documenten die u op SkyDrive plaatst niet zomaar verloren zullen gaan.

© PXimport

Uw SkyDrive-locatie bevindt zich 'ergens' op internet. Het adres hoeft u niet te weten, laat staan te onthouden.

8. Office hapert?

Bij het selecteren van de SkyDrive-map waarin u het document op wilt slaan, en ook bij het daadwerkelijke opslaan, lijkt het vaak net alsof Office niet meer functioneert. Onder Windows Vista en Windows 7 kan zelfs een daadwerkelijke foutmelding verschijnen. In werkelijkheid valt het allemaal erg mee. Zodra u kiest voor het opslaan op SkyDrive stuurt Office een verzoek naar SkyDrive en wacht dan op antwoord. Omdat uw SkyDrive-locatie zich op internet bevindt duurt dit langer dan wanneer u een document op uw eigen computer bewaart. Het scherm kan daardoor bevriezen en zelfs verminken. Paniek is echter niet nodig, in de meeste gevallen zal het programma zich na enige tijd volledig herstellen.

© PXimport

Bij het opslaan en openen van een document op SkyDrive wil een Office-programma nog wel eens even haperen.

9. Andere browsers

Ook als u in plaats van Internet Explorer een andere browser op uw computer hebt staan, kunt u SkyDrive gebruiken. SkyDrive is compatibel met Internet Explorer 7 of hoger, Safari 4 of hoger voor Apple-computers en Firefox 3.5 of nieuwer voor Windows, Linux en Apple. Gebruikt u Opera of Google Chrome? Hoewel deze browsers niet expliciet door Microsoft worden genoemd als zijnde 'compatibele browsers' werken ze prima samen met SkyDrive en andere Windows Live-diensten.

© PXimport

Ook in Opera en Google Chrome werkt SkyDrive prima.

10. SkyDrive-document openen

Om een document dat u eerder al op SkyDrive hebt geplaatst te openen, opent u eerst uw SkyDrive-locatie, zodat u alle mappen en documenten voor ogen krijgt. Om een document te openen in bijvoorbeeld Word Web App zet u de muis even stil bovenop een Word-document in uw SkyDrive-plek. Achter het document verschijnen nu extra opties. Klik op Bewerken in Browser. Word Web App wordt gestart en even later kunt u binnen de browser aan het document werken.

© PXimport

Als u een document wilt bewerken, moet u het eerst uiteraard openen, bijvoorbeeld in Word Web App.

11. Muisklikken

Bij het omschakelen naar SkyDrive is het wellicht even wennen dat uw muis zich net iets anders gedraagt. SkyDrive biedt niets meer of minder dan een online disk en de SkyDrive-webpagina is in feite de Windows-verkenner voor die disk. Het gaat daarbij niet om een standaard-versie van Windows Verkenner, maar om een webpagina die net doet alsof hij Verkenner is. Op webpagina's gebruikt u maar één klik om de link naar een andere webpagina te openen en zo werkt het met documenten in SkyDrive dus ook. Waar u in Windows Verkenner standaard twee klikken nodig hebt om een document te openen, is dat er in SkyDrive dus maar één. Wilt u de opties bij een bestand zien, dan hoeft u niet met rechts te klikken (al werkt dit soms wel); het is voldoende om uw muis boven het document te laten zweven.

© PXimport

SkyDrive imiteert Verkenner weliswaar, maar het heeft de vorm van een webpagina. Er is dus maar één klik nodig om een document te openen.

12. Document openen

U kunt een document direct openen om het te bewerken, maar u kunt er ook voor kiezen om het eerst te 'previewen' en dan pas te beslissen of u het wilt openen. Hiertoe zet u de muis niet stil boven het document om in de extra opties te kiezen voor Bewerken in de browser, maar klikt u direct met de muis op het document in uw SkyDrive-locatie. Even later is het document in een preview geopend. U kunt er met de pijltjes helemaal rechts doorheen bladeren en via de knoppen links kunt u bovendien kiezen voor Bewerken in browser of Openen in Word. Dit is handig als u niet helemaal zeker weet of het document dat u hebt geselecteerd daadwerkelijk het document is dat u wilt gebruiken.

© PXimport

SkyDrive kan ook documenten previewen. Het laat daarbij aan u de keuze hoe ze moeten worden geopend.

