Etiketten printen in Word aan de hand van Excel-gegevens
In het eerste deel van deze workshop legden we u uit hoe u uw adressen uit een Excel-bestand kunt importeren in Word. In dit tweede gedeelte leert u stap voor stap uw labels opmaken, schikken en afdrukken.
Labels schikken
Wie gepersonaliseerde brieven wil maken, kan best kiezen voor Adresblok of Begroetingsregel als labelschikking. Als u etiketten wenst af te drukken, kunt u kiezen tussen Adresblok of Meer items…. Via de functie Adresblok hebt u de keuze uit verschillende opmaakmogelijkheden. U kunt de notatie van de naam instellen en u kunt ook instellen of het land van bestemming al dan niet op etiket moet verschijnen. Via de knop Velden vergelijken kunt u nagaan of de kolommen die u in uw Excel-bestand hebt aangemaakt, overeenkomen met de standaardwaarden van het Word-Adresblok. Zo zult u Adresregel 1 moeten afstellen met Straat en huisnummer uit uw Excel-bestand. Hetzelfde geldt voor Achternaam en Naam. Bevestig uw keuze met OK en klik vervolgens in de wizard Samenvoegen op de knop Alle etiketten bijwerken. Klik tenslotte op Volgende: Labelvoorbeeld om verder te gaan.
U kunt de opmaak van de etiketten hier en daar wat aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren.
Tip: Alternatieve manier
U hoeft de functie Adresblok niet te gebruiken om adressen op uw etiketten te krijgen. U kunt eveneens de functie Meer items gebruiken. Hiermee krijgt u een overzicht van alle kolomkoppen van uw Excel-bestand: Voornaam, Naam, Straat en huisnummer, etc. U kunt het gewenste item selecteren, bijvoorbeeld Voornaam en vervolgens op Invoegen klikken. Klik opnieuw op Meer items om extra onderdelen in te voeren en herhaal deze stap zo vaak als nodig. Let wel, u moet zelf spaties of enters invoeren tussen de verschillende items. Klik vervolgens op Alle etiketten bijwerken en Volgende: Labelvoorbeeld om verder te gaan.
Controleren
U krijgt uw etiketten nu te zien. Bent u nog niet helemaal tevreden met de opmaak van de labels? Dan kunt u met de knop Vorige: Labels schikken nog enkele aanpassingen uitvoeren. Controleer uw etiketten nog een laatste keer op tikfouten. Ziet alles er keurig uit? Met de knop Een geadresseerde zoeken kunt u bepaalde labels oproepen aan de hand van een zoekcriterium. Wilt u nog snel een adres verwijderen? Dat kan via de knop Adressenlijst bewerken. Klik op de knop Volgende: Samenvoeging voltooien om verder te gaan naar de laatste stap.
Nog snel even uw labels controleren op eventuele tikfouten en dan kunt u beginnen afdrukken!
Afdrukken
De verzendlijstlabels voor Afdruk Samenvoegen kunnen nu gemaakt worden. U kunt indien gewenst de allerlaatste wijzigingen aanbrengen in de etiketten zelf. Helemaal klaar? Dan volstaat het om uw etiketten in uw printer te leggen en op de knop Afdrukken te klikken. U kunt vervolgens nog opgeven of u alle etiketten wenst af te drukken of slechts enkele records, bijvoorbeeld de eerste 24 etiketten. Stel eventueel nog even de afdrukkwaliteit in en u kunt starten met printen.
© copyright 2011 IDG Nederland, Computer!Totaal.