De algemene benaming voor alles wat we bewaren op internet, is 'de cloud'. Documenten en andere gegevens staan niet fysiek op uw computer, maar hangen 'ergens' op internet. We vertrouwen erop dat onze wolk nooit uit de lucht zal vallen, maar wat als dat tóch gebeurt? Hoogste tijd voor een goede back-up! In dit artikel leest u hoe u bestanden veiligstelt in de cloud en vice versa.

Informatie in de cloud

De opslag van belangrijke gegevens verplaatst zich steeds meer naar internet. Voorbeelden hiervan zijn Dropbox, SkyDrive, Office Live Workspace en Google Docs. Nog bekender zijn de webmaildiensten Gmail en Hotmail. Wie hiervan gebruikmaakt, zal nooit nadenken over instellingen en waar bestanden worden bewaard: alles staat online, van berichten tot en met contactpersonen. Een grote mailbox, hoge snelheid en zeer goede antispamfaciliteiten zijn slechts enkele van de voordelen. Cloud-diensten zoals Mozy (back-up) en Dropbox (synchronisatie), die uw bestanden veiligstellen op internet, worden eveneens steeds populairder. Zo hebt u uw eigen bestanden altijd op twee plekken: 'fysiek' op uw computer en 'ergens' op internet. De kneep zit 'm in dat 'ergens'... Want wat gebeurt er als het misgaat? Ook daar biedt de cloud een oplossing voor. Door de verschillende cloud-diensten te combineren, creëert u een dubbel vangnet.

© PXimport

We denken er niet dagelijks aan, maar veel diensten die we gebruiken, bewaren bestanden, mail en andere belangrijke gegevens op internet.

Webmail bereikbaar

Webmaildiensten als Gmail en Hotmail gebruikt u via een browser. De website verzorgt via een eigen applicatie de koppeling met uw inbox, contactpersonen en andere aanverwante diensten. De 'klassieke' mailprogramma's zoals Outlook Express, Outlook en wWindows (Live) Mail zijn geschikt om berichten uit uw webmail te back-uppen op uw computer. Om een goede back-up te maken van uw Gmail, is Thunderbird een aanrader. Hotmail-gebruikers hebben meer aan Windows Live Mail, omdat dit programma vrijwel naadloos samenwerkt met de webmaildienst van Microsoft. Offline Gmail is een soort tussenstap die het mogelijk maakt om beperkt uw mail te verwerken wanneer er geen internetverbinding aanwezig is. Dit kan handig zijn voor sommige mensen, maar het is geen echte back-up.

© PXimport

Door uw webmail binnen te halen met een lokaal mailprogramma, downloadt u een complete kopie van uw online mailbox naar uw computer.

Gmail lokaal veiligstellen

De eenvoudigste manier om uw inbox (Postvak In) van Gmail veilig te stellen op uw eigen computer, is door het complete postvak te downloaden. Open uw Gmail via de webbrowser en kies Instellingen/Doorsturen en POP/IMAP. Activeer (indien gewenst) POP inschakelen voor alle berichten ook berichten die al zijn gedownload. Wij kiezen liever voor het imap-protocol, omdat alle mappen hiermee binnenkomen in plaats van alleen uw inbox. Bevestig met Wijzigingen opslaan. Alle berichten blijven dankzij imap in uw Gmail-account staan; er wordt dus niets verplaatst. Let op: als u berichten binnenhaalt via pop, bestaat de kans dat u mail verplaatst van uw Gmail-account naar uw computer... en dat is meestal niet de bedoeling!

In principe is elk mailprogramma geschikt om mail op te halen via pop(3) of imap. Vanwege de eenvoud heeft Thunderbird 3 onze voorkeur. Download, installeer en start Thunderbird 3. Open het menu Extra / Account instellingen en kies bij Account acties voor E-mailaccount toevoegen. Geef uw Gmail-adres en wachtwoord op. Thunderbird configureert uw imap-instellingen automatisch. Klik op de knop E-mail ophalen om uw complete mailbox binnen te halen. Dit proces kan vooral de eerste keer afhankelijk van de omvang van uw Gmail-account lang tot zeer lang duren. Het veiligstellen van een Hotmail-account kan in Thunderbird alleen via pop.

© PXimport

Haal uw complete Gmail-mailbox inclusief alle mappen binnen via imap.

