FileAmigo - Simpele kaartenbak
FileAmigo was onlangs het antwoord op de vraag: “Weten jullie een eenvoudige kaartenbak?” Met daarbij de nadruk op het zelf kunnen inrichten van zo’n kaartenbak. Voor een postzegelverzameling, voor een ledenbestand, voor de wedstrijdverslagen enzovoort.
De meest gebruikte kaartenbak is natuurlijk de NAW-kaartenbak oftewel de kleine database waarmee je Namen, Adressen en Woonplaatsen bijhoudt. Nu heb je daar niet eens een kaartenbak voor nodig, want dat kan ook al met een beetje e-mailclient en anders wel de Contactpersonen van Google; dat laatste al of niet met behulp van een app op de smartphone. Het wordt anders als je een compleet andere kaartenbak nodig hebt voor een heel ander doel. We denken dan snel aan iets met – bijvoorbeeld – de sportvereniging. Roep eens wat, een kaartenbak om een africhtingsexamen te begeleiden?
Nieuwe kaartenbak
Als FileAmigo voor de eerste keer wordt gestart, dan is de keuze die tussen de obligate NAW-kaartenbak en het aanmaken van een compleet nieuwe database. We kiezen voor de tweede optie en dan kunnen we een (1) nieuwe en zelf te bedenken kaartenbak opzetten (Create File), (2) een bestaande kaartenbak kopiëren (Copy File), (3) een sjabloon gebruiken (Use Template) of (4) een tekstbestand importeren (Import Text File). We kiezen voor de eerste optie, want op die manier beginnen we met een schone lei.
De tweede stap speelt zich af op het dialoogvenster New File, waar we beginnen met het toekennen van een naam (Name) en een omschrijving (Description) voor de kaartenbak. Meteen daarna kunnen de gewenste veldnamen aan de kaartenbak worden toegevoegd. Als het goed is weet je welke velden je nodig hebt en kun je alles meteen in gereedheid brengen. Zo niet, dan maakt FileAmigo het mogelijk om achteraf correcties en toevoegingen aan te brengen, dus geen nood, experimenteren mag…
Veldeigenschappen
Als de gewenste veldnamen zijn ingevoegd, dan moeten de veldeigenschappen netjes worden ingeregeld. Denk daarbij als eerste aan het veldtype, waarbij FileAmigo onder andere de veldtypen Text, Number, Date, Time en Yes/No kent. Haal de uitklaplijst bij de optie Data Type maar eens tevoorschijn om te zien wat de exacte mogelijkheden zijn. Verder is er de optie Required waarmee je aangeeft of het veld – altijd – verplicht moet worden ingevuld. Via het veld Default Data laat je alvast een standaardwaarde invullen als er een nieuw record wordt aangemaakt.
Verder je aandacht voor de sectie Rule and Values. Daarmee wordt het mogelijk om de grenzen van een veld aan te geven. Bij een numeriek veld kun je dan bijvoorbeeld een minimale en een maximale waarde opgeven. Bij een tekstveld kan een keuzelijst met opties worden ingesteld. Dat alles om je het latere invoeren extra gemakkelijk te maken! En wil je achteraf (en voortdurend) nog iets wijzigen aan de kaartenbak: File / Manage / File Design en Records.
Je zult trouwens ervaren dat je tijdens het opzetten van de kaartenbak allerlei dingen bent vergeten. Bijna altijd wil je later nieuwe velden toevoegen en de eigenschappen van bestaande velden wijzigen. Ook zal het – later in de praktijk – voorkomen dat je de volgorde van de velden tóch wilt wijzigen. Dat kan dus allemaal met FileAmigo…
Records invoeren
Als de kaartenbak is opgezet, dan kies je voor Edit en Add Record om een nieuw record toe te voegen aan de kaartenbak. FileAmigo komt alvast met een layout-voorzet (in spreadsheet-vorm) die je kunt aanpassen door de kolommen hun juiste breedte te geven. Voor wat betreft het daadwerkelijke invoervenster, kun je de grootte eveneens aanpassen om op die manier alle velden in één keer op het beeldscherm te krijgen.
Waarna je de gegevens ‘op de kaart’ gaat zetten. Daarbij dien je je te houden aan de regels (Rule and Values) die je eerder zelf hebt ingesteld. En dan ervaar je ook meteen hoe handig het werken met voor-ingevulde uitklaplijstjes is! Als de record even later is ingevuld, dan zijn er drie verschillende bewaarmogelijkheden: Save, Save / New en Save / Copy. De laatste twee opties zullen van pas komen als je repeterende gegevens invoert, waarbij grote delen van de record identiek zijn. Voor nu geldt een enzovoort, wat zoveel betekent als dat je al je gegevens kunt invoeren…
Rapportage maken
Als alle gegevens zijn ingevoerd, dan wil je die gegevens ook – mooi – kunnen rapporteren. Ga naar File / Manage / File Design en Reports om een nieuwe rapportage toe te voegen aan de kaartenbak. Op het tabblad General geef je de rapportage een naam en ook kun je een logo toevoegen. Het belangrijkste tabblad is natuurlijk het tabblad Columns, want op die plek vertel je welke velden in welke volgorde op de rapportage moeten komen te staan. Daarbij even opgelet, want via de optie Sort kun je een sorteervolgorde instellen; om bijvoorbeeld te kunnen sorteren op een behaald puntentotaal. Het aldus aangemaakte rapport komt in het uitklapmenu Reports van FileAmigo te staan en het presenteren van een rapportage is nog nóóit eenvoudiger geweest.
Mogelijkheden noemen
Je ziet, een kaartenbak is niet veel sneller en gemakkelijker in elkaar te zetten! Van opzet tot presentatie, het is een klusje van enkele tientallen minuten en een kind doet de was. Ja, aan FileAmigo ga je veel plezier beleven. We sluiten af met het noemen van nog enkele mogelijkheden van deze zeer veelzijdige kaartenbak-bouwer:
- Importeren en exporteren. Met voor het importeren een wizard die inspeelt op CSV-verschillen.
- Een slimme zoekfunctie waarbij de inhoud van velden op allerlei manier kan worden onderzocht.
- Record-view. Terwijl je in het spreadsheet klikt wordt het bijbehorende record in z’n geheel getoond.
- Achteraf wijzigen. Bijna alles is achteraf te wijzigen. Veldnamen, veldtype, bestandslocaties enzovoort.
En voor wie helemaal los wenst te gaan, is er de Pro-versie van FileAmigo. Voor even 50 Euro krijg je een hoop extra functionaliteit die je (eerlijk is eerlijk) voor gewoon dagelijks gebruik niet nodig hebt.