Workshop Dropbox: bestanden bewaren, delen, synchroniseren en ontvangen
De online opslagdienst Dropbox is bereikbaar op al uw computers. U kunt Dropbox gebruiken om bestanden te bewaren, delen, synchroniseren en ontvangen. Daarnaast ondersteunt de dienst iPad, iPhone, Android en BlackBerry. Kortom: geen dag meer zonder Dropbox!
Dropbox kost niets!
Dropbox lijkt op het eerste gezicht niet bijzonder, maar schijn bedriegt. We hebben de dienst al een paar keer genoemd in Computer!Totaal, steeds weer in een andere context. Het unieke aan Dropbox is dat de opslagruimte zich voordoet als een lokale map op uw computer: My Dropbox. Alles wat u opslaat in deze map wordt automatisch gesynchroniseerd en bereikbaar gemaakt op alle computers waar u Dropbox installeert. De basisversie van Dropbox is gratis en biedt 2 GB opslagruimte. Tegen betaling is de opslagruimte uit te breiden. Als u anderen aanmoedigt om Dropbox te gebruiken krijgt u er gratis 250 MB bij (tot maximaal 8 GB). Dropbox werkt onder Windows, Mac OS X en Linux. Surf naar Dropbox en download het programma. U krijgt automatisch de juiste versie binnen voor uw besturingssysteem. Tijdens de installatie wordt uw account aangemaakt.
Vanwege de flexibele en gebruiksvriendelijke opzet biedt Dropbox veel mogelijkheden.
Deel 1: Dropbox instellen
1. Notificatie uitschakelen
De meeste instellingen van uw Dropbox zijn standaard in orde. Toch bespreken we een paar aanpassingen die zinvol zijn om onder de loep te nemen. De eerste is de notificatie. Telkens als er een document wordt bijgewerkt of toegevoegd aan My Dropbox, bijvoorbeeld iets dat u op een andere computer hebt aangepast, maakt Dropbox hier melding van. Deze meldingen krijgt u rechtsonder in beeld, boven uw systeemvak, en gaan na verloop van tijd irriteren. Uitschakelen dus! Open de instellingen van uw Dropbox door rechts te klikken op het Dropbox-icoontje in uw systeemvak. Kies Preferences, open het tabblad General en verwijder het vinkje bij Show desktop notifications om de meldingen volledig uit te schakelen. De actie is ongedaan te maken door het vinkje opnieuw te plaatsen.
De meldingen van Dropbox zijn overdreven, de notificatiefunctie is eenvoudig uit te schakelen.
2. Maximale snelheid
Dropbox synchroniseert automatisch in de achtergrond. Hiervoor wordt uw internetverbinding gebruikt. De synchronisatie vindt plaats via de Dropbox-server. Om te synchroniseren hoeven uw computers dus niet gelijktijdig aan te staan. Als uw computers regelmatig aanstaan, is het te verwerken wijzigingen minimaal en verloopt het synchroniseren zeer vlot. We hebben met onze normale consumenten ADSL-internetverbinding nooit bandbreedteproblemen ondervonden. Mocht u hier wel hinder van hebben, dan kunt u de maximale bandbreedte van Dropbox beperken. Open de instellingen van Dropbox en kies het tabblad Bandwidth. Bij Download en Upload kunt u de bandbreedte beperken door Limit download rate te activeren. De waarde die u opgeeft is in kilobytes per seconde.
Indien gewenst kunt u de bandbreedte die Dropbox mag gebruiken om te synchroniseren inperken.
3. LAN sync
Met de aanwezigheid van de optie LAN sync zien we dat Dropbox achter de schermen goed heeft nagedacht over snelheid en dataverkeer. De functie zorgt ervoor dat wanneer uw computers met Dropbox in hetzelfde (thuis)netwerk hangen, de synchronisatie lokaal wordt uitgevoerd in plaats van via internet. Dit kan, vooral als u grote bestanden in uw Dropbox bewaart, snelheidswinst opleveren. Open de instellingen van Dropbox en kies het tabblad General. Zorg ervoor dat de optie Enable LAN sync actief is. Als u bijvoorbeeld thuis een notebook en desktop-pc gebruikt met Dropbox en beide apparaten gelijktijdig aan staan, zal Dropbox de synchronisatie uitvoeren tussen de twee systemen. Staat één van de computers uit? Dan worden de bestanden alsnog bijgewerkt via de Dropbox-server.