Hotmail lokaal veiligstellen

De webmaildienst Hotmail en mailprogramma Windows Live Mail zijn twee handen op één buik. Als u Hotmail gebruikt en uw berichten wilt downloaden naar uw computer, is het aan te raden om hiervoor Windows Live Mail te gebruiken. Snelle klikkers opgelet: tijdens de installatie probeert Microsoft andere software mee te installeren, en als u niet oplet en passant ook nog de zoekmachine van uw webbrowser te veranderen. Doorloop de installatie aandachtig en verwijder de vinkjes bij de onderdelen die u niet blieft.

Start Windows Live Mail, druk op de linker Alt-toets en kies Extra / Accounts. Gebruik de knop Toevoegen om een nieuw e-mailaccount in te stellen. Na het opgeven van uw Hotmail-adres en -wachtwoord stelt Windows Live Mail zichzelf verder in. Klik op Synchroniseren om al uw berichten te downloaden naar Windows Live Mail. Alle berichten blijven tevens in uw Hotmail-account staan en er wordt niets verplaatst.

© PXimport

Gebruik Windows Live Mail om uw Hotmail-account veilig te stellen op uw computer.

Offline Gmail

Een nadeel van webmaildiensten is dat ze onbereikbaar zijn op momenten dat u geen internetverbinding hebt. Met Offline Gmail kunt u ook zonder internetverbinding uw inbox raadplegen en gebruiken. Offline Gmail is geen programma, maar een uitbreiding van Google die gebruikmaakt van Google Gears. Deze webbrowseruitbreiding voor Internet Explorer, Firefox en Chrome is ontwikkeld om Google's webdiensten offline beschikbaar te maken wanneer er even geen internetverbinding aanwezig is. Meld u aan bij Gmail, klik op Instellingen en kies Offline. Activeer de optie Offline Mail inschakelen voor deze computer en geef bij Downloadopties aan welke berichten u ook zonder internetverbinding wilt kunnen raadplegen. U kunt een bereik instellen van 4 dagen tot 5 jaar. Let op: hoe langer de periode, des te langer het duurt om te synchroniseren! Bevestig met Wijzigingen opslaan. Als u de uitbreiding Gears nog niet op uw computer hebt staan, wordt deze nu geïnstalleerd. Herstart uw webbrowser en controleer de Offline Gmail-instellingen. Test de werking van Offline Gmail door uw internetverbinding tijdelijk te verwijderen, bijvoorbeeld via het menu Bestand / Offline werken in uw webbrowser. Het icoontje links van het menu Instellingen in Gmail geeft de status (online/offline) van uw gebruik van Gmail weer.

 

© PXimport

Dankzij Offline Gmail hebt u ook zonder internetverbinding toegang tot Gmail.

Microsoft Live Mesh

Er zijn tal van diensten die u schijfruimte bieden in de cloud. Voordeel hiervan is dat u overal waar een internetverbinding beschikbaar is bij uw bestanden kunt. Diensten als Office Live Workspace (SkyDrive) en Google Docs zijn gericht op documenten, spreadsheets en presentaties. De gratis opslagruimte die u krijgt bij Microsoft Live Mesh is meer algemeen inzetbaar. Het enige wat u hiervoor nodig hebt, is een Windows Live ID. Als u Hotmail of Windows Live Messenger gebruikt, heb u al zo'n Windows Live ID.

Microsoft Live Mesh biedt u een soort virtueel bureaublad, waarop u mappen kunt aanmaken. Hierin plaatst u bestanden. De maximale capaciteit is 5 GB. Vanuit elke webbrowser zijn de bestanden en mappen op te roepen. Door een soort 'connector' te installeren op uw computers, krijgt u een snelkoppeling naar de mappen binnen uw Microsoft Live Mesh-omgeving. De connector is eenvoudig te installeren door in te loggen op uw Microsoft Live Mesh-account. Klik op Devices / Add device om uw computer toe te voegen aan uw Mesh en bevestig met Install. De bestanden die u in uw Microsoft Live Mesh-omgeving opneemt, zijn op al uw computers bereikbaar en blijven gesynchroniseerd. Microsoft Live Mesh biedt een goede oplossing voor centrale documentopslag. Als u de 'connector' installeert op uw computer, komen de bestanden 'fysiek' binnen op uw computer en kunt u ze eenvoudig door middel van een kopieeractie veiligstellen.

© PXimport

Microsoft Live Mesh biedt uitgebreide opslagruimte in de cloud: uw bestanden zijn eenvoudig bereikbaar op al uw computers.

