Twobird: mailclient met ingebouwde todo-lijstjes
Het gezegde 'twee vliegen in één klap slaan' ofwel 'to kill two birds with one stone' staat aan de basis van Twobird, wat zowel een e-mailclient als een notitie-app in één is. Het zit bomvol handigheidjes voor wie (te) veel tijd aan zijn inbox spendeert en dit graag wat overzichtelijker wil. Laten we eens kijken.
Twobird is beschikbaar als software voor Windows en macOS en als app voor Android en iOS. Maar je kunt het ook gebruiken in je browser, wat fijn is omdat je dan niets hoeft te installeren. Dit kan van pas komen op computers die hermetisch afgesloten zijn voor nieuwe programma's, zoals bijvoorbeeld de pc op je werk of op school. We gaan in dit artikel uit van de installatieloze browserversie van Twobird, omdat de interface op elk platform verder nagenoeg identiek is.
Let wel: Twobird werkt vooralsnog alleen in combinatie met een met Gmail-adres.
Ga naar de site van Twobird en klik op Get Started en Sign in with Google. Kies het e-mailadres dat je met Twobird wil gebruiken en log in met je wachtwoord. Heb je tweestapsverificatie ingesteld, voer dan ook de extra beveiligingscode in. Verleen Twobird tot slot toegang tot je inbox. Of je het een prettig idee vindt dat een derde partij dergelijke toestemmingen krijgt, laten we aan jou. Dit is nu eenmaal nodig om alternatieve mailclients te laten functioneren. Neem er gerust het privacybeleid van Twobird eens op na.
Inbox verkennen
Je komt nu direct terecht in je inbox, waar al je mailtjes op je staan te wachten. De interface oogt een stuk rustiger dan die van Gmail zelf, nietwaar? Een van de verschillen is dat Twobird e-mails rangschikt op datum. Je hebt een onderdeel 'vandaag', 'gisteren', 'deze week', 'vorige week', et cetera, waar de mails in worden ondergebracht. Net zoals bij Gmail kun je mails ook van zelfverzonnen labels voorzien.
Je ziet ook meteen of een e-mail een bijlage heeft, zodat je die sneller kunt downloaden. In de balk links zie je eveneens een tabje Recent. Zoals de naam doet vermoeden, vind je hier een lijstje van recent geopende mailtjes die op deze manier snel terug te vinden zijn.
Zaken zoals nieuwsbrieven en reclame worden onder Low Priority geschaard. Het is aan te raden hier af en toe toch even te kijken of er geen belangrijke mailtjes onder geschaard zijn. Om mails van die afzender toch weer in je normale inbox te krijgen, klik je op het mailtje en dan rechtsboven op de drie bolletjes. Kies hier de optie Prioritize.
Nog een optie in het menu links heet Unsubcribe. Twobird stelt hier een lijst samen met nieuwsbrieven die je wellicht niet meer wilt ontvangen. Zo kun je je in één keer uitschrijven van een berg nieuwsbrieven tegelijk. We raden je aan hier voorzichtig mee te zijn; kijk goed of je het eens bent met de selectie van het algoritme, voor je de knoop doorhakt. Selecteer eventueel de nieuwsbrieven die je wilt behouden en druk daarna bovenin op Unsubscribe from [getal].
Pinnen en snoozen
Dan nog twee andere manieren om mails te sorteren. Echt belangrijke mailtjes kun je 'vastpinnen', ze komen dan links onder Pinned te staan. Open hiervoor een mail en klik rechts boven op het punaise-icoontje. En er is nog de Remind-optie, in feite gewoon een snooze-functie.
Wil je een mail later beantwoorden omdat je er nu even geen tijd voor hebt, klik dan op Remind en bepaal wanneer je het mailtje opnieuw in je inbox wilt ontvangen. Alle mailtjes worden samengevoegd onder Reminders in het menu links.
Verstopte bcc-optie
Tijd om een e-mail op te stellen. Klik daarvoor rechts bovenin simpelweg op Message. Een nieuw venster opent, dat verder voor zich spreekt. Op één ding na. Stel, je wilt een mail naar meerdere adressen sturen maar dit geheim houden voor de ontvangers. Dan werk je met de bekende bcc-optie (blind carbon copy/blinde kopie), die hier lijkt te ontbreken. Toch is dat niet zo. Klik maar eens op zo'n extra adres. Dan duikt de optie bcc (en cc) toch op.
Ben je tevreden met je mail, druk dan op Send.
Notities maken en delen
Goed, het e-mailgedeelte heb je nu gezien. Maat Twobird valt natuurlijk op omdat het óók een uitgebreide notitiefunctie heeft. Een nieuwe takenlijst maak je aan door rechtsboven op Note te klikken. De eerste regel wordt altijd de naam van de notitie. Daaronder kun je vanalles typen wat je wilt.
Houd het overzichtelijk door aan de zijkant voor de opties Start checklist en Create tabel te kiezen. Zo breng je in mum van tijd orde in de chaos. Aangemaakte notities vind je links terug onder Notes.
Deze notities zijn ook naar je contactpersonen te sturen. Kies daarvoor de optie Attach a Note bij het opstellen van een e-mail. Degene die het mailtje krijgt, kan op de notitie klikken en daar dan zelf aanpassingen in maken. Die persoon hoeft daarvoor verder zelf niet in te loggen bij Twobird, dit kan gewoon anoniem.
Taken verdelen
Tot slot. Stel nu dat je een checklist hebt gemaakt waarbij er taken zijn weggelegd voor specifieke personen. Jantje doet de boodschappen, Pietje gaat langs de bouwmarkt. We noemen maar iets. Je kunt dan taken aan hen onderling toewijzen.
In het notitiescherm selecteer je een taak en klik je rechts op Assign. Op basis van de mailadressen in je adresboek kun je nu precies aangeven wie wat moet doen. Is een taak afgerond, dan kun je het bolletje aanvinken. Lekker opgeruimd, zo!