Zorg dat LAN sync aan staat om het synchroniseren van computers in hetzelfde netwerk te versnellen.
4. Mobiele internetverbinding
Werkt u met een mobiele internetverbinding via uw telecomaanbieder? Dan kunt u alles wat dataverkeer slurpt missen als kiespijn! Dit geldt in het bijzonder in het buitenland of als u een beperkte databundel hebt. Dropbox start automatisch met Windows en werkt de gegevens bij zodra er een internetverbinding actief is. Dit is geen probleem met een permanente internetverbinding, maar als u werkt op een notebook met mobiele internetverbinding kunt u beter handmatig synchroniseren. Open de instellingen van Dropbox via uw systeemvak. Verwijder het vinkje bij Start Dropbox on system startup in het tabblad General en herstart uw computer. U kunt Dropbox eenvoudig handmatig opstarten via uw startmenu. De laatste versie van Dropbox heeft een handige pauzestand aan boord. Klik rechts op het Dropbox-icoontje in uw systeemvak en kies Pause syncing. U hervat het synchronisatieproces met Resume syncing.
Geen onbeperkte internetverbinding? Pauzeer Dropbox vanuit uw systeemvak.
Weg bestand? Echt niet!
Een ongeluk zit in een klein hoekje en het gebeurt altijd op het verkeerde moment: u wist of overschrijft per ongeluk een verkeerd document. Als het bestand was opgeslagen in uw Dropbox, is er meestal een reservekopie. Dropbox bewaart versies van bestanden en houdt het ook bij als u iets verwijdert. Surf naar Dropbox en meld u aan om de inhoud van uw Dropbox op het web te bekijken. Blader binnen uw Dropbox naar de map waar het verwijderde bestand was opgeslagen en klik op Show deleted files. Als u geluk hebt, wordt het verwijderde bestand getoond. Dit herkent u aan de status Deleted. Klik op het bestand om te zien wanneer u het gewist hebt en of er een reservekopie op de Dropbox-server aanwezig is. Gebruik de knop Restore om het bestand terug te zetten in uw Dropbox. Het bestand komt automatisch binnen in de map My Dropbox op uw computer(s).
Dropbox maakt het eenvoudig om een gewist bestand terug te plaatsen in My Dropbox.
Deel 2: Samenwerken aan documenten
1. Dropbox versus de rest
Er zijn veel manieren om met meerdere personen aan documenten te werken. Google timmert aan de weg met Google Docs en ook Microsoft pikt een graantje mee. Het grote voordeel van deze twee webdiensten is dat de applicaties op internet draaien: u hoeft niets te installeren en kunt een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma gebruiken vanuit uw webbrowser. Het nadeel is dat het type bestanden waarmee u kunt samenwerken beperkt is. Op dit punt heeft Dropbox het beter geregeld. U kunt er alle bestandsformaten opslaan, wel moet u zelf een programma geïnstalleerd hebben om de bestanden vervolgens te openen en bewerken. De optie Delen maakt Dropbox ideaal om samen te werken aan bestanden met freelancers, externe medewerkers, collega's en studiegenoten. Een nadeel van Dropbox is wel dat u niet gelijktijdig in een bestand kunt werken, Dropbox synchroniseert op bestandsniveau en niet op inhoudsniveau.
Samenwerken aan bestanden met Dropbox werkt vanwege de flexibiliteit prettiger dan met Google Docs.
2. Mappen delen
Het delen van bestanden werkt op mapniveau. U deelt een map en alle onderliggende mappen en bestanden worden automatisch gedeeld. De map die u deelt met anderen dient zich te bevinden in My Dropbox. Open My Dropbox en maak een nieuwe map aan, bijvoorbeeld Project Scylla 2011. Kopieer de bestanden die u wilt delen naar de zojuist aangemaakte map. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Dropbox / Share this folder. Uw webbrowser wordt gestart en u logt automatisch in op het beheergedeelte van uw Dropbox. Geef het mailadres op van de personen waarmee u de map wilt delen. Bevestig met Share folder. De geadresseerde krijgt een mailtje waarin de uitnodiging bevestigd dient te worden. Zodra dit gebeurd is, komt de inhoud van uw map Project Scylla 2011 binnen in de Dropbox van de genodigden. Als de genodigden nog geen Dropbox-account hebben, wordt de mogelijkheid geboden om dit aan te maken.
Mappen uit uw Dropbox deelt u snel en eenvoudig met andere Dropbox-gebruikers.
Wat deelt u?
Om te weten te komen welke mappen u deelt via Dropbox, surft u naar Dropbox. Meld u aan op de site en klik op Sharing. Er wordt een overzicht getoond van alle gedeelde mappen. Klik achter de map op Options om meer mensen toe te voegen aan de lijst. Kies Members om te zien met wie u de map gedeeld hebt. Via de website kunt u ook nieuwe mappen aanmaken en deze delen.
Log in op de website www.dropbox.com en controleer via Sharing welke mappen u gedeeld hebt.
3. Samenwerking beëindigen
Het opheffen van een gedeelde map gaat het eenvoudigst via Dropbox. Vraag de opties op van een gedeelde map en kijk bij Members met wie u de map gedeeld hebt. U hebt nu een aantal keuzes. Gebruik Leave this shared folder om de map niet langer te synchroniseren. Deze keuze gebruikt u in de praktijk als iemand anders een map met u gedeeld heeft. Unshare this folder zorgt ervoor dat de deling volledig wordt opgeheven. U krijgt nu de vraag of degene met wie u de map gedeeld hebt een kopie van de bestanden mag houden. Verwijder het vinkje bij I want my collaborators to keep a copy of these files om de bestanden bij iedereen te wissen. De bestanden blijven wel op uw eigen computer aanwezig. Bevestig met Unshare. Een handige optie voor bijvoorbeeld studiegroepjes is Kick out. Hiermee kunt u het delen selectief opheffen voor bepaalde leden. Open het tabblad Members en klik op de persoon met wie u niet meer wilt samenwerken. Kies voor Kick out om de persoon te verwijderen. Ook hier krijgt u de optie om de bestanden bij deze persoon te verwijderen.
Het is eenvoudig bestanden niet langer met bepaalde mensen te delen.
Bestandsversies
Dropbox houdt versies bij van bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een document werkt in de map My Dropbox en dit meerdere keren opslaat (en dus overschrijft), is de kans groot dat de Dropbox-server een versiekopie maakt. Een eerdere versie is eenvoudig te herstellen door rechts te klikken op het bestand en de opties Dropbox / View previous versions te kiezen. Uw webbrowser wordt gestart en u belandt in een overzicht van het betreffende bestand. Zoek de datum en tijd op waarna u het bestand wilt terugzetten en plaats hier een vinkje bij. Gebruik de knop Restore om het bestand terug te zetten. Het herstellen van een eerdere versie gebeurt direct, u hoeft niets te downloaden. Het bestand komt automatisch binnen in de map My Dropbox op uw computer(s).
Dropbox houdt bestandsversies bij, u kunt eenvoudig terugkeren naar een eerdere versie.
Deel 3: Bestandskoerier
1. Internetkoerier
Een bestandskoerier is een dienst op internet die het eenvoudig maak om grote bestanden te versturen. We bespraken er een aantal in het artikel Online bestandsuitwisseling, bekende voorbeelden zijn YouSendIt en WeTransfer. De diensten werken met een zogenaamde tussenserver. De verzender verstuurt het bestand via de website waarna het bestand online geparkeerd wordt. De ontvanger krijgt een downloadlink.
Dankzij DROPitTOme kunt u grote bestanden direct ontvangen in uw Dropbox: u hoeft niets handmatig te downloaden, het bestand komt automatisch binnen in uw Dropbox. De methode van DROPitTOme werkt met eenrichtingsverkeer, de verzender krijgt geen toegang tot uw Dropbox-bestanden. U hoeft geen mappen te delen met 'vreemden' en kunt toch bestanden ontvangen van onbekenden, bijvoorbeeld van een (externe) collega, studiegenoot of freelancer.
Als u al Dropbox-gebruiker bent, werkt DROPitTOme handiger dan een online bestandskoerier als WeTransfer om grote bestanden te ontvangen.
2. DROPitTOme
Surf naar DROPitTOme en doorloop de eenmalige registratie via de knop Register. Kies een goede gebruikersnaam, bijvoorbeeld uw voornaam en achternaam aan elkaar geschreven. DROPitTOme gebruikt deze naam voor uw webadres dat anderen gebruiken om bestanden te verzenden naar uw Dropbox. De gebruiker baskleasens krijgt dus (mits beschikbaar) de website www.dropitto.me/baskleasens toegewezen. Hiermee kunnen anderen een bestand naar uw Dropbox versturen. DROPitTOme vraagt om twee wachtwoorden. Het standaard wachtwoord (password) hebt u zelf nodig om later de instellingen van DROPitTOme te bewerken. Het tweede wachtwoord (upload password) kunt u doorgeven aan derden en is nodig om bestanden te mogen versturen naar uw Dropbox. Deze wachtwoorden mogen niet hetzelfde zijn! Het uploadwachtwoord voorkomt dat Jan en alleman bestanden kunnen uploaden naar uw Dropbox.
DROPitTOme maakt het mogelijk om bestanden van derden te ontvangen in uw eigen Dropbox.
3. Waar staat dat?
De link naar uw DROPitTOme-adres kunt u kenbaar maken via e-mail, Facebook of uw website. De verzender heeft het uploadwachtwoord nodig om u bestanden te sturen. Als u meerdere bestanden naar een andere DROPitTOme-gebruiker wilt verzenden, is het aan te raden om deze in een zip- of rar-archief te verpakken. Elke Windows-versie heeft een zip-functie aan boord. Het is eenvoudig om alle bestanden van een map in te pakken door rechts te klikken op de map en te kiezen voor Kopiëren naar / Gecomprimeerde map. De maximale bestandsomvang die u kunt ontvangen via DROPitTOme in uw Dropbox is 75 MB. De bestanden die u binnenkrijgt via http://dropitto.me/gebruikersnaam worden bewaard in de map My Dropbox / DROPitTOme. U hoeft deze map niet zelf in de gaten te houden. DROPitTOme stuurt een mailtje zodra iemand een bestand aan u stuurt.
DROPitTOme plaatst bestanden die u binnenkrijgt in de gelijknamige map in My Dropbox.
Deel 4: Apps in uw Dropbox
1. Portable apps
In een ideale wereld staan op al uw computers dezelfde programma's. Het is helaas meestal niet mogelijk om een programma te installeren in uw Dropbox. Het programma werkt dan wel op de computer waarop u de installatie hebt uitvoert, maar op uw andere systemen kunnen er problemen optreden. Een software-installatie behelst namelijk meer dan alleen een paar bestanden in een map plaatsen. Er worden tijdens een installatie onder andere registeraanpassingen gedaan, die natuurlijk ontbreken op uw andere computers. Voor Windows zijn er gelukkig tal van handige programma's die u niet hoef te installeren: 'portable apps' of 'portabele programma's'. Deze kunt u downloaden, uitpakken en vervolgens direct gebruiken. Het enige nadeel is dat er geen snelkoppeling wordt gemaakt naar uw bureaublad of startmenu, dat moet u zelf doen. Door een portabele versie van een programma uit te pakken in uw Dropbox, wordt het programma automatisch beschikbaar op al uw computers waar u Dropbox gebruikt. Surf naar PortableApps en kijk of uw favoriete programma ertussen staat.
Draai portabele programma's vanuit uw Dropbox en u hebt overal direct de beschikking over uw favoriete toepassingen.
2. Mobiele webbrowser
We kunnen het zo gek niet bedenken of er is een portabele toepassing van gemaakt: van kantoorsoftware en fotobewerkers tot systeemhulpprogramma's en beveiligingssoftware. De portabele versie van Firefox valt vooral op vanuit een praktisch oogpunt. Mozilla Firefox Portable Edition is te vinden op PortableApps. Door de webbrowser vanuit uw Dropbox te starten, hebt u op al uw computers automatisch een identieke Firefox-omgeving, dus overal dezelfde bladwijzers, cookies en uitbreidingen (add-ons). Ook het onthouden van wachtwoorden werkt goed. Logininformatie die u invult en laat onthouden op uw desktop-pc is ook beschikbaar op bijvoorbeeld uw notebook.
Draai Mozilla Firefox Portable Edition vanuit uw Dropbox en u hebt overal dezelfde bladwijzers, uitbreidingen en wachtwoorden.
3. Zelf draagbaar maken
Hoewel de collectie op PortableApps overweldigend is, kan het voorkomen dat u een bepaald programma niet kunt vinden. Het ontbreken van software hoeft geen technische reden te hebben, de kans is groot dat dit met licenties te maken heeft. Dankzij Cameyo kunt u zelf een soort portabele app maken en deze alsnog vanuit uw Dropbox gebruiken. Cameyo virtualiseert de omgeving die een programma nodig heeft om correct te werken. Het eindresultaat is een executable (exe-)bestand. Cameyo houdt de installatieprocedure van een programma in de gaten en kijkt wat de software uitspookt. Deze informatie wordt in een soort 'virtuele foto' gevangen waarna het programma ook werkt zonder te installeren. Hoewel we zeer enthousiast zijn over Cameyo, moet de kanttekening gemaakt worden dat het niet altijd correct werkt. Vooral complexe programma's met veel gekoppelde applicaties en registeraanpassingen zijn niet altijd aan de praat te krijgen.
Portable app niet gevonden? Maak hem zelf met Cameyo!
Conflicten en ruimtevreters
Dropbox doet aan conflictbeheersing als het gaat om bestandsversies. Toch kan dit voorkomen, bijvoorbeeld als uw desktop-pc en notebook beide offline werken en Dropbox geen verbinding heeft met de Dropbox-server. U opent en bewerkt op beide systemen het bestand ideeen voor website.txt. Bij de volgende automatische synchronisatie ziet de Dropbox-server dat beide bestanden zijn gewijzigd zijn. Het laatst opgeslagen bestand behoudt de naam ideeen voor website.txt. Het andere bestand dat eveneens is aangepast krijgt een toevoeging en heet nu: ideeen voor website (Robbin's conflicted copy 2010-12-16).txt. U raakt dus nooit iets kwijt! Bestandsconflicten zijn het eenvoudigst te voorkomen door Dropbox altijd aan te laten staan. Uitzondering op deze regel zijn portabele apps. We hebben gemerkt dat Mozilla Firefox Portable Edition bijvoorbeeld veel kleine tijdelijke bestanden aanmaakt, waardoor er bestandsconflicten kunnen optreden. Dit heeft geen gevolgen voor de werking van Mozilla Firefox Portable Edition, maar wel invloed op de capaciteit van uw Dropbox. Langzaam maar zeker snoepen conflictbestanden ruimte weg. De oplossing is eenvoudig. Doorzoek uw Dropbox ongeveer eens per maand op conflictbestanden. Gebruik hiervoor de zoekfunctie van Windows en bekijk alle bestanden waarin de naam 'conflicted copy' voorkomt. Bestanden die door Firefox zijn aangemaakt kunt u verwijderen. Bij andere dubbele bestanden is het verstandig de inhoud eerst goed te bekijken. Leeg ook regelmatig de cache via het Firefox-menu Extra / Recente geschiedenis wissen om overbodige bestanden op te ruimen.
Dropbox behoudt bestandsversies, ook als de opslagtijd en -datum met elkaar conflicteren.
Dropbox op iPhone
De inhoud van de map My Dropbox is niet alleen toegankelijk vanaf een Windows, Mac of Linux-computer, er zijn ook apps voor iPhone, Android en BlackBerry. We bespreken hier de versie voor de iPhone, de andere versies werken vergelijkbaar. U downloadt de app gratis uit de App Store. De app heeft een ingebouwde viewer om filmpjes, foto's, documenten en andere bestanden te bekijken op uw iPhone. De Dropbox-app kunt u voorzien van een pincode via het menu Settings / Passcode lock. Activeer hier ook de optie Erase data om ervoor te zorgen dat de Dropbox op uw iPhone wordt gewist na tien mislukte pincode-ingaven.
De 'computervariant' van Dropbox synchroniseert alle bestanden automatisch in de achtergrond. Omdat de opslagcapaciteit van mobiele apparatuur beperkt is, kunt u aangeven hoeveel gegevens de mobiele versie mag lokaal mag bewaren (maximaal 1 GB). De instelling hiervoor vindt u in het menu Settings / Local storage. Het aanpassen van de standaardwaarde (200 MB) is niet per se nodig. Als u een bestand opvraagt dat niet aanwezig is op uw iPhone, wordt het direct gedownload. Leuk om te weten is dat u vanuit de Dropbox-app foto's en filmpjes kunt maken. Deze worden bewaard in uw Dropbox en komen dus automatisch binnen op al uw computers.
De Dropbox-app voor iPhone (of Android of BlackBerry) maakt de inhoud van uw Dropbox ook onderweg bereikbaar.