Overzichtelijke planning maken met Microsoft To Do
Het is wetenschappelijk bewezen dat de angst die we hebben om zaken te vergeten, stress veroorzaakt. En stress veroorzaakt weer vergeetachtigheid. Om uit deze vicieuze cirkel te komen, kunnen apps helpen. Laat zo'n tool je helpen bij het organiseren van al je taken en activiteiten. Een overzichtelijke planning maken doe je met Microsoft To Do.
Er zijn inmiddels al heel wat productiviteits-apps verkrijgbaar, maar Microsoft To Do is nog steeds een uitstekende keuze voor wie op zoek is naar een gratis en eenvoudige oplossing. De app zag oorspronkelijk het levenslicht onder de naam Wunderlist, een product van zes wonderkinderen uit Berlijn. Momenteel is het een Microsoft-product dat werkt in Android, iOS, Windows, macOS en als webversie.
Voor het gebruik van de app heb je alleen een Microsoft-account nodig. Daarna synchroniseert de inhoud van de app zich op al je toestellen. We gaan ervan uit dat je al kennis hebt gemaakt met de basisfuncties: je kunt lijstjes samenstellen die taken bevatten. Met deze tips krijg je nog meer gedaan met deze app.
Deadlines
In To Do kun je heel eenvoudig boodschappenlijsten toevoegen of overzichten met spullen die je bijvoorbeeld niet moet vergeten in je koffer te stoppen. Maar soms heb je taken waarbij een deadline heel belangrijk is. Je moet bijvoorbeeld een tekst klaar hebben, een test voor een bepaalde datum aanvragen of iemand verwacht een ontwerp van je. In die gevallen ga je anders te werk.
Je plaats de nieuwe taak eerst met de knop + Taak toevoegen. Daarna klik je op de taak in de lijst, daarmee komen de eigenschappen in een zijbalk tevoorschijn. Met de knop Toevoegen aan Mijn dag komt dit item op de takenlijst van vandaag. Als je in de linkerkolom op Mijn dag klikt, zie je in het lijstje taken staan die je vandaag moet afronden.
Om deadline verder in de tijd vast te leggen, gebruik je in de rechterkolom Einddatum toevoegen. Dan heb je de keuze: is de deadline vandaag, morgen, volgende week op dezelfde dag of wil je een datum kiezen? In het laatste geval krijg een kalendertje te zien waarmee je de deadline vastlegt.
Geheugensteuntje
Er zijn twee dingen interessant aan de functie Einddatum. Standaard rangschikt To Do de taken in de lijst volgens de einddatum en niet volgens de datum waarop je het item hebt toegevoegd. Linksboven in de lijst kun je de deadlines in chronologische volgorde of in omgekeerd chronologische orde sorteren.
Het tweede voordeel is dat je een geheugensteuntje kunt plaatsen om je enkele dagen van tevoren op de deadline te attenderen. Daarvoor dient de knop Later in de rechterkolom. Hier bepaal je de datum en het tijdstip wanneer je op de computer en op je smartphone een melding ontvangt dat er een deadline op komst is. Op die manier kun je dus bijvoorbeeld aangeven dat je vier dagen voor de deadline om tien uur in de ochtend een herinnering moet ontvangen.
Mijn dag en suggesties
We hadden het daarnet al over de lijst Mijn dag. Dit is in een intelligente lijst die zelf de taken zoekt in alle andere lijsten waarvan je de einddatum op vandaag hebt ingesteld. Als je dus jongleert met heel veel lijsten, dan krijg je hier toch een overzicht van de taken die vandaag op je wachten. Mijn dag zorgt dat er vandaag geen taken tussen wal en schip vallen.
Is er niets voor vandaag gepland, dan zie je een lege Mijn dag-lijst. In dat geval kun je hier toch nog taken toevoegen die binnenkort op je af komen. Daarvoor dient de knop met de gloeilamp: Suggesties. Die opent een lijst met taken die je onlangs hebt toegevoegd aan Microsoft To Do.
Klik op het plusteken om de gewenste taken aan Mijn dag toe te voegen. Het is zelfs mogelijk om in de lijst Mijn dag taken toe te voegen zonder ze in een andere lijst te noteren. Houd er rekening mee dat de lijst in Mijn dag om middernacht wordt ververst. Alle taken die je niet hebt afgerond, verdwijnen uit deze lijst, maar ze zullen nog wel in oorspronkelijke lijst blijven staan.
