Zo vergeet je nooit meer je bijlage mee te sturen
Het overkomt iedereen: je verstuurt een e-mail en je vergeet de bijlage toe te voegen. Toch hebben de meeste grote maildiensten een functie die je aan de bijlage herinnert als je in de tekst van de mail naar een bijlage verwijst.
Gmail - bijlageherinnering
Bij Gmail is de bijlageherinnering standaard ingeschakeld, alleen is de voorwaarde om zo’n notificatie te krijgen nogal streng. Deze mailservice ontleedt de berichten en reageert automatisch wanneer je bepaalde woorden zonder bestandsbijlage hebt gebruikt.
Uiteraard moet Gmail op de juiste taal ingesteld staan. Dat regel je via het tandwieltje rechtsboven en zo kom je bij Alle instellingen bekijken. Je ontvangt automatisch een herinnering als je de woorden “zie de bijlage”, “zie bijlage”, “ik heb bijgevoegd” en “bijgevoegd bestand” in een e-mail hebt gebruikt en op Versturen drukt.
Het werkt niet als je alleen de woorden “bijlage” of “attachment” hebt geschreven. Als Gmail in het Engels staat, werkt de herinnering bij termen als “see attachment”.
Outlook - bijlageherinnering
Ook Outlook heeft zowel in de app als in de online versie een herinnering voor bijlagen. In de app open je daarvoor Bestand / Opties. Dan kies je in de linkerkolom voor E-mail en in het onderdeel Berichten verzenden plaats je een vinkje bij Waarschuwen wanneer ik een bericht verzend waarin mogelijk een bijlage ontbreekt. In de webversie klik je op het tandwieltje en ga je naar Alle Outlook-instellingen weergeven.
Ook daar kun je bij E-mail / Bijlagen aanduiden dat je een waarschuwing wilt ontvangen als je een bericht verzendt waarin mogelijk de bijlage ontbreekt. Hier moet je wel uitkijken als je een handtekening gebruikt waarin een grafisch bestand is verwerkt; zulke afbeeldingen interpreteert Outlook sowieso ook als afbeelding.
Mailbutler-extensie voor bijlagen
Dan is er tenslotte ook nog Mailbutler een extensie voor Gmail, Apple Mail en Outlook. Dit is een mail-assistent die verschillende extra kenmerken aan het mailprogramma toevoegt, zoals de optie om berichten op een bepaald moment te versturen, en die ook verschillende sjablonen aanreikt.
Je mag Mailbutler twee weken gratis gebruiken in de pro-editie. Daarna kun je ofwel genoegen nemen met de beperkte functies van de gratis versie, ofwel overstappen naar een van de drie betaalde varianten. In Mailbutler bepaal je zelf welke woorden het geheugensteuntje triggeren voor je mail-bijlagen.
