Zo sorteer je gegevens in Excel
Met Excel kun je prima lijsten met gegevens bijhouden, zoals een adressenbestand, klantenkring of de ledenlijst van een vereniging. In dit artikel gaan we aan de slag met de verschillende sorteermogelijkheden.
Gegevens in Excel kun je op verschillende manieren rangschikken. Je kunt ze bijvoorbeeld sorteren op alfabetische volgorde. Excel biedt hier verschillende handige opties voor, in deze basiscursus nemen we de mogelijkheden met je door. We behandelen voorbeelden die bruikbaar zijn voor Excel 2016 en 2019. Gebruik je een oudere versie, dan kan het zijn dat de instructies afwijken. We gaan aan de slag met een adreslijst en een ledenadministratie.
01 Werken met een adreslijst
Een adreslijst kun je handig gebruiken wanneer je meer mensen tegelijkertijd wilt benaderen, bijvoorbeeld via een brief of e-mail. In een adreslijst komen velden met gegevens als voornaam, tussenvoegsel, achternaam, straatnaam en huisnummer en postcode met woonplaats. We gaan aan de slag met een voorbeeld.
Open Excel en start deze met een lege werkmap. We beginnen in de lege werkmap in rij 2, we gebruiken rij 1 straks voor de veldkoppen. Vul eerst je eigen gegevens in.
1. Typ in cel A2 je voornaam.
2. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals ‘de’ of ‘van de’) als je naam dat heeft.
3. Typ in C2 je achternaam.
4. Typ in D2 je adres.
5. Noteer in E2 je postcode met je woonplaats. Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2.
Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, de geboortedatum en wat je verder wilt bijhouden. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel in de rij.
02 Kopjes boven de kolommen typen
Nu je eigen gegevens in de spreadsheet staan, is duidelijk wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen titel. Daarvoor gebruik je de eerste rij.
1. Typ in cel A1 Voornaam.
2. Typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’).
3. Typ in C1 Achternaam.
4. Typ vervolgens in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1. Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.
Dezelfde soort gegevens komen onder elkaar, dus alle plaatsnamen komen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort. En de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, komen in dezelfde rij naast elkaar.
03 Accenten aanbrengen
Je kunt de veldnamen voor de duidelijkheid vet maken en een opvallende achtergrondkleur geven.
1. Selecteer hiervoor rij 1 door op het rijnummer te klikken.
2. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, of gebruik Ctrl+B op je toetsenbord.
3. Kies via het pijltje naast de knop Opvulkleur een gele kleur.
Je raamwerk voor de database is nu klaar.
04 Kolombreedte aanpassen
Wanneer je begint in een lege werkmap, hebben de kolommen in Excel een standaardbreedte, maar die kun je eenvoudig aanpassen. We willen graag kolom D (straatnaam en huisnummer) wat breder maken. Dat doe je als volgt.
1. Plaats de muisaanwijzer op de scheidslijn tussen kolomletter D en E; de muisaanwijzer krijgt pijlen naar links en rechts.
2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep opzij.
3. Laat los als de kolom breed genoeg is. Kolom D is breder geworden.
Je kunt een kolom in Excel ook sneller breder maken: daarvoor is de functie AutoAanpassen. Hiermee maak je de kolom automatisch zo breed als de langste tekst in een cel in die kolom. Je vindt AutoAanpassen onder het Lint bij Start en Cellen. Kies daar voor de knop Opmaak en vervolgens Kolombreedte AutoAanpassen.
Ditzelfde kan ook via een dubbele muisklik: ga weer met de muis op de scheidslijn tussen de kolomletters gaat staan (in ons voorbeeld tussen D en E). Je muisaanwijzer heeft nu twee pijlen opzij. Als je nu dubbelklikt, wordt de kolom ook automatisch aan de breedte van de tekst aangepast.
Help, ik zie #####
05 Ledenadministratie opzetten
Houd je voor bijvoorbeeld een vereniging de ledenadministratie bij, dan ga je hetzelfde te werk als eerder uitgelegd. Je begint weer met het invullen van de persoonsgegevens.
Boven de volgende lege kolom typ je het opschrift Team en daarin noteer je het team waarin de betreffende persoon speelt, zoals C1, D2, Senioren, Veteranen enzovoort. Je kunt de leden van dezelfde teams bij elkaar zetten door de ledenlijst te sorteren. Hoe je dat doet, leggen we vanaf stap 8 uit.
06 Kolomkoppen in beeld houden
De lijst met gegevens kan natuurlijk zo lang worden dat deze niet meer in zijn geheel in beeld past. Scrol je omlaag, dan schuiven de bovenste rijen omhoog, waardoor de rij met de koppen uit beeld verdwijnt. In Excel kun je de bovenste rij vastzetten, dat doe je als volgt:
1. Klik in een willekeurige cel.
2. Klik op de tab Beeld.
3. Klik op Blokkeren; er verschijnt een menu met drie opties.
4. Klik op Bovenste rij blokkeren.
Als je nu in je bestand omlaag scrolt, blijft de bovenste rij altijd in beeld. De andere rijen schuiven als het ware achter de bovenste rij langs. De nummering onder rij 1 verspringt en er loopt een zwarte lijn onder rij 1.
Zo kun je ook zorgen dat de linkerkolommen altijd in beeld blijven. Klik hiervoor op Blokkeren en kies Eerste kolom blokkeren.
07 Namen opzoeken
Zoek je in de adreslijst naar een bepaalde naam, laat Excel dan voor je zoeken.
Klik in het tabblad Start op Zoeken en selecteren (helemaal rechts); er opent een menu. Kies Zoeken; het venster Zoeken verschijnt. Je kunt dit venster overigens ook openen door op je toetsenbord op Ctrl+F te drukken.
