Laten we er van uitgaan dat zich in het de werkmap ALLEN.XLS een volledige opsomming bevindt van alle toegelaten waarden of – in ons voorbeeld – alle personeelsnummers. Via een tweede werkmap, PRESENT.XLS, krijgen we de nummers binnen van hen die aanwezig waren. We gaan er ook van uit dat beide lijsten voldoende lang zijn, zodat deze oefening niet visueel kan gemaakt worden of door het herhaaldelijk oproepen van de zoekfunctie van Excel.

Dit is onze aanpak: sorteer de aanwezigheidslijst (PRESENT.XLS), zodat ze kan gebruikt worden als referentie voor de =VERT.ZOEKEN()-functie. Voeg een extra kolom in naast de volledige lijst (ALLEN.XLS) en gebruik daarin die functie om elk exemplaar op te zoeken in het andere werkmap. Wie daar niet in gevonden wordt, was afwezig. Combineer =VERT.ZOEKEN() met de =ALS()-functie, om een bepaalde tekst te laten verschijnen naast het nummer van zo’n aanwezige, zodat die onmiddellijk in het oog springt.

Hoe kunnen we de nummers uit lijst één vinden, die niet voorkomen in lijst twee?

We gebruiken =VERT.ZOEKEN() hier niet op de traditionele manier: een opzoeking doen van een sleutel in de eerste kolom, om dan de overeenstemmende waarde te vinden in een kolom die zich zoveel posities rechts ervan bevindt. In deze oefening is het er ons enkel om te doen na te gaan of een bepaalde waarde wel bestaat in die eerste kolom. Vandaar de 1 als derde argument van de functie.

Belangrijker is het om de (optionele) vierde parameter wél te gebruiken en als ONWAAR in te stellen. Standaard veronderstelt Excel daarvoor immers WAAR: dat houdt in dat bij niet aantreffen van de opgezochte waarde, wel degelijk een resultaat teruggegeven wordt, maar dan van een sleutelwaarde die net kleiner is. Vermelden we hier expliciet ONWAAR, dan eisen we een precieze vondst en genereert het tegendeel de foutcode #N/B. Met de functie =ISNB() kunnen we dit nagaan.



Een beetje goochelen met VERT.ZOEKEN, ALS en ISNB, en de afwezigen zijn gevonden!
Nu nog ALLEN.XLS aflopend sorteren op kolom B, en de afwezigen komen netjes onder elkaar te staan, bovenaan het lijstje.

Werkt op: alle versies van Excel