13. Openen in Office

Zoals u een Word-document op SkyDrive bewaart, kunt u documenten die op SkyDrive staan ook direct in Word of Excel openen, in plaats van in een Web-app. Voorwaarde hiervoor is wel dat het Office-programma daadwerkelijk op uw pc is geïnstalleerd. Is dat niet het geval, dan krijgt u een foutmelding zodra u bijvoorbeeld kiest voor Openen in Word. Is Word wel geïnstalleerd, dan krijgt u eerst een waarschuwing over de gevaren van het openen van online documenten. Daarna start Word en wordt het document, zij het met enige vertraging, alsnog geopend. In nieuwere versies van Office zal een document opnieuw in de beveiligde weergave openen. In dit geval klikt u op Bewerken inschakelen.

© PXimport

Een online document kan direct in het bijbehorende Office-programma worden geopend, mits dat op uw pc is geïnstalleerd.

14. Web App

Als uw document een tekstdocument is, dan hebt u nu Word Web App geopend. Dit is zichtbaar in de titelbalk van het venster, daar staat de naam van het document met daarachter de melding dat het is geopend in Microsoft Word Web App. En natuurlijk is het ook in de browser snel te zien, want die lijkt wel erg op Word 2010! De online versies van verschillende Web Apps lijken namelijk sprekend op de echte versies van de Office-programma's en ze hebben dus ook het bekende lint. Het enige verschil is dat het aantal tabbladen op het lint kleiner is, en dat het totale aantal functies in Web Apps kleiner is dan die in de volledige versies van de Office-programma's.

© PXimport

Het lijkt wel of u in Word werkt! Microsoft Word Web App is een van de vier webversies van Office-programma's en de toepassing lijkt sprekend op de echte Word.

15. Bewerken in Web App

Een document bewerken in een Web-app gaat nauwelijks anders dan het bewerken in de volledige versie van bijvoorbeeld Word of Excel. U kunt tekst of een ander onderdeel van het document selecteren en u kunt het lint gebruiken om de opmaak aan te passen, om stijlen toe te voegen of om een tabel of afbeelding in te voegen. Ook kunt u de weergave aanpassen en in Word Web App bijvoorbeeld kiezen voor de leesweergave. Om wijzigingen te bewaren klikt u - net als in de echte Word - op het diskette-symbool op de werkbalk Snelle Toegang, linksboven in het browser-venster.

16. Afbeelding invoegen

Heel mooi aan de Web-apps is dat ze behalve Skydrive ook uw locale computer kunnen gebruiken. Wilt u bijvoorbeeld een foto die op uw computer staat in een online document zetten, dan hoeft u die foto niet eerst naar uw Skydrive-locatie te uploaden. U kunt, net als in de echte Word, het bestand aanwijzen op de computer. Office Web App zorgt via uw browser voor het uploaden. Klik in Word Web App op Invoegen, Afbeelding. Vervolgens opent het bekende Verkenner-venster en kunt u elke gewenste map op uw computer openen. Selecteer ergens een foto, bijvoorbeeld in de map Mijn Afbeeldingen, en klik op Openen. Er verschijnt een 'wachten'-symbool en na korte tijd wordt de afbeelding geüpload. De foto is nu in het document ingevoegd.

© PXimport

Als u afbeeldingen wilt invoegen, hoeft u ze niet eerst op uw SkyDrive-locatie te plaatsen.

17. Afbeeldingopties

Van Word 2007 en 2010 is bekend dat ze een interactief lint hebben. Dat wil zeggen dat de functies op het lint worden aangepast aan de hand van wat u in een document of in een Office-programma doet. Selecteert u een tabel, dan komt er een extra tabblad met opties om tabellen te bewerken. Als u een afbeelding selecteert, gebeurt hetzelfde met opties voor afbeeldingen. Ook in de Web-apps werkt dit zo. Selecteert u bijvoorbeeld een afbeelding in een document, dan verschijnt op het lint een extra onderdeel, namelijk Hulpmiddelen voor afbeeldingen. Klik daarop om de extra hulpmiddelen voor het werken met afbeeldingen te gebruiken. Opnieuw zijn het er minder dan in de volledige versies van Word, maar het is handig dat u ze zo kunt toepassen.

© PXimport

Ook in de webversie is het lint interactief. Het geeft extra opties, afhankelijk van wat u in een document doet.

