Werken in de cloud
Het is tegenwoordig heel hip om over 'de cloud' te praten, maar achter die term steekt meer dan een loze hype. De cloud biedt interessante mogelijkheden om op een effiënte manier gebruik te maken van internet. Ongeacht het apparaat dat u ervoor gebruikt, kunt u dankzij de cloud altijd aan al uw documenten werken, waar ter wereld u ook bent. Met de opties die we in dit artikel bespreken, wordt 'werken in de wolken' nog leuker en effectiever.
1. Bekende diensten
Dropbox, het programma dat zo handig is om bestanden tussen een pc, tablet en smartphone te synchroniseren, slaan we in dit artikel over. In Tips & Trucs is de afgelopen maanden ruimschoots aandacht aan deze dienst gegeven, en de meeste computergebruikers zijn er inmiddels mee bekend. Hetzelfde geldt voor LastPass waarmee u wachtwoorden en gebruikersnamen kunt synchroniseren, en Windows Live Skydrive waarmee bestanden online kunnen worden opgeslagenren. Gladinet, dat ervoor zorgt dat de online opslagruimte van Windows Live Skydrive en Google Docs direct kan worden benaderd via Windows Verkenner, is iets minder bekend, maar toch slaan we ook Gladinet over. Ook bij de 'online applicaties' slaan we een paar titels over. Vrijwel iedereen kent Picasa, dat als fotobewerker en online fotoalbum fungeert. Datzelfde geldt voor de mogelijkheden die Google Docs biedt. Mocht u een van de in deze tip genoemde diensten toch niet kennen: in de afgelopen nummers van Tips & Trucs leest u er alles over!
Dropbox, Gladinet en LastPass zijn voor de meeste lezers van Tips & Trucs inmiddels gesneden koek.
2. Grote bestanden overzetten
Wetransfer.com biedt een elegante mogelijkheid om grote bestanden via internet te versturen. Waar u via e-mail doorgaans 'slechts' bestanden met een omvang tot 10 MB kunt versturen, kunt u Wetransfer gebruiken voor bestanden tot wel 2 GB. Een prettige bijkomstigheid van deze dienst is dat hij gratis is en dat u zich zelfs niet hoeft te registreren. De hobbels die het gebruik van andere clouddiensten lastig maken ontbreken dus bij Wetransfer. Om bestanden te versturen start u uw internetbrowser en surft u naar WeTransfer.com. Klik vervolgens op Go. Klik bij Kies bestanden op het plus-teken en selecteer het bestand of de bestanden die u wilt versturen. Bevestig via Openen. Klik dan in het vak Vul de ontvangers hier in en typ hier het mailadres van de ontvanger in. Is uw bestand voor meer ontvangers bestemd, dan kunt u tot maximaal twintig mailadressen invullen, van elkaar gescheiden door een spatie. Uw eigen mailadres geeft u in bij Vul je mailadres in en u kunt via Typ je bericht desgewenst nog een boodschap meesturen. Klik dan op Transfer. Het bestand wordt nu geüpload naar een server van Wetransfer, waarna de dienst een mailbericht met een downloadlink naar alle ontvangers stuurt. Omdat iedere ontvanger een unieke url krijgt, weet Wetransfer precies wie het bestand heeft gedownload en wie nog niet. Steeds als uw bestand door een ontvanger is gedownload, krijgt u een bevestigingsmail. Een ontvanger die een link van WeTranfer krijgt, heeft vervolgens twee weken tijd om het bestand daarmee te downloaden.
Wetransfer is een zeer gebruiksvriendelijke clouddienst voor het versturen van bestanden met een omvang tot 2 GB.
