Maak kennis met Excel

Door: Wim de Groot | 05 maart 2020 16:59

Apps & Software

Excel is een krachtig programma waarmee je overzichten opstelt, gegevens bijhoudt en berekeningen maakt. Maar voordat je aan de slag gaat met complexe taken is het slim om eerst de standaardfuncties van Office Excel onder de knie te krijgen.

De mogelijkheden van Excel zijn eindeloos, zo heeft het tal van functies die je veel tijd kunnen besparen bij het uitvoeren van berekeningen en formules, het maken van grafieken of het analyseren van gegevens. Door die vele functies kun je het programma in allerlei verschillende omgevingen gebruiken. Of het nou thuis is om je huishoudboekje bij te houden of een adressenbestand aan te maken en bij te houden, of op werk om bijvoorbeeld begrotingen te maken. Excel biedt voor ieder wat wils.

01 Werkmap

Als je Excel start, opent het start-of welkomstscherm. Je kunt met een van de ingebouwde sjablonen beginnen, maar in deze cursus kiezen we voor een blanco werkmap. Klik hiertoe op Lege werkmap boven in het startscherm. Het nieuwe, lege bestand wordt in Excel standaard Map1 genoemd; deze naam staat in de titelbalk boven in het venster.

Heb je al een bestaande werkmap in beeld en wil je daarnaast een nieuwe, lege werkmap openen, klik dan op de tab Bestand. Klik op Nieuw om het startscherm te openen. Klik daarna op Lege werkmap. Een nieuwe werkmap in Excel krijgt – als er al een of meerdere werkmappen openstaan – opeenvolgende nummers. In dit geval wordt de naam dan Map2.

Startscherm
01 In het startscherm moet je al meteen een keuze maken; wij kiezen hier voor een lege werkmap.

In onze online cursus Word, Excel en PowerPoint leren we je alles over de basis, maar vooral ook de geavanceerde opties van deze software. De cursus is ook met boek te verkrijgen.

Snel nieuwe werkmap openen

Ben je in Excel al bezig in een werkmap en wil je snel een nieuwe openen? Gebruik dan de toetscombinatie Ctrl+N, hiermee open je direct een nieuw werkblad zonder dat je het menu hoeft te gebruiken.

02 Het werkblad verkennen

Het werkblad is het kenmerk van Excel en wordt ook wel een spreadsheet genoemd. Een werkblad moet je eigenlijk zien als een enorme, oneindige tabel. De vakjes in die tabel worden cellen genoemd. In elke cel kan informatie staan, zoals een naam, een getal, een bedrag, een datum, een tijdstip of een formule met een berekening.

Werkblad
02 Een werkblad bestaat uit een oneindige hoeveelheid cellen.

03 Denken in kolommen en rijen

Cellen die onder elkaar staan vormen een kolom. In Excel wordt iedere kolom aangeduid met de letter die erboven staat. In de afbeelding is kolom E gemarkeerd. Een reeks cellen naast elkaar over de volle breedte heet een rij. Iedere rij heeft een nummer aan de linkerkant. In de afbeelding is rij 7 gemarkeerd. Iedere cel wordt aangeduid met een letter en een cijfer, zoals de vakken op een landkaart of van een schaakbord. Cel E7 bijvoorbeeld staat dus in kolom E, rij 7. De aanduiding E7 noem je het adres van de cel. Klik je op een cel, dan wordt de omtrek van die cel dik en donkergroen en de kolomletter en het rijnummer krijgen een kleuraccent. Het adres van die cel vind je terug in het vak linksboven (het zogeheten Naamvak).

Cellen
03 Excel werkt met kolommen en rijen. Iedere cel bevindt zich op het kruispunt van een kolom en een rij.

04 Door het werkblad navigeren

Wanneer je een nieuw werkblad opent, is cel A1 standaard geselecteerd en kun je deze bewerken. Wil je een andere cel bewerken, dan kun je daarnaartoe met de navigatietoetsen op je toetsenbord of door met de linkermuisknop te klikken op de cel die je wilt gebruiken. Wil je verder naar rechts in het werkblad dan wat er zichtbaar is, versleep dan het blokje van de horizontale schuifbalk onder in beeld, of druk op het pijltje naar rechts (op je toetsenbord); het werkblad schuift dan automatisch op. Voor omlaag geldt hetzelfde, maar logischerwijs gebruik je dan het pijltje naar beneden. In verticale richting kun je ook nog gebruikmaken van de scrolfunctie van je muis (met geavanceerde muizen soms trouwens ook in horizontale richting).

Werkbalk
04 Met deze pijltjes en schuifbalken schuif je het werkblad door het beeld.

05 De werkmap opslaan

Heb je gegevens of formules in het werkblad gezet, dan kun je het bestand opslaan. Je kunt er dan altijd later nog verder aan werken. Klik op Bestand / Opslaan. Of druk op de sneltoets Ctrl+S. Er verschijnt een venster met opties waar je je werkmap kunt opslaan. In ieder geval staat er Deze pc. Mogelijk staat er ook OneDrive bij, als je bij Microsoft bent aangemeld. In dit voorbeeld kiezen we voor Deze pc om het bestand op te slaan op de harde schijf. Je kunt ook voor Bladeren kiezen en navigeren naar een bepaalde map op je pc, aangesloten usb-stick, netwerk en dergelijke. Wil je vanuit Excel sneller je bestand opslaan naar een zelf te kiezen locatie? Gebruik dan F12. Hiermee open je direct het Opslaan als-venster.

Werkmap
05 Via een van deze opties kies je waar je je werkmap wilt opslaan.

Bestand vastpinnen

Het venster Openen toont onder andere de optie Recent. Dat bevat een lijst met bestanden die je de laatste tijd hebt geopend. Staat je bestand hiertussen, dan hoef je niet verder te zoeken in de mappen op je pc. Handig is dat je een bestand aan deze lijst vast kunt maken zodat het altijd bovenaan blijft staan. Klik hiervoor op de punaise rechts naast de bestandsnaam.

Openen
Om een bestaande werkmap te openen, kun je kiezen uit dezelfde locaties als bij het opslaan.

06 Regelmatig opslaan

Het is een goede gewoonte om de werkmap waar je aan werkt regelmatig op te slaan. Mocht je pc of Excel namelijk onverhoopt vastlopen of zou de stroom een keer uitvallen, dan heb je wellicht urenlang voor niets gewerkt. Voeg hiervoor eerst de knop Opslaan toe aan de werkbalk Snelle toegang (dit is de balk helemaal boven aan je venster). Klik op het pijltje rechts naast de werkbalk Snelle toegang; er opent een menu waar je de optie Opslaan aan kunt vinken. Je werk kun je vervolgens regelmatig opslaan door op die knop te klikken of, als je liever gewoon met het toetsenbord werkt, op Ctrl+S. Heb je belangrijke informatie toegevoegd, een groot aantal gegevens ingevoerd of een formule opgesteld, wen jezelf dan aan om tussendoor even snel op Opslaan te klikken of op Ctrl+S te drukken.

Regelmatig opslaan
06 Plaats de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang zodat je je werk gemakkelijk tussendoor kunt opslaan.

07 Lint en formulebalk

Met de brede band boven aan het venster (het lint) bedien je Excel. Het lint bevat een aantal tabbladen. Als je op zo’n tab klikt, krijg je een flink aantal knoppen te zien. De knoppen in het lint zijn compact of groot, dat hangt af van de breedte van je beeldscherm. De knoppen zijn in groepen ondergebracht. In enkele groepen staat rechtsonder een diagonaal pijltje. Daarmee open je een nieuw venster met meer mogelijkheden.

De witte regel onder het lint is de formulebalk. Hierin vind je de inhoud terug van de cel waarin je staat. Als er in die cel een formule staat, zie je in deze balk de formule en in de cel het resultaat van de berekening. In deze formulebalk kun je de formules ook bewerken.

Tabblad
07a Het lint bestaat uit tabbladen met knoppen; de knoppen staan in groepen en via het diagonale pijltje bereik je meer opties.

08 Snelle toegang

We schreven al eerder over de werkbalk Snelle toegang, die zich boven het lint bevindt. Je ziet daar de knoppen Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw al staan. Maar deze werkbalk kun je aanpassen. Om bijvoorbeeld de knop Openen toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang, onderneem je de volgende stappen:

1. Klik op het pijltje rechts naast de werkbalk Snelle toegang; er gaat een menu open.

2. Vink Openen aan; de knop met het pictogram van een open mapje staat nu in de kleine werkbalk.

Op deze manier kun je de knoppen aan de werkbalk toevoegen van functies die jij veel gebruikt.

Snelle toegang
08 Plaats de knop Openen in de werkbalk Snelle toegang; dan heb je die altijd bij de hand.

09 De statusbalk

Helemaal onderaan bevindt zich de statusbalk. Die gebruik je om het beeld in te stellen en om informatie die in cellen staat te bekijken. Klik met de rechtermuisknop op de statusbalk om een menu te openen. Schakel in ieder geval de serie Gemiddelde tot en met Som in. Daarmee kun je snel het gemiddelde, de som enzovoort van een groep cellen aflezen zonder er een formule op los te hoeven laten. Selecteer een aantal cellen en je ziet in de statusbalk meteen het resultaat.

Statusbalk
09 De statusbalk geeft allerlei informatie. Rechtsonder kun je in- en uitzoomen.

10 Cel, rij en kolom selecteren

Je kunt cellen in Excel opmaken, verplaatsen en kopiëren. Maar voordat je ook maar iets met een cel kunt doen, moet je ze wel eerst selecteren. Eén cel selecteren is eenvoudig: klik erop en de cel is geselecteerd. Meer cellen selecteer je door op de eerste cel die je wilt selecteren te klikken, de muisknop ingedrukt te houden en te slepen. Opzij, omhoog, omlaag en zelfs diagonaal. Sleep je diagonaal, dan wordt er een rechthoek van cellen geselecteerd. Het geselecteerde gebied kun je vervolgens bewerken.

Wil je een hele kolom selecteren, klik dan op de kolomletter bovenaan. Wil je meer hele kolommen selecteren, klik dan op een kolomletter en sleep met ingedrukte muisknop opzij over de andere kolomletters.

Om één rij te selecteren, klik je op het rijnummer. Het selecteren van meerdere rijen gaat op dezelfde manier als bij kolommen. Je sleept met ingedrukte muisknop over meerdere rijnummers.

Tot slot kun je het hele werkblad in een keer selecteren door op het vlak linksboven cel A1 te klikken, die met het driehoekje erin.

Bereik van de cellen
10 Selecteer eerst het bereik van de cellen die je wilt gaan bewerken.

11 Cel, kolom of rij verplaatsen

Soms wil je een of meerdere cellen, rijen of kolommen verplaatsen omdat ze toch niet op de juiste plek blijken te staan. Hiervoor kun je de knoppen in het lint gebruiken of op een sneltoets drukken. Om onderstaande handelingen uit te voeren, heb je het tabblad Start nodig.

Eén cel verplaats je als volgt:

1. Klik op de cel.

2. Klik in het tabblad Start op Knippen; er verschijnt een stippellijn om de cel.

3. Klik op de cel waar je deze cel naartoe wilt verplaatsen.

4. Klik in het tabblad Start op de knop Plakken (het klembord) zodat de inhoud op de nieuwe plaats komt te staan.

Een complete kolom kun je even eenvoudig verplaatsen:

1. Selecteer de kolom door op de kolomletter te klikken.

2. Klik op Knippen.

3. Klik op de letter van de kolom waar je deze kolom wilt neerzetten.

4. Klik op de knop Plakken of druk op Enter.

Wil je een kolom niet verplaatsen maar kopiëren, klik dan niet op Knippen maar op Kopiëren, dan komt er op de nieuwe plek een kopie van de gekopieerde kolom te staan.

Om een rij te verplaatsen, selecteer je eerst de rij door te klikken op het rijnummer. Klik op Knippen, klik op het nummer van de rij waar deze rij moet komen en klik op Plakken.

Verplaatsen
11 Je kunt een cel gemakkelijk verplaatsen door hem te knippen en te plakken.

12 Verplaatsen of kopiëren met sneltoetsen

Iedere keer het tabblad Start gebruiken om een cel, rij of kolom te verplaatsen of kopiëren is op den duur heel onhandig. Dan wil je veel liever sneller kunnen werken door gebruik te maken van sneltoetsen.

1. Om een cel te verplaatsen of kopiëren, klik je erop.

2. Druk vervolgens op de sneltoets Ctrl+X (knippen) of Ctrl+C (kopiëren).

3. Klik op de cel waar je deze cel naartoe wilt verplaatsen.

4. Druk op Enter of op Ctrl+V (plakken). De inhoud staat nu op de andere plaats.

Zo kun je ook een groep cellen verplaatsen. Stel dat je de cellen B2 tot en met D4 vier cellen naar rechts en één cel omlaag wilt verplaatsen:

1. Selecteer de cellen B2 tot en met D4.

2. Druk op Ctrl+X.

3. Klik in cel F3; in deze cel komt de linkerbovenhoek van de groep terecht.

4. Druk op Enter of Ctrl+V.

Wil je de groep cellen kopiëren in plaats van verplaatsen, klik dan op Ctrl+C in plaats van Ctrl+X.

16 Werkblad toevoegen

Ieder werkblad in Excel krijgt een eigen naam. Deze lees je af onderaan, op de regel boven de statusbalk. De werkbladen van een nieuwe werkmap heten Blad1 en – afhankelijk van de versie van Excel – nog twee extra werkbladen, Blad2 en Blad3. De tab van het werkblad waarop je aan het werk bent, is wit en die naam is groen en vet. Je gaat naar een ander werkblad door te klikken op de tab van het gewenste werkblad, bijvoorbeeld Blad2 of Blad3.

Wil je een nieuw werkblad aan de werkmap toevoegen, klik dan op het plusteken rechts van de al bestaande werkbladen (de knop Nieuw blad); het nieuwe werkblad heet ‘Blad’ met een volgnummer. Je doet er verstandig aan de naam werkblad daarna te wijzigen zodat je ook later nog weet wat er op dat werkblad voor gegevens staan. Dit is heel eenvoudig. Je dubbelklikt namelijk op de bladtab en kunt het tabblad dan een duidelijkere naam geven.

Werkblad toevoegen
16 Met een klik op het plusteken voeg je een werkblad toe. Dubbelklik op de bladtab om hem een eigen naam te geven.

17 Een werkblad verplaatsen of kopiëren

Wil je de volgorde van de werkbladen binnen de werkmap veranderen, doe dan het volgende:

1. Klik op de bladtab van het werkblad dat je wilt verplaatsen.

2. Houd de muisknop ingedrukt; bij de muisaanwijzer verschijnt het icoontje van een losse pagina en zie je een zwart pijltje. Aan dit pijltje zie je waar het werkblad terechtkomt als je het versleept.

3. Sleep opzij en laat de muisknop los. Het werkblad is verplaatst.

Een werkblad kopiëren is natuurlijk ook mogelijk.

1. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de bladtab; bij de muisaanwijzer verschijnen weer dezelfde tekentjes als wanneer je een tabblad wilt verplaatsen.

2. Sleep met ingedrukte linkermuisknop de bladtab opzij.

3. Laat los op de plaats van bestemming.

Je hebt nu een kopie van het werkblad met achter de bladnaam de toevoeging (2). Wijzig vervolgens de naam van het tabblad door erop te dubbelklikken.

Kopie
17 Om snel een kopie van het werkblad te maken, sleep je de tab met ingedrukte Ctrl-toets opzij. Houd je Ctrl niet ingedrukt, dan verplaats je het tabblad.

0 Reactie(s) op: Maak kennis met Excel

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.