18. Bestandsformaten

Om documenten ook online te kunnen bewerken is het bestandsformaat ervan belangrijk. Gebruikt u nog altijd de oude bestandsformaten van Office 2003 of eerder, dan is dit het moment om over te schakelen. SkyDrive werkt het beste met docx en xlsx, de nieuwe bestandsformaten van Office 2007 en Office 2010. Wilt u een ouder documentformaat bewerken in de browser, dan krijgt u de melding dat het document eerst moet worden geconverteerd. Klik daarvoor op Converteren. SkyDrive is daarbij zo slim dat het van het geconverteerde document een apart bestand maakt. Het oorspronkelijke document blijft dus behouden. Wilt u niet converteren, dan is online bewerken niet mogelijk en kan het document vanaf SkyDrive alleen in de echte verse van het Office-programma worden bewerkt. Dit is een beperking van de online applicatie.

© PXimport

De Web-apps hebben een voorkeur voor de nieuwste bestandsformaten.

19. Reclame

Ook op het lint - of altijd net erboven - staan aanprijzingen van de volledige versies van Office-programma's. Dit lijkt vooral het geval wanneer er geen volledige versie van Office op uw pc staat. Microsoft maakt dan wat reclame om u over te halen tot de aanschaf van de volledige versie van het pakket. U bent hier uiteraard niet toe verplicht en u kunt ervoor kiezen de snelkoppelingen naar het 'ontdekken van de mogelijkheden van...' niet te volgen. Gewoon een kwestie van er niet op klikken!

© PXimport

Microsoft probeert u te overtuigen van de meerwaarde van de volledige versie van Office.

20. Documenthandelingen

Net als de echte Office-programma's hebben ook de Web-applicaties een bestandsmenu, dat Backstage is genaamd. U opent het door in de Web-app op Bestand te klikken. Vervolgens kunt u kiezen voor Openen in Word, Opslaan, Delen, Eigenschappen, Privacy, Gebruiksvoorwaarden en Sluiten. Wilt u terug naar uw SkyDrive-locatie, dan klikt u op Sluiten. Zijn er wijzigingen doorgevoerd die u niet hebt bewaard, dan krijgt u net als in de echte Word de vraag of u ze wilt opslaan of dat het document mag worden gesloten zonder het opnieuw te bewaren. Nadat u uw keuze hebt gemaakt zal de Web-app sluiten, zodat u weer terugkeert naar uw documenten in SkyDrive.

© PXimport

Onder de naam Backstage hebben Web Apps hun eigen versie van 'bestandsbeheer'.

21. Nieuw document

Behalve een document openen dat u eerder naar SkyDrive hebt geüpload, kunt u direct op uw SkyDrive-locatie documenten aanmaken en openen. In SkyDrive ziet u helemaal bovenin naast Windows Live onder meer Office staan. Als u hier op klikt, komt u in het documenten-gedeelte van SkyDrive, maar nu met aan de rechterkant snelkoppelingen naar de vier Web-apps die er zijn: Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Erboven staat direct al Een nieuw online document maken en dat is precies wat u hier kunt doen. U kunt geen 'lege' Web App openen, dat zal altijd via een document moeten. Klik bijvoorbeeld op Excel of PowerPoint om in het volgende venster de naam van het document op te geven. Klik op Opslaan of bevestig met een druk op Enter. Het document zal op uw SkyDrive-locatie worden bewaard en de bijbehorende Web App zal worden geopend.

© PXimport

Zonder document kunt u geen Web App openen.

22. Opslaan in Excel

Opvallend aan de Web-apps van Excel en PowerPoint is het ontbreken van de knop Opslaan. Waarom dit anders is dan in Word Web App is onbekend, maar Excel en PowerPoint Web App werken op dit punt hetzelfde als Google Docs. Wijzigingen worden direct bewaard; 'opslaan' als actieve handeling bestaat in feite dus niet.

© PXimport

De Excel en PowerPoint Web-apps slaan automatisch op.

23. Document verlaten

Om een geopend document of een van de Web-apps te verlaten moet u niet op het kruis van het venster klikken. Dan sluit u namelijk, anders dan bij Word of Excel op uw eigen pc, niet alleen het betreffende document maar ook de hele verbinding met SkyDrive. Om een Office Web-app af te sluiten of om een ander document te openen moet u altijd gebruikmaken van het menu Bestand of klikken op SkyDrive, midden bovenin het venster.

© PXimport

Om een document te verlaten moet u het venster niet sluiten, maar teruggaan naar SkyDrive.

24. Nieuwe mogelijkheden

Het bewaren en bewerken van documenten op SkyDrive biedt veel nieuwe mogelijkheden. Mogelijkheden die niet zozeer met de - juist beperkte - Web-versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote hebben te maken, maar vooral met het online opslaan van documenten. U kunt documenten sneller delen met anderen en zelfs samen bewerken.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten