Office 2007 is een mooi softwarepakket dat probeert tekstverwerking naar een nog hoger niveau te tillen. Hierdoor is niet alleen de interface van het programma anders, maar het programma slaat de documenten ook anders op, namelijk als .docx-bestanden. Hoewel dit bestandsformaat (genaamd Office Open XML) juist bedoeld is om de documenten flexibeler te maken voor gebruik met andere programma’s, kunnen eerdere ­versies van Office deze documenten niet openen. Gelukkig kunt u documenten opslaan zodat ze compatibel zijn met voorgaande versies van Word.

1 Document incidenteel compatibel opslaan

Wanneer u documenten voornamelijk voor eigen gebruik opslaat of alleen deelt met anderen die Office 2007 hebben draaien, is het niet nodig om het pakket zo in te stellen dat het altijd opslaat als een document dat compatibel is met voorgaande versies. In dat geval kunt u het eenmalig compatibel opslaan wanneer dit nodig is. Maak een nieuw document door te klikken op de startknop van Office linksboven en te kiezen voor Nieuw. Kies het soort document dat u wilt maken en klik op Maken. Voorzie het document van de inhoud die u wilt opslaan. Klik op de startknop van Office linksboven en selecteer Opslaan als. In het menu dat verschijnt, selecteert u Word97-2003-document. Het venster Opslaan als verschijnt nu, waarbij het document automatisch wordt opgeslagen als .doc. Deze instelling is eenmalig, standaard slaat Word nog altijd op als .docx.

Tijdens het opslaan kunt u een ander bestandsformaat kiezen.

2 Documenten altijd compatibel opslaan

Als u vaak documenten deelt met anderen en wilt voorkomen dat zij uw documenten niet kunnen openen, kunt u Word het beste zo instellen dat dit altijd opslaat als een bestand dat compatibel is met voorgaande versies van het programma. U kunt er immers (nog) niet van uitgaan dat iedereen die u kent, is overgestapt op Office 2007. Zeker wanneer u af en toe met spoed iets moet sturen, kan het erg vervelend zijn wanneer de andere partij uw document niet kan openen. Om ervoor te zorgen dat Word automatisch altijd opslaat als .doc, klikt u op de startknop van Office linksboven en vervolgens op de knop Opties voor Word onderin in het venster dat verschijnt. Klik vervolgens in het menu links op Opslaan. In het rechter deelvenster staat nu de optie Bestanden opslaan in deze indeling. Selecteer bij deze optie Word97-2003-document. Klik op OK. Wanneer u nu een document opslaat, zult u zien dat dit niet meer standaard wordt gedaan als .docx, maar net als vroeger als .doc. Wilt u incidenteel toch als .docx opslaan, dan kan dat op de manier die is omschreven in stap 1.

U kunt er ook voor kiezen om Word automatisch compatibel te laten opslaan.

3 Kopiëren en plakken

Hoewel het mogelijk is om een document dat in Word 2007 is gemaakt, zo op te slaan dat het is te openen met behulp van bijvoorbeeld Word 2003, wil dit nog niet zeggen dat het document identiek is aan een document dat is gemaakt in Word 2003. Word 2007 maakt gebruik van witruimtes. Deze zien er prima uit in een Word 2007-document, maar wanneer u dit document opslaat voor gebruik met Word 2003 of eerder, ontstaat er een grote afstand tussen de regels, die niet eenvoudig te verwijderen lijkt. Een mogelijke oplossing is de inhoud kopiëren en vervolgens plakken in een nieuw Word 2003-document, maar daarmee schieten we natuurlijk wel voorbij aan het nut van compatibel opslaan.

Een Word 2007-document opgeslagen als 2003-document is niet identiek.