Documentruimte bij Microsoft

De Office Web Apps moeten de kloof overbruggen tussen het offline kantoorpakket Microsoft Office en dezelfde diensten in de cloud. Of deze diensten een Google Docs-killer worden, valt nog te bezien. De werkomgeving van Office Web Apps heet Office Live Workspace. Hier kunt u uw Office-documenten opslaan en (in de toekomst) ook online bewerken. Om het nog iets verwarrender te maken, heet de opslagruimte SkyDrive. Deze dienst is gratis, geeft u 25 GB opslagruimte en vereist wederom alleen een gratis Windows Live ID. Dankzij een speciale uitbreiding kunt u direct vanuit Microsoft Office op uw computer bij uw Office Live Workspace (en dus SkyDrive). Deze uitbreiding heet Office Live Update en is te vinden via Microsoft downloads. Ook zonder Microsoft Office kunt u de opslagruimte gebruiken, namelijk direct vanuit uw webbrowser. Dankzij programma's als SkyDrive Explorer Base of Gladinet Cloud Desktop Free Starter kunt u SkyDrive koppelen aan een schijfletter. Dit is niet alleen handig om gegevens toe te voegen aan uw SkyDrive, maar ook om bestanden die in uw SkyDrive staan veilig te stellen op uw computer. Let op: deze programma's zijn niet afkomstig van Microsoft en een correcte werking is dus niet gegarandeerd!

© PXimport

SkyDrive Explorer Base maakt de gratis opslagruimte van Microsoft SkyDrive bereikbaar via een schijfletter.

Usb-stick in de cloud

Een van de beste cloud-applicaties van dit moment is Dropbox. Dit is een soort usb-stick op internet. Een account met 2 GB opslagruimte is gratis. Dropbox maakt in de map (Mijn) Documenten de map My Dropbox aan. Deze map verschijnt op alle computers waarop u Dropbox installeert. De inhoud wordt automatisch gesynchroniseerd. In tegenstelling tot veel andere cloud-achtige applicaties plaatst Dropbox de bestanden in een 'echte' map op uw computer. Dit maakt lokaal back-uppen eenvoudig, en bovendien kunt u de gegevens dus ook benaderen zonder internetverbinding. Zodra er een internetverbinding actief is, worden de wijzigingen bijgewerkt zonder dat u hier omkijken naar hebt. Daarnaast zijn uw bestanden ook bereikbaar met een webbrowser via de beveiligde Dropbox-website.

 

© PXimport

Dropbox is onmisbaar voor iedereen met meer dan één computer.

Gratis back-upruimte in de cloud

Back-upoplossingen die gebruikmaken van de cloud, werken meestal met een dienst waar u schijfruimte inkoopt plus een programma op uw computer. Dit programma draagt zorg voor de daadwerkelijke back-up naar de cloud. Als het goed is, zijn deze twee zaken perfect op elkaar afgestemd, waardoor u er geen omkijken naar hebt en altijd over een goede back-up beschikt op internet. Betaalde diensten zijn er volop, maar het kan met enige beperkingen ook gratis. Bij Mozy krijgt u 2 GB back-upruimte. Dit is ruim voldoende voor bijvoorbeeld al uw documenten en favorieten en uw adresboek. Mozy werkt met 'back-upsets'. Hierin bepaalt u welke gegevens het programma veilig moet stellen in de online back-up. Door zelf een 'back-upset' te maken die bijvoorbeeld alleen .doc- en .xls-bestanden veiligstelt, blijft u eenvoudig onder de limiet. Meer opslagruimte is tegen betaling verkrijgbaar. Dit is noodzakelijk als u ook foto's, muziek en andere (grote) bestanden wilt veiligstellen in een online back-up.

Back-uppen in de cloud is minder geschikt voor grote bestanden, aangezien het overzetten lang tot extreem lang kan duren. Voor het veiligstellen van foto's, films en andere ruimtevreters is back-uppen naar een externe harde schijf nog steeds de beste oplossing. U benadert de bestanden in uw Mozy-back-up via uw webbrowser of via Start / (Deze) Computer / MozyHome Remote Backup. Hier opent u uw back-up alsof u een usb-stick aanklikt. Dit maakt het eenvoudig om na te gaan welke bestanden er in de back-up aanwezig zijn.

© PXimport

Bij Mozy krijgt u 2 GB opslagruimte: ruim voldoende om al uw documenten veilig te stellen in een online back-up.

