Database in Excel maken

Open Microsoft Excel om een nieuwe database aan te maken. Om adresetiketten te maken hebben we een vijftal kolommen nodig. Schrijf daarom volgende termen in de eerste cellen: A1: Voornaam, B1: Naam, C1: Straat en Huisnummer, D1: Postcode en E1: Woonplaats. U kunt de database uiteraard nog aanvullen met een kolomBeleefdheidstitel, Bedrijf, Provincie of Land, indien u ook internationale verzendingen wenst te doen. Pas vervolgens de kolombreedte aan en voer de adresgegevens van uw ontvangers in. Indien gewenst kunt u ook de opmaak van uw werkmap aanpassen. Sla tenslotte het document op.
Uiteraard kunt u ook bestaande Excel-gegevens gebruiken. Het is echter belangrijk dat naam, straat en huisnummer, postcode en woonplaats in aparte kolommen staan.

U kunt een bestaande database gebruiken of een nieuw Excel-bestand aanmaken.

Documenttype selecteren

Open vervolgens Microsoft Word en selecteer Extra / Brieven en verzendlijsten / Afdruk samenvoegen. In de rechterkolom verschijnt nu de wizard Samenvoegen. Allereerst selecteert u het documenttype dat u wilt aanmaken. Wij kozen voor deze workshop voor etiketten, maar u kunt eveneens brieven, e-mailberichten, enveloppen of een adreslijst aanmaken met deze functie. Klik op het gewenste documenttype, bijvoorbeeld Etiketten, en klik daarna onderaan op Volgende: Begindocument om verder te gaan.


De functie Afdruk Samenvoegen vindt u in Microsoft Word 2003 onder het menu Extra / Brieven en Verzendlijsten.

Begindocument selecteren

In de tweede stap van de wizard moet u het begindocument selecteren. U hebt de keuze uit het huidige document, een sjabloon of een bestaand document. Om etiketten af te drukken, kiest u best voor de tweede optie, Documentindeling wijzigen. Microsoft Word kent immers de sjablonen van verschillende merken van etiketten. Klik op de knop Opties om een labelformaat te selecteren. In het dialoogvenster geeft u eerst het merk aan van uw etiketten en vervolgens het productnummer dat u op de doos vindt. Wij selecteerden voor deze test Avery en vervolgens J8161 – Adres. U krijgt onmiddellijk de afmetingen van de etiketten te zien. Klik op de knop OK om uw keuze te bevestigen. De etiketten verschijnen in beeld. Klik onderaan op Volgende: Adressen selecteren om verder te gaan.


Microsoft Office kent héél wat afmetingen van etiketten. U hoeft enkel het merk en productnummer in te voeren.

Tip: Etiket niet in de lijst?

Kunt u het merk of type etiketten dat u in huis hebt niet in de database vinden? Geen nood. U kunt ook zelf de afmetingen invoeren. Klik bij Documentindeling wijzigen op de knop Opties en klik in het dialoogvenster op Nieuw. U kunt nu alle afmetingen van uw etiketten zelf invoeren. De hoogte en breedte van het etiket, de zijmarges, het papierformaat enzovoorts. U kunt uw etikettensjabloon zelfs een naam geven. Druk op OK als u klaar bent met het invoeren van de afmetingen.

Adressen uit de database halen

Vervolgens is het tijd om de gegevens uit Excel in uw Word-document in te voeren. Allereerst geeft u aan uit welk bestand u de gegevens wilt importeren. Selecteer de optie Een bestaande lijst gebruiken en klik vervolgens op de knop Bladeren. U kunt nu bladeren naar de bestandslocatie van de adressenlijst. Selecteer het bestand en klik op Openen. Er wordt u nu gevraagd welk Excel-sheet u wilt gebruiken. Indien u met een blanco Excel-bestand gestart bent, staan uw gegevens wellicht op Blad1. Bevestig uw keuze met OK.

Aangezien we in stap 1 op de eerste rij, de termen Naam, Straat, Huisnummer enzovoorts hebben getypt, kunt u het vinkje bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen laten staan. Bevestig uw keuze met OK. U krijgt nu een overzicht van alle adresgegevens uit uw Excel-bestand te zien. Standaard zijn alle gegevens geselecteerd, maar u kunt handmatig adressen weglaten door de vinkjes door de desbetreffende rijen te verwijderen. Bevestig uw keuze met de OK-knop en klik vervolgens ook op Volgende: Labels schikken.


U bepaalt volledig zelf of u alle labels wilt afdrukken. Slechts enkele adressen selecteren behoort ook tot de mogelijkheden.
Workshop Afdruk samenvoegen (deel 2)