We vertrekken van een personeelsdatabase: een middelgroot bedrijf houdt van zijn personeel enkele basisgegevens bij, zoals hun naam, geslacht, contracttype, datum in dienst, functie en departement. Heel vaak ligt daarbij Excel voor de hand als onderliggend platform. Dus krijgen we een vertreksituatie met evenveel kolommen als er bijgehouden velden zijn, en evenveel rijen als er werknemers zijn.

We zouden nu de verdeling van de geslachten over de contracttypes willen bestuderen: zijn er contracttypes die populairder zijn bij de vrouwen dan bij de mannen? Voor dit soort analyses dringt de draaitabel zich als vanzelf op. We selecteren een willekeurige cel in de database, en kiezen voor Invoegen > Draaitabel. Automatisch detecteert de spreadsheet dan het gebruikte bereik, en stelt dit standaard voor. Als locatie voor het eindresultaat willen we geen Nieuw werkblad, maar gaan voor een plaats in het Bestaand werkblad. Zo krijgen we alles netjes naast elkaar te zien. We klikken daarvoor in de eerste vrije cel rechts van de gegevenszone.


Na het initiële invoegen van een draaitabel krijgen we deze naakte startsituatie.

De naakte draaitabel, die we dan krijgen, staat te smeken om kolomvelden, rijvelden en gegevensitems. Die halen we uit de lijst aan de rechterkant van het werkscherm. Laten we “Gender” naar de kolommen slepen, “Type” naar de rijen en “Name” naar het binnenveld van de tabel. Zo geven we te kennen dat we een telling van het personeel op basis van hun naam wensen.


Verslepen van “Gender”, “Type” en “Name” naar de crosstab levert deze cijfers op.

We merken dus dat zowel bij de mannen als de vrouwen het fulltime contracttype het meest populaire is. Bovendien zijn de werknemers in dit bedrijf vrij mooi verdeeld over de geslachten. En zo zijn nog talrijke andere vaststellingen uit dit rekenblad te halen.

Hier houdt het niet bij op! Een draaitabel laat zich makkelijk manipuleren door enkele extra sleepbewegingen. Maar dit is voer voor een andere Exceltip…

Werkt op: alle versies van Excel