3. Gedachten ordenen
Een mindmap is een tekening met tekst en plaatjes, bedoeld als middel om de gedachten te ordenen. Vroeger gebeurde dit op papier, daarna op de computer en nu in de cloud., bijvoorbeeld via Mindmeister. Ga na Mindmeister.com en klik onderaan bij Basis op Kies plan. Mindmeister Basis is de gratis versie van de dienst. Log in via Facebook of Gmail, of maak een nieuw account aan via Create my account. Kies dan het privacyniveau dat u wilt hanteren voor de mindmaps die u via Mindmeister gaat samenstellen. Standaard staat deze optie op Openbaar maar u kunt de toegang tot uw mindmaps desgewenst beperken tot Vrienden of Alleen ik. Klik daarna op Naar app gaan. U bent nu ingelogd bij Mindmeister en kunt via Start een eerste mindmap maken. Dit doet u in de werkomgeving van Mindmeister. Klik op Mind Map en kies een van de templates. Daarna is het klikken, slepen en aanpassen geblazen. Vanuit het Eigenschappen-venster kunt u onderdelen toevoegen, bestanden uploaden, pictogrammen kiezen en nog veel meer acties uitvoeren. Onderdelen toevoegen kan via het plusteken, bovenin de balk waar u ook nog andere mogelijkheden vindt. Wilt u een mindmap delen? Selecteer hem in het werkoverzicht en klik op Delen. Er zijn ook Mindmeister-apps ontwikkeld voor smartphones en tablets die op iOS of Android draaien. Door op uw naam en vervolgens op Afmelden te klikken, logt u weer netjes uit bij de dienst.
Online mindmappen heeft als groot voordeel dat u de mindmaps altijd kunt delen en aan kunt passen, waar u ook bent.
4. Presenteren met Prezi
PowerPoint is hét programma bij uitstek voor presentaties. Microsoft heeft er voor zijn Office Web Apps (http://office.microsoft.com/nl-nl/) zelfs een online versie van gemaakt, waarmee u vanaf uw browser presentaties kunt maken en het resultaat kunt presenteren. Hoewel Microsoft daarmee een flinke stap vooruit zet, liggen er kapers op de loer. De belangrijkste daarvan heet Prezi. Om ermee aan de slag te gaan, surft u naar Prezi.com en klikt u op Sign up. Klik op het type licentie waarmee u wilt werken. Public is de meest beperkte, maar gebruik ervan is wel gratis. Voor Enjoy en Pro moet u betalen, maar beide versies bieden meer functionaliteit, waaronder de mogelijkheid om eigen presentaties ook buiten de Prezi Explore-website te publiceren. Presentaties die u met de gratis Public-versie van Prezi maakt, kunnen alleen op de Prezi-site worden gedeeld. In het volgende scherm kunt u de registratie afhandelen door een account aan te maken, al is het ook bij Prezi mogelijk om in te loggen via Facebook.
Steeds meer online diensten bieden de mogelijkheid met een Google-, Twitter- of Facebook-account in te loggen.
Prezi werkt met een groot 'tekenvel' waarop u op elke gewenste plek tekst, een afbeelding of zelfs een video kunt toevoegen. Open het tabblad Your prezis en klik op New Prezi. Geef uw presentatie een titel en een omschrijving, en bevestig met een klik op New Prezi. Vervolgens kunt u een template kiezen. Wilt u gewoon een leeg vel en alles zelf indelen? Kies dan voor Blank. Als u liever wilt starten met een mooi ingedeeld werkblad, dan kun u een van de kant en klare sjablonen selecteren. Bevestig met Start editing en klik ergens op het blad om tekst in te voeren. Klik nu op de tekst om de tools voor tekstopmaak te activeren. Om tekst te verplaatsen, klikt u op de tekst en sleept u hem met het 'handje' naar de gewenste plaatst. Afbeeldingen of een videofragment voegt u toe middels een klik op Insert. Zodra er meerdere objecten op het canvas staan, kunt u de presentatie samenstellen. Bij Prezi doet u dat via een 'path', het pad waarmee u de focus van het ene naar het andere punt op het blad verplaatst. Om de presentatie te bekijken, drukt u op uw toetsenbord op Esc en daarna op het scherm op Show. Prezi kan nog veel meer, en in een van de volgende edities van Tips & Trucs geven we aandacht aan alle andere mogelijkheden. Als het om mobiel gebruik gaat, is er op dit moment alleen een Prezi-app verkrijgbaar voor de iPad. Die is overigens gratis te downloaden.
Prezi is een krachtige online tool voor het samenstellen van presentaties.
5. Een online drive
Elders in dit nummer van Tips & Trucs wordt aandacht besteed aan Gladinet. Deze software koppelt de gratis online opslag van bijvoorbeeld Windows Live Skydrive rechtstreeks aan Windows Verkenner. Daardoor wordt de dienst veel eenvoudiger in gebruik, maar hij houdt een aantal nadelen, zoals de maximale bestandsgrootte van 20 MB. HiDrive van Strato heeft deze beperkingen niet. Strato biedt gratis 5 GB online opslag, en tegen betaling is er zelfs meer mogelijk. Na registratie krijgt u via e-mail een gebruikersnaam en wachtwoord toegestuurd. Hiermee kunt u op HiDrive.com inloggen op uw Hi-Drive. Daarna kan de software worden gedownload via Instellingen / Downloads. Met deze software koppelt u de online opslaglocatie via WebDav of VPN aan Windows Verkenner, zodat uw HiDrive via een 'gewone' stationsletter kan worden bereikt. Daardoor kunnen bestanden voortaan via 'drag en drop' worden verplaatst of gekopieerd. De Strato HiDrive-software is ook beschikbaar voor Mac OS X, smartphones met iOS, Android, Windows Phone 7, en voor nog meer platformen.
Dankzij software voor de pc, Mac en smartphone is Strato HiDrive een echte clouddienst voor synchronisatie, het maken van online back-ups en het delen van bestanden.
6. NAS back-up op HiDrive
U kunt HiDrive voor nog meer functies inzetten, bijvoorbeeld als u een NAS (Network Attached Storage) van Synology hebt. Het gaat daarbij om een 'package' dat aan de NAS kan worden toegevoegd. Dat doet u door in te loggen op uw NAS en vervolgens het package toe te voegen middels Start / Package Center / Beschikbaar. Na installatie van het package kiest u voor Uitvoeren. Klik daarna op de NAS weer op Start en start HiDrive Backup. U kunt met behulp van deze plug-in uw data op de NAS back-uppen naar uw HiDrive. Klik daarvoor op Maken en geef de back-up een duidelijke naam. Klik dan op Volgende, geef de login-gegevens van uw HiDrive op en schakel de aanvullende opties in. Selecteer in het volgende scherm de mappen die u wilt back-uppen en kies en slotte voor een back-upschema. Als de wizard is afgerond, klikt u op Nu een back-up maken om de eerste back-up te starten. Daarna verloopt het back-uppen via een ingesteld schema. Deze functie is ideaal voor wie een Synology-NAS heeft waarbij zowel een RAID-opstelling als een externe schijf voor back-ups ontbreekt.
Strato biedt een package voor de Synology-NAS, waarmee u uw NAS-data kunt back-uppen.
7. Foto's op SkyDrive
Behalve Picasa biedt ook SkyDrive prima functies voor het online plaatsen van foto's en het aanbrengen van structuur in uw collectie. Bovendien is er met Windows Live Photo Gallery een prachtig offline fotopakket dat volledig integreert met SkyDrive. Start Windows Live Photo Gallery. Wanneer het niet op uw pc staat, kunt u het gratis downloaden en installeren als onderdeel van Windows Live Essentials. Binnen Windows Live Photo Gallery klikt u op Delen / Skydrive. Log in met uw Microsoft ID, in de meeste gevallen is dat gelijk aan uw Hotmail-account. Links staat een overzicht van de mappen binnen de Afbeeldingen-bibliotheek. Selecteer zo'n map en kies in uw werkbalk voor Delen / SkyDrive. Nu schakelt het programma over naar uw SkyDrive. U ziet de mappen die op de SkyDrive staan. Selecteer een van de mappen of typ de naam van een nieuwe map. In het dropdown-menu kunt u onder de nieuwe map aangeven wie de map mag openen. Bevestig met Publiceren. Open nu uw webbrowser en ga SkyDrive.Live.com. Log in op deze pagina en klik op Foto's. U zult nu zien dat uw beeldmateriaal is geüpload naar SkyDrive.
Windows Live SkyDrive heeft de droge uitstraling van Windows Verkenner, maar het biedt een prima manier om uw fotocollectie online te organiseren.
8. Apps voor SkyDrive
Het samenspel van Windows Live Photo Gallery en SkyDrive wordt nog interessanter wanneer u het inloggen automatiseert. Klik op Delen / SkyDrive en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Zet een vinkje bij Mijn ID en wachtwoord onthouden en Automatisch aanmelden. Klik daarna op Aanmelden. Afhankelijk van de Windows-versie kunt u een pop-up in beeld krijgen die vraagt of u de Windows Live Aanmeldhulp wilt installeren. Dit is software die het gemakkelijker maakt om gebruik te maken van een Windows Live-account. Kies er daarom voor om - als u deze vraag krijgt - dit programma te installeren. Behalve via Windows Live Photo Gallery kunt u de foto's op SkyDrive ook eenvoudig koppelen aan een smartphone of tablet. Er is een Skydrive-app beschikbaar voor Windows Phone 7 en voor iOS-apparaten zoals de iPad en iPhone. Een smartphone met Windows Phone 7 kan de foto's die u maakt zelfs automatisch uploaden naar SkyDrive. Met de andere apps kunnen foto's op SkyDrive worden bekeken en gedeeld, en nieuwe platen worden geüpload. Ook onder Android kunt u met SkyDrive aan de slag, al zijn de mogelijkheden op dit platform wat beperkter.
Met de Windows Live SkyDrive-app voor de iPhone en iPad kunnen bestanden en foto's op SkyDrive worden bekeken en gesynchroniseerd.
9. Overal hetzelfde notitieblok
Van Microsoft OneNote, het notitieprogramma uit Microsoft Office, is inmiddels ook een versie voor de iPhone en iPad beschikbaar. Daarmee kunt u gratis tot maximaal 500 notities synchroniseren tussen deze apparaten en Windows Live SkyDrive. Om hiermee aan de slag te gaan - als voorbeeld gebruiken we hier een iPad - start u eerst OneNote op de computer. Maak een notitieblok aan en klik op Bestand / Delen. Selecteer Web en log in op SkyDrive. Selecteer nu de Weblocatie, waarbij het handig is om uw OneNote-notities in een eigen map te plaatsen. Klik op Notitieblok delen en wacht tot de synchronisatie is afgerond. Start nu OneNote op uw iPad. Als deze app nog niet op uw tablet staat, moet u hem eerst even downloaden in de AppStore en hem installeren. Log nu in met uw Windows Live ID. OneNote maakt verbinding met SkyDrive en de eventueel aanwezige notitieblokken worden geladen. Om er een te openen, drukt u linksboven op het notitieblokje en selecteert u in de lijst het gewenste blokje. Wijzigingen die op de iPad zijn aangebracht in het notitieblok worden nu gesynchroniseerd met de online versie in SkyDrive - en daarmee ook met het betreffende notitieblok op de pc. Erg handig! Bovendien kunt u een notitieblok ook altijd bewerken in uw browser. Log in bij SkyDrive en klik op Documenten / OneNote-notities. Als u nu op het notitieblok klikt, wordt de online OneNote direct geopend.
Met de web-apps en de OneNote-versies voor de pc, iPad en iPhone is OneNote het meest in de cloud geïntegreerde Office-programma geworden.
10. Printen via Google
Als u onderweg een document tegenkomt dat u graag zou willen afdrukken, dan hebt u doorgaans geen printer in de buurt. Het zou in dat geval handig zijn als u het bestand direct thuis kunt afdrukken, en Google Cloud Print maakt dit mogelijk. Cloud Print is een online printservice die gebruikmaakt van de printer die bij u thuis in de werkkamer staat. Om de dienst te gebruiken, moet u er wel voor zorgen dat de computer waar de printer op is aangesloten, aan staat, of dat - in het geval waarbij het een netwerkprinter betreft - de computer waarop de Connector voor Google Cloudprint is geactiveerd, aanstaat. Op die computer moet bovendien Google Chrome zijn geïnstalleerd. Als dat nog niet het geval is, kunt u de browser installeren via Google. Klik op deze website op Installeer Google Chrome. Start Chrome vervolgens en klik rechtsboven op het gereedschap om het onderdeel Google Chrome aanpassen en beheren te openen. Kies hier voor Instellingen. Klik nu op Persoonlijke items en log in met uw Google-account. Klik op Geavanceerde opties en scroll naar beneden, tot u bij het onderdeel Google Cloudprinter bent. Klik hier op Connector voor Google Cloudprinter inschakelen. U wordt nu doorgeschakeld naar de webservice van Google Cloud Print. Geef het wachtwoord van uw Google-account in bij Password en klik op Sign in. Bevestig nu via Finish printer registration.
De opties voor Google Cloudprinter zijn goed verstopt in Chrome.
Nu moeten uw printers worden toegevoegd. Klik hiertoe op Manage your printers. Als u onlangs een nieuwe printer hebt gekocht, dan is er de zeer kleine kans dat het een cloudprinter is. Vermoedelijk gaat het echter om een 'gewone' standaardprinter. Klik in dat laatste geval op Klassieke printer toevoegen. De printers die aan die computer zijn gekoppeld, worden nu toegevoegd. Automatisch wordt daarbij een nieuwe webpagina geopend, die vol lastig te begrijpen informatie staat. Het belangrijkste onderdeel van deze pagina vindt u ergens onderaan, dat is namelijk de knop Een testpagina afdrukken. Als u hier op klikt, ziet u de printers die aan Google zijn gekoppeld. Klik op de printer die u wilt testen en klik op Print. U kunt er ook voor kiezen om eerst nog op Options te klikken. U kunt dan eenvoudige aanpassingen doorvoeren, zoals met betrekking tot de papierstand en om bijvoorbeeld meerdere kopieën van dezelfde afdruk te maken. Vanaf nu kunt u terwijl u onderweg bent documenten afdrukken op een printer die thuis staat - mits u beschikt over een internetverbinding en een mobiele computer waarop Chrome is geïnstalleerd. Bovendien kunt u een overzicht van uw oude printopdrachten bekijken. Hebt u een Android-telefoon of -tablet, dan kunt u dit vanaf uw smartphone of tablet doen. Met een iPhone of iPad kunt u ook afdrukken maken via de mobiele versies van Gmail en Google Docs.
Google Cloud Print: afdrukken maken vanaf elke pc of Android-tablet of -smartphone, waar ter wereld u ook bent.
11. Online diagrammen
Visio is een van de bekendste programma's waarmee diagrammen en flowcharts kunnen worden gemaakt, maar het is helaas erg duur en uitsluitend beschikbaar voor Windows. Anders dan met OneNote heeft Microsoft met Visio nog geen slag gemaakt om gebruik via de cloud mogelijk te maken, en dat is een gemiste kans. De echte computerfanaat kan echter aan de slag met GraphViz, een zeer krachtige online flowcharter die tamelijk onorthodox oogt en fungeert. GraphViz is namelijk volledig tekstgebaseerd; het zet tekstscripts om in plaatjes. Dat heeft als voordeel dat er razendsnel en heel nauwkeurig wijzigingen kunnen worden aangebracht, maar het programma kent wel een erg steile leercurve. Meer informatie over de gebruikte scripttaal vindt u door op de site Graphviz.org te kiezen voor On-line Reference Pages / The DOT Language. Het mooie aan GraphViz is dat de diagrammen live worden gebouwd terwijl u commando's typt. U kunt daardoor heel precies snelle correcties doorvoeren. Om een diagram te reproduceren, hoeft u alleen maar de scripttext te selecteren en hem te bewaren in een tekstbestandje.
GraphVis biedt een erg leuke en uitdagende methode om diagrammen te maken, maar de dienst is alleen bedoeld voor echte die-hards.
Gaat GraphViz een paar stappen te ver en maakt u uw diagrammen liever op een wat gebruiksvriendelijkere manier? Dan kunt u terecht bij een online dienst als Cacoo, Lucidchart of Creately. Van Creately is een desktopversie beschikbaar, maar u kunt ook direct vanuit uw browser met deze dienst aan de slag. Ga naar Creately.com en klik op Login. Inloggen kan ook bij deze dienst via een eigen account, of via Facebook, Twitter of Google. Creately biedt verschillende 'plannen' aan. 'Public' is het standaardplan. Hiermee kunt u een beperkt aantal diagrammen maken en het is niet mogelijk om er met anderen samen aan te werken. Let er bovendien op dat de diagrammen die u met dit plan maakt, door iedereen zijn te bekijken. Als u op Creately klikt, logt u in op de werkomgeving van Creately. Klik op New document en doorloop de wizard om een documenttype te kiezen en een naam en omschrijving op te geven. Zodra u op Create document klikt, kunt u aan de slag om een diagram te maken. Tekst past u aan door te dubbelklikken, en door de muis even te laten rusten boven een tekst of object worden aanvullende opties zichtbaar. Shapes kunt u verslepen of selecteren met behulp ban de rechtermuisknop. Via de werkbalk bovenin het browservenster kunt u uw tekening bewaren, een andere openen, knippen, plakken en kopiëren, of een tekst, lijn, afbeelding en nog veel meer invoegen. Het werkt allemaal erg prettig en snel: door even in te loggen bij Creately kunt u uw diagram vlot aanpassen of een nieuw project beginnen.
Met Creately maakt u diagrammen die altijd en overal vanuit een browser kunnen worden geopend en aangepast.
12. Online bestandsconversie
Staat er een bestand op uw notebook dat een ongewenst formaat heeft? Met de online dienst Zamzar kunt u het direct omzetten in een ander formaat naar keuze. Dit kan bij documenten maar ook bij mediabestanden zoals films en muziek. Ga naar Zamzar.com en klik bij Step 1 op Bladeren. Eventueel kunt u meer dan één bestand toevoegen, waarna Zamzar ze onderaan in het scherm bij elkaar plaatst in een nette lijst. Zodra u alle om te zetten bestanden hebt geselecteerd, klikt u bij Step 2 op het gewenste formaat. Geef bij Step 3 uw mailadres op en klik op Convert. Een tijdje later ontvangt u een e-mailbericht waar de download-link voor het geconverteerde bestand in staat. Een bijzonder handig systeem als u documenten wilt omzetten naar pdf, maar Zamzar biedt nog veel veel mogelijkheden. Engelstalige documenten kunt u er zelfs mee omzetten naar mp3's, zodat u ze daarna kunt beluisteren. Om dit voor elkaar te krijgen, kiest u bij Step 1 het Word-document met de Engelse tekst, en bij Step 2 het formaat MP3. De gratis versie van Zamzar werkt wat traag. Als u erg veel gebruikmaakt van de dienst, is het de overweging waard om een betaald account te kiezen. Dit biedt een snellere conversie, u kunt er grotere bestanden mee omzetten en bovendien krijgt u bij een betaald account opslagruimte in een eigen Zamzar-mailbox.
Zamzar kan bestanden omzetten in de meest uiteenlopende formaten.
13. Online virusjacht
Virustotal is een bijzonder nuttige clouddienst. Het is een online virusscanner waarmee u bestanden met een omvang tot 32 MB kunt scannen op virussen. Virustotal zet daarvoor bijna alle online virusscanners in die er zijn en de dienst geeft na de scan een duidelijk oordeel over de veiligheid van een bestand. Kortom: een erg handige tool om bestanden goed door te laten lichten als u ze niet volledig vertrouwt. Ga naar Virustotal.com en klik op Choose file. Blader naar het bestand dat u wilt laten controleren en klik op Scan it. Wacht nu tot de file is geüpload. Vervolgens ziet u alle virusscanners die Virustotal gebruikt hun werk doen, waarna ze een oordeel geven of het bestand verdacht is of gewoon veilig is te gebruiken.
Via www.virustotal.com kunt u verdachte bestanden scannen op malware.