Shortcuts
Werk nog sneller met To Do met deze shortcuts. Op macOS vervang je de Ctrl-toets door Cmd.
Ctrl+N: nieuwe taak
Ctrl+L: nieuwe lijst
Ctrl+T: nieuwe taak toevoegen aan Mijn dag
Ctrl+D: markeer de geselecteerde taak als voltooid
Ctrl+F: zoek
Ctrl+R: forceer de synchronisatie
Ctrl+V: plak de inhoud van het klembord
Herhalende taken
Sommige taken komen iedere week, iedere maand of ieder jaar terug. Veronderstel dat je iedere week een blogartikel moet schrijven, dan selecteer je eerst de taak en in de eigenschappen leg je vast dat die iedere week wordt herhaald. Je hebt de keuze tussen dagelijks, op weekdagen, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of je kunt ook een aangepaste herhaling ingeven.
Een terugkerende taak is in feite slechts één enkele taak met een deadline die zich telkens verplaatst. Wanneer je zo’n terugkerende taak afwerkt, wordt die automatisch opnieuw ingesteld voor de volgende deadline zonder dat je hiervoor iets moet doen.
E-mail met vlaggetje
Via je Microsoft-account is To Do gekoppeld aan Outlook. Als je honderd e-mails per dag ontvangt, dan zijn er zeker berichten bij waarbij je actie moet ondernemen. Deze kritieke e-mail kun je markeren met een vlaggetje in Outlook. Hierdoor worden ze automatisch in je To Do-takenlijst opgenomen in de slimme lijst E-mail met een vlag.
Soms moet je de connectie E-mail met vlag nog wel aanzetten. Hiervoor ga je naar de Instellingen van To Do door op je profielfoto te klikken. Scrol naar beneden en bij Verbonden apps vink je de optie E-mail met vlag aan.
Slimme lijsten
Je vindt de slimme lijsten bovenaan in het To Do-navigatiemenu. Omdat ze door de app worden geleverd, kunt je zelf geen slimme lijsten maken of aanpassen, maar je kunt ze wel via de instellingen verwijderen in de weergave. De beschikbare slimme lijsten zijn Mijn dag, Belangrijk, Gepland, E-mail met vlag en Aan mij toegewezen.
Met Belangrijk verzamel je alle taken waaraan je een ster hebt toegekend, zodat je snel items met een hoge prioriteit kunt bekijken. Bij de instellingen vind je ook de optie om taken met een ster steeds bovenaan te plaatsen. Daaronder zie je de lijst Gepland. Die verzamelt de taken van alle lijsten waar je een deadline hebt ingesteld. De lijst Toegewezen aan mij verzamelt de taken die anderen met jou hebben gedeeld en die ze specifiek aan jou hebben toegewezen.
Deel de takenlijst
Of het nu gaat om de wekelijkse boodschappenlijst, een inpaklijst of een stappenplan voor een professioneel project, de dag komt dat je zo’n Microsoft To Do-lijst met anderen wilt delen. Dat kan eenvoudig via sms of via e-mail. Hiervoor klik je op het pictogram Delen rechtsboven in de lijst, de twee poppetjes. Van daaruit kun je uitnodigingen versturen via e-mail of sms. Je kunt de koppeling naar de lijst ook gewoon kopiëren en in een bericht plakken.
Wanneer je de lijst hebt gedeeld, kunnen de leden van de groep zelf ook taken toevoegen. En het is het mogelijk om taken specifiek toe te wijzen aan personen die toegang hebben tot de lijst. In het deelvenster zie je de knop Toegang beheren. Hier vind je een optie waarmee je voorkomt dat iedereen zomaar kan deelnemen aan de lijst. Dat is handig, want anders kan iemand met wie je de lijst deelt de link gewoon doorgeven zonder dat dit de bedoeling is.
In de mobiele app vind je de opdracht Kopie verzenden. Vervolgens selecteer je een communicatie-app zoals E-mail, WhatsApp, Messenger of Facebook. To Do maakt dan in gekozen app van de geselecteerde lijst een sober tekstbericht met een afstiplijst. Om ongeveer hetzelfde te doen in de desktopversie van To Do moet je op de drie puntjes klikken en dan selecteer je de opdracht Lijst e-mailen.
Hashtags
Een van de minder bekende functies van de To Do-app is de mogelijkheid om hashtags te gebruiken. Terwijl je alle items ordelijk in verschillende lijsten hebt geplaatst, kan het toch gebeuren dat je verbanden wilt leggen tussen taken die in verschillende lijsten staan. Je wilt bijvoorbeeld verschillende taken koppelen aan dezelfde persoon, aan een locatie of een project. De hashtag doet dan dienst als een label.