Typ de naam die je zoekt of typ een woord. Je hoeft niet het complete woord te typen; de eerste letters zijn vaak al voldoende. Klik op Volgende zoeken of druk op Enter, Excel gaat naar de eerste cel waarin het zoekwoord voorkomt. Is dat nog niet de goede cel en komt het woord vaker voor, klik dan nogmaals op Volgende zoeken. Je gaat naar de volgende cel met dit zoekwoord enzovoort. Sluit dit venster met een klik op de knop Sluiten. Kun je de gemarkeerde cel niet goed zien doordat het venster Zoeken in de weg zit, dan verplaats je het venster door het aan de bovenste balk te verslepen.
08 Lijsten sorteren
Handig in Excel is dat je lijsten waarmee je werkt ook kunt sorteren. Dat kan in de volgorde die je zelf wilt. Je geeft op welke gegevens je wilt sorteren. In het voorbeeld dat we gebruiken – de adreslijst – kun je bijvoorbeeld sorteren op de achternaam en daarbij aangeven op welke volgorde je dat wilt doen. Dat kan met de sorteerknoppen onder het Lint bij Gegevens.
- Met A naar Z komen eventuele getallen eerst, van klein naar groot; daaronder komt de tekst in alfabetische volgorde, van A tot Z.
- Met Z naar A komt eerst de tekst in omgekeerde alfabetische volgorde, daaronder komen de getallen van groot naar klein.
09 Enkelvoudig sorteren
Het sorteren met deze knoppen is weliswaar snel, maar niet handig. De bovenste rij met veldnamen komt namelijk ergens in de lijst terecht, omdat de sorteerfunctie deze rij meeneemt bij het sorteren. Hierdoor komt bijvoorbeeld dan de kolomkop Voornaam onder in de lijst, bij de V en worden de andere koppen ook verplaatst.
Als je niets selecteert, zal Excel de gevulde cellen selecteren die een aaneengesloten blok vormen. Als er een lege kolom in je lijst voorkomt, worden de gegevens rechts van die lege kolom niet mee gesorteerd. Selecteer daarom alle kolommen van de lijst, om er zeker van te zijn dat de hele lijst wordt gesorteerd.
Een rij blijft dan altijd gewoon bij elkaar, dus hoef je niet bang te zijn dat je allerlei gegevens door elkaar gooit.
10 Sorteren met dialoogvenster
Je kunt de lijst beter sorteren met het dialoogvenster Sorteren, want dan kun je ervoor zorgen dat de titels in de bovenste rij op hun plaats blijven. Zo sorteer je de adreslijst op achternamen.
1. Selecteer alle kolommen van de adreslijst die gegevens bevatten.
2. Klik in het Lint bij het tabblad Gegevens op de knop Sorteren; dit opent het dialoogvenster Sorteren.
3. Zorg dat rechtsboven in dit venster de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld. Want daardoor blijft de bovenste rij met de opschriften bovenaan staan.
4. Klik onder Kolom in de keuzelijst bij Sorteren op, op Achternaam.
5. De tweede keuzelijst onder Sorteren op, geeft nu aan dat je gaat sorteren op waarden; dat laat je zo.
6. De derde keuzelijst Volgorde staat standaard ingesteld op A naar Z, ook daar doe je niets aan.
7. Klik op OK.
De hele lijst wordt in een fractie van een seconde gesorteerd. Is dat niet goed gegaan, druk dan meteen op de sneltoets Ctrl+Z om deze actie ongedaan te maken.
Eerst selecteren en dan sorteren?
11 Het sorteren verfijnen
Staan alle achternamen eenmaal op alfabetische volgorde onder elkaar? Je kunt er ook voor zorgen dat vervolgens alle mensen met dezelfde achternaam op hun voornamen gesorteerd worden.
1. Klik in het tabblad Gegevens op Sorteren.
2. Zorg ervoor dat rechtsboven de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.
3. Klik onder Kolom in de keuzelijst op Achternaam (zoals in de vorige paragraaf).
4. Klik op Niveau toevoegen; je krijgt er een drietal keuzelijsten bij.
5. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam.
6. Klik op OK.
Excel doet de rest van het werk: je lijst staat nu gesorteerd op achternaam, en per achternaam staan de mensen op voornaam gesorteerd.
12 Op meer subgroepen sorteren
Je kunt de adreslijst nog nauwkeuriger sorteren. Je sorteert bijvoorbeeld eerst alle achternamen op alfabetische volgorde en sorteert de mensen met dezelfde achternaam vervolgens op adres: die horen meestal bij hetzelfde gezin en staan dan bij elkaar. Vervolgens sorteer je de leden van hetzelfde gezin op voornaam.
1. Klik op Sorteren.
2. Zorg ervoor dat rechtsboven Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld.
3. Als het goed is, staat onder Kolom na Sorteren op, nog de optie Achternaam. Dat laat je zo.
4. Klik bij Vervolgens op, in de keuzelijst op b.
5. Klik op Niveau toevoegen; er komt een derde rij met opties bij.
6. Klik daarin bij Vervolgens op, in de keuzelijst op Voornaam en klik op OK.
Zo kun je het sorteerproces verder verfijnen naar eigen keuze.
Als je de lijst opnieuw wilt sorteren, bijvoorbeeld omdat je onderaan een nieuwe persoon hebt toegevoegd, klik dan op Sorteren. Je zult zien dat Excel de sorteervolgorde van de vorige keer al in het dialoogvenster Sorteren onthoudt. Dit geldt ook als je dit werkblad later weer opent.
