Nu gaat exporteren vanuit Access naar Excel wel vrij vlot, maar wat met de andere richting? Vreemd genoeg heeft Microsoft hiervoor niet een gelijkaardige functionaliteit voorzien. Ze houden het liever iets algemener, met een menuoptie voor het binnenhalen van gegevens uit een haast willekeurige externe bron: we vinden ze onder menu Data / Externe gegevens importeren / Gegevens importeren.

Excel beschikt over een algemene importfunctie voor externe gegevens.

In een volgende stap moeten we de gegevensbron gaan zoeken. In ons geval gaat het om een bestand met extensie .mdb, maar langs deze weg kunnen ook andere, via ODBC gedefinieerde databases benaderd worden: denken we maar aan meer professioneel gerichte systemen als Oracle of SQL Server. Dit laatste vergt dan wel enige voorbereiding in de ODBC-beheerder binnen het systeembeheer van het configuratiescherm. Maar gezien we het nu bij Access houden, is deze extra stap niet nodig.

Treft Excel meerdere tabellen aan in het geselecteerde Access-bestand, dan krijgen we deze in een lijst gepresenteerd om de gewenste eruit te pikken. Tenslotte geven we nog een plaats aan in het actieve werkboek, waar de gegevens dienen terecht te komen en we krijgen de inhoud van de tabel te zien, met de records netjes over opeenvolgende rijen uitgesmeerd en de velden in kolommen naast elkaar.

Het gaat echter niet zomaar om een eenmalige kopie: Excel heeft het geïmporteerde bereik automatisch de naam van de database gegeven. En bovendien worden enkele knoppen actief van de werkbalk Externe gegevens, die zomaar verschijnt, als de celwijzer ergens binnen dat bereik staat. Excel noemt het geïmporteerde bereik een ‘Querydefinitie’, die ter beschikking blijft om vernieuwd of aangepast te worden.

Een geïmporteerde Access-tabel wordt automatisch een Querydefinitie binnen Excel.

Proberen we even de knop Gegevensbereikeigenschappen uit (of de gelijknamige menuoptie, terug te vinden via menu Data / Externe gegevens importeren), dan krijgen we onder meer de mogelijkheid om de vernieuwingsfrequentie te wijzigen of om ervoor te zorgen dat de externe gegevens netjes gewist worden bij het opslaan van het werkblad. Kwestie van geen gevoelige gegevens uit de bedrijfsdatabase een eigen leven te geven in een Excel werkblad.

Werkt op: Alle versies van Excel