Veronderstel dat je items uit diverse lijsten in de aandacht wilt brengen van een vriend Alex. Noteer dan deze hashtag #Alex (zonder spatie) in de titel van de tag en druk op Enter. Hierdoor wordt de tag aanklikbaar. Je kunt de hashtag ook in het deel Notities toevoegen, maar hier wordt die niet aanklikbaar. Wanneer je in het zoekvak de hashtag typt of wanneer je op een aanklikbare hashtag klikt, verschijnen alle taken in de lijst waaraan je deze hashtag hebt toegevoegd.
Pictogrammen
Omdat het aantal lijstjes alsmaar toeneemt, is het belangrijk dat je ze van duidelijke namen voorziet. Emoji’s in de titels van lijsten en individuele taken maken de organisatie binnen de app visueel sterker. Om zo’n pictogram toe te voegen, klik je in de desktopversie op de drie puntjes. Op die manier kom je bij het menu en daar selecteer je Lijstnaam wijzigen. Hiermee verschijnt de emoji-knop naast het naamvak. Die knop ziet eruit als een gezicht met een plusteken.
In de macOS-versie werkt het anders. Daar klik je in het naamvak van zo’n lijstje en dan kies je in het menu Bewerken / Emoji’s en symbolen. Hierdoor kom je in het emoji-venster van macOS. Op de smartphone open je de emoji’s van het toetsenbord en typ je de emoji zoals je dat zou doen met letters. Bovendien kun je van elke takenlijst het thema aanpassen om deze beter te laten opvallen. Je selecteert een van de veertien kleuropties of je kiest een fotothema. De keuze is beperkt, maar het frist wel de look van je To Do-app op.
Donkere weergave
Zoals bij alle Windows-apps is het donkere thema ook beschikbaar voor To Do. Als het systeem in de donkere modus staat, neemt de app deze modus over. Staat het systeem in de lichte modus dan volgt To Do deze.
Je kunt de donkere modus van To Do forceren in de instellingen. Hiervoor klik je op de ronde badge met gebruikersinformatie in de linkerbovenhoek. Vervolgens kies je het menu Instellingen. Hier heb je drie mogelijkheden: Licht thema, Donker thema en Mijn Windows-thema gebruiken.
In macOS moet je naar de Systeemvoorkeuren gaan en in Algemeen kun je Donker selecteren onder Weergave.
Stap voor stap
Een grote taak kun je vaak beter opsplitsen in onderdelen. Bij Microsoft To Do spreek je niet over subtaken, maar over stappen. Nadat je een taak hebt vastgelegd, klik je op deze taak om de eigenschappen te zien. In dit menu vind je de opdracht + Stap toevoegen. Je voegt dus een stap toe aan een taak en niet aan een lijst.
Je kunt zoveel stappen toevoegen als nodig. Deze stappen vink je af, terwijl je ze voltooit. Maar zelfs al heb je alle stappen afgevinkt, toch zal To Do de hoofdtaak nooit uit zichzelf afstrepen. Dat moet je zelf doen. Onder de titel van de taak lees je trouwens uit hoeveel stappen zo’n taak bestaat. Staat er bijvoorbeeld 2 van 6, dan betekent dit dat je al twee stappen hebt afgewerkt. Nog een verschil met een hoofdtaak is dat je aan een stap geen einddatum kunt toewijzen.
Bijlagen en notities
Een interessante optie is dat je aan een taak een of meerdere bijlagen kunt toevoegen. Veronderstel dat je een verslag of factuur ontvangt, dan open je de eigenschappen en vervolgens gebruik je de knop met de paperclip: Bestand toevoegen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een filmpje, een foto, een Word-, Excel- of pdf-bestand. De enige beperking is dat de bijlage niet groter mag zijn dan 25 MB. Hierdoor wordt de bestandsverkenner geopend waarmee je naar ondersteunende bestand navigeert.
Selecteer het bestand om het als bijlage aan de taak te koppelen. Als je op je desktop een bestand toevoegt, ga je dat later ook in je mobiele versie van To Do kunnen openen. Als je een bestand uit Microsoft 365 wilt toevoegen, dan plak je de koppeling naar het bestand in het gedeelte Notitie toevoegen van de taak. Als notitie kun je natuurlijk ook altijd een stukje tekst plakken dat je ergens hebt gekopieerd.