Back-up van uw online kantoor

Met een gratis Google-account (of Gmail-adres) hebt u toegang tot Google Docs. Deze online kantooromgeving krijgt binnenkort concurrentie van Office Web Apps, maar is op het moment van schrijven nog onovertroffen. De bestanden van Office Web Apps bevinden zich in uw SkyDrive; via een hulpprogramma kunt u ze eenvoudig veiligstellen op uw computer (zie stap 6). Bestanden die u maakt en bewaart met Google Docs, blijven net als Gmail ergens hangen in de cloud. Gelukkig is handmatig back-uppen eenvoudig. Open uw Google-documenten en klik met rechts op Mijn mappen. Kies Exporteren en vervolgens het tabblad Alle items. Geef aan welk type Google Docs u wilt exporteren (bijvoorbeeld Documenten en Spreadsheets). Kies ook de indeling (bijvoorbeeld Microsoft Word en Microsoft Excel). Bevestig met de knop Downloaden. Uw documenten worden nu ingepakt in een zip-bestand. Zodra dit proces is afgerond, kunt u dat zip-bestand binnenhalen.

GDocBackup is bedoeld om het back-uppen te automatiseren. De opzet is eenvoudig: u vult uw gebruikersnaam/wachtwoord in en geeft aan waar u uw Google Docs wilt bewaren (bijvoorbeeld C:\Backup Google Documenten). De rest gaat automatisch, althans... als het goed is. GDocBackup is geen officieel programma van Google en er is dus geen enkele garantie dat het werkt. Zo kostte het ons de nodige moeite om GDocBackup goed aan de praat te krijgen op enkele van onze testaccounts.

© PXimport

Exporteer uw Google Docs-bestanden en download ze vervolgens in een zip-archief.

Hoe veilig is mijn cloud?

Alles wat u aan een webdienst toevertrouwt, is potentieel in gevaar. Laten we eerlijk zijn: het staat op internet, u hebt nauwelijks controle over het beveiligingsbeleid van de dienst, en u staat met lege handen als de cloud door een storing alles kwijtraakt. Als de door u gebruikte dienst gehackt wordt, hebben criminelen toegang tot alles wat u daar bewaart. De beveiliging is net zo sterk als de zwakste schakel. Kies in ieder geval altijd een ijzersterk cryptisch wachtwoord voor de diensten die u afneemt op internet, en gebruik nooit en te nimmer hetzelfde wachtwoord voor een andere dienst. Tegenover deze schaduwzijden staat dat cloud-diensten zeer veel gebruiksgemak en flexibiliteit opleveren. Door zelf een back-upplan te maken voor de cloud-diensten waarvan u het meest afhankelijk bent - bijvoorbeeld uw Gmail, Office Live Workspace-documenten en de lopende projecten in uw Dropbox -, bent u in ieder geval goed gewapend tegen een crash van de cloud of andere vorm van gegevensverlies.

Dubbele cloud, dubbel zo veilig?

U kunt op allerlei manieren extra zekerheid inbouwen, zodat het voortbestaan van gegevens in de webdiensten die u gebruikt optimaal gewaarborgd is. Webmail kunt u downloaden en zo veiligstellen, maar ook naar een andere dienst laten doorsturen. In dat geval hebt u er geen omkijken meer naar. Als Gmail-gebruiker kunt u bijvoorbeeld een Hotmail-account openen. Ga naar uw Gmail-account en open Instellingen / Doorsturen en POP/IMAP. Geef het Hotmail-adres op achter Een kopie van binnenkomende berichten doorsturen. Vanaf dat moment hebt u altijd een kopie van binnenkomende berichten. Gaat het een keer goed mis bij Gmail? Dan staan de berichten in uw Hotmail-back-upaccount. Omgekeerd is lastiger, omdat u vanuit Hotmail geen berichten kunt laten doorsturen naar Gmail. De doorstuurinstellingen van uw Hotmail-account zijn te vinden via Instellingen / E-mail doorsturen naar een ander e-mailaccount.

Dergelijke back-upscenario's, waarin de ene cloud de andere indekt, werken ook uitstekend voor uw Dropbox. Hierbij staan uw gegevens in de map My Dropbox op uw computer(s) en online bij de webdienst Dropbox. Door tevens een online back-upprogramma als Mozy te installeren en de map My Dropbox op te laten nemen in de geautomatiseerde back-upprocedure, bent u dubbel en dwars beveiligd.

 

© PXimport

Stuur een kopie van alle inkomende mail door naar een andere grote mailbox: dan hebt u altijd nog ergens een kopietje achter de hand!

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten