Gratis serverdienst met centraal beheer

Google Apps is een verzameling diensten die u kunt samenbrengen onder uw eigen domeinnaam. Het systeem fungeert hiermee als privé mailserver, waarbij iedereen met een mailaccount ook een online agenda heeft en die desgewenst met elkaar kan delen. Verder kunnen gebruikers online documenten bewerken en delen en hebben ze een eigen startpagina. Google Apps is helemaal gratis en is erg handig voor bijvoorbeeld gezinnen of families, verenigingen en zelfs voor kleine bedrijfjes. Alles wordt door Google gehost en u hoeft verder geen software te downloaden of hardware te kopen. Zelf heb ik ruim tien jaar lang een eigen (mail)server gedraaid, maar sinds een half jaar ben ik (en daarmee mijn familie) volledig overgestapt.

Benodigdheden en vereiste kennis

Als u met deze workshop aan de slag wilt, moet u eerst een eigen domeinnaam geregistreerd hebben. Zonder een domeinnaam kunt u dit stappenplan niet volgen. Verder moet het bedrijf waar uw domeinnaam geregistreerd staat, de mogelijkheid bieden om via een online systeem (een ‘control panel’) de DNS-gegevens van uw domein aan te passen. U dient zelf uit te zoeken hóe u deze gegevens kunt aanpassen (zie stap 5 tot en met 8). Beschikt u niet over de benodigde kennis, vraag eerst het domeinregistratiebedrijf hoe u een zogenoemde CNAME kunt aanmaken op uw domein of vraag onze forumleden om hulp. Middels deze CNAME ‘bewijst’ u aan Google dat u de eigenaar bent van het domein en zonder dit bewijs kunt u de Google Apps-diensten niet gebruiken.

Praktijkvoorbeelden

Om te proberen deze ingewikkelde materie helder te maken, tonen we in stap 7 en 12 twee praktijkvoorbeelden van de instellingen van het domein dat we in het hele stappenplan als voorbeeld gebruiken (papertale.nl). Let wel: u kunt die stappen niet letterlijk volgen, tenzij uw domein toevallig bij dezelfde hostingprovider geregistreerd is.

01 Drie versies

Van Google Apps bestaan drie versies: de standaardversie voor particulieren, kleine organisaties en verenigingen; een educatieve versie voor scholen; en een betaalde professionele versie (40 euro per account per jaar). In deze workshop gaan we uit van de gratis basisversie, die ondanks zijn beperkte functionaliteit meer dan voldoende mogelijkheden biedt voor de thuisgebruiker. Elke e-mailaccount heeft minimaal 7 GB opslagruimte en is toegankelijk via webmail (Gmail), pop3 en imap. Naast Gmail bevat Google Apps Standard: Google Agenda, Google Documenten, Google Talk, Page Creator en Startpagina.

02 Registreren (1)

Ga naar de website www.google.com/a en klik rechts op de pagina op de knop Organisaties en leden. Klik daarna op de blauwe knop Vergelijk de versies en meld u aan. Klik op de volgende pagina onder de kolom Standard op de knop Aanmelden. In het tabblad Ik wil een bestaande domeinnaam gebruiken selecteert u de optie Beheerder: ik ben de eigenaar of beheerder van dit domein. In het veld Uw domeinnaam opgeven typt u de naam van uw domein: uwdomein.nl. In ons voorbeeld gebruiken we de naam papertale.nl.

03 Registreren (2)

Klik op de knop Aan de slag. Op de volgende pagina ziet u een formulier dat u moet invullen, alleen de velden met sterretje zijn verplicht. U begint met het invullen van een aantal gebruikers. U bent niet direct gebonden aan een bepaald maximum, dus kies het vooral niet te krap. In ons voorbeeld voeren we 100 in. Let erop dat u een geldig e-mailadres invult, en klik onderaan het formulier op de knop op Doorgaan.

04 Beheerdersaccount

Met het beheerdersaccount maakt u alle instellingen voor uw domein. Later kunt u desgewenst meerdere accounts beheerrechten geven. De naam van het beheerdersaccount wordt bepaald door de voor- en achternaam die u in het registratieformulier hebt ingevuld. Kies voor dit account een gebruikersnaam die niet te makkelijk te raden is. Dus liever geen admin@uwdomein.nl, maar bijvoorbeeld iets als superuser42@uwdomein.nl. Kies ook een veilig en sterk wachtwoord: dit account biedt immers toegang tot de beheerpagina van Google Apps. Bevestig met de knop Ik ga akkoord.

05 Domeinverificatie

Het configuratiescherm (dashboard) van Google Apps wordt geladen: alle diensten zijn nog inactief en er is nog maar één gebruiker (het beheeraccount). Het allerbelangrijkste is om eerst aan te tonen dat u werkelijk de eigenaar bent van de door u opgegeven domeinnaam. Klik op Eigendom van het domein verifiëren. Er zijn twee manieren om dat te doen: door in de DNS-gegevens van uw domein een specifieke CNAME aan te maken of door een speciaal html-bestand te uploaden naar uw domein. In de volgende stappen bespreken we specifiek de eerste methode.

06 CNAME (1)

Als u kiest voor het maken van een CNAME, dan gaat u naar de website van het bedrijf bij wie u uw domeinnaam hebt geregistreerd. Helaas kunnen we geen exacte handleiding maken voor deze stap, want er zijn honderden domeinregistratiebedrijven en bij de meesten werkt de DNS-beheer op een iets andere manier. Ooit hebt u inloggegevens gekregen waarmee zich kunt aanmelden bij uw domeinregistratiebedrijf. Log in op hun website en zoek de pagina voor DNS-beheer. In de volgende stap geven we een praktijkvoorbeeld.

07 CNAME (praktijkvoorbeeld)

De CNAME die u van Google moet aanmaken op uw domein bevat een unieke tekst. Bij ons was dat voor ons voorbeelddomein Papertale.nl de code googledc0d4fa6b0e5fa1. Voor uw domein is dat een andere code.
Ons voorbeelddomein is geregistreerd bij het bedrijf Argeweb.nl. Daar loggen we in met ons klantnummer en wachtwoord. Via de beheerfuncties van Argeweb kunnen we het DNS-zonefile aanpassen. Daar maken we een nieuw CNAME-record aan met de naam googledc0d4fa6b0e5fa1 dat verwijst naar google.com.

08 Even geduld a.u.b.

Het duurt vaak een tijdje voordat de DNS-gegevens worden ‘doorgefilterd’ en Google aan de CNAME ziet dat de domeinverificatie geslaagd is: soms tot wel 48 uur. Even geduld dus. Klik ondertussen op de pagina Verifieer dat u de eigenaar bent van het domein op de knop Controleer. U gaat terug naar het Dashboard. Zolang de verificatie niet voltooid is, staat bovenaan het scherm de tekst We zijn bezig het eigendom van het domein te verifiëren. Dit kan 48 uur duren.

09 Verificatie voltooid

U kunt eventueel al aan de slag met andere instellingen in het Google Apps Dashboard (zoals het activeren van de e-mail), maar misschien wacht u liever tot de domeinverificatie voltooid is. Wat u ook doet, u kunt altijd tussentijds het dashboard sluiten en u later opnieuw aanmelden via de url www.google.com/a/uwdomein.nl. U meldt zich aan met de gegevens uit stap 4. Wanneer de verificatie voltooid is, worden de meeste diensten (bijvoorbeeld Startpagina, Docs, Agenda, Sites en Chat) vanzelf actief.

Gebruikersaccounts

Als beheerder hebt veel controle over de gebruikersaccounts. U hebt uiteraard geen toegang tot individuele mailboxen (in verband met privacy), maar u kunt wel zien wanneer iemand voor het laatste is ingelogd en hoeveel procent van de 7 GB opslagruimte hij of zij gebruikt. En u kunt geen wachtwoorden inzien (wederom heeft dit maken met privacy en veiligheid), maar u kunt wel iemands wachtwoord opnieuw instellen als daar om gevraagd wordt. En als iemand daar aanleiding toe geeft, kunt u het account tijdelijk blokkeren, al wordt dan ook de e-mail naar dat adres geweigerd.

Korte url

Standaard hebben gebruikers via http://mail.google.com/a/uwdomein.nl toegang tot hun e-mailaccounts. Door dit te wijzigen in bijvoorbeeld webmail.uwdomein.nl, is de toegang veel makkelijker te onthouden. Ga naar Service-instellingen / E-mail / Webadres / URL wijzigen. Volg de wizard, en vergeet vooral niet om weer een CNAME in het DNS-zonefile van uw hostingprovider aan te maken. U kunt deze korte url’s desgewenst ook aanmaken voor de andere vijf Google Apps-diensten.

10 E-mail activeren (1)

De belangrijkste functie (E-mail) heeft extra instellingen nodig voordat Google Apps als uw mailserver kan fungeren. Op ongeveer dezelfde manier als dat u een CNAME hebt aangemaakt bij uw domeinregistratiebedrijf, dient u nu de zogeheten MX-records aan te passen. Zorg dat u op de hoofdpagina van het Dashboard staat en klik op E-mail activeren. Google Apps toont nu een pagina met een hele verhandeling over het aanpassen van MX-records. De pagina biedt instructies op maat voor ruim dertig bekende Amerikaanse hostingproviders, maar helaas niet voor Nederlandse.

11 E-mail activeren (2)

Het is misschien even puzzelen, want het is complexe materie voor een leek. Meld u opnieuw aan op de beheerpagina van uw domeinregistratiebedrijf en ga wederom naar de plek waar u uw DNS-gegevens kunt wijzigen. Volg hierbij de instructies van Google op de pagina MX-records (Mail Exchange) wijzigen. Belangrijk is om het lijstje met de zeven MX-records zo nauwkeurig mogelijk in te voeren. Zodra u klaar bent met de wijzigingen, klikt u op de knop Ik heb de procedure voltooid.

12 MX-records (praktijkvoorbeeld)

Om ons Papertale.nl-domein weer als voorbeeld te nemen: wij loggen weer bij Argeweb omdat dit domein daar geregistreerd is. We gooien in het DNS-zonefile alle oude MX-records weg en voeren één voor één de zeven MX-records van Google toe. Via kopiëren/plakken voorkomen we dat we per ongeluk tikfouten maken. Het lijstje ziet er nu uit zoals in de afbeelding.

13 Nog eens 48 uur

Eenmaal terug in het Dashboard wordt uw geduld nogmaals op de proef gesteld, want ook het controleren van de MX-records door Google Apps kan maximaal 48 uur in beslag nemen. Maar in veel gevallen gaat het gelukkig veel sneller. Ondertussen kunt u alvast testmailtjes sturen naar het e-mailadres dat bij uw beheeraccount hoort (het adres gebruikersnaam@uwdomein.nl dat u in stap 4 hebt gemaakt). Om te controleren of deze testberichten al aankomen, klikt u helemaal rechtsboven in het Dashboard op Postvak IN dat de webmail van Google Apps opent.

14 Webmail = Gmail

Voor iedereen die al bekend is met Gmail heeft de webmail van Google Apps een zeer vertrouwde interface. Deze zijn vrijwel identiek aan elkaar. Bent u nog niet zo bekend met Gmail, of bent u geïnteresseerd in aanvullende tips en cursussen over Gmail, bekijk dan ons dossier over Gmail.
Onze testberichten op ons voorbeelddomein Papertale.nl zijn intussen aangekomen. Met het activeren van de e-mail is het ingewikkeldste deel van de configuratie voorbij en kunt u aan de slag met het instellen van alle leuke opties van Google Apps.

15 Gebruikers aanmaken

Om nieuwe gebruikers aan te maken gaat u terug naar het Dashboard (klik vanuit Postvak IN rechtsbovenin op Dit domein beheren). Klik in de blauwe menubalk op Gebruikersaccounts. Wilt u slechts enkele gebruikers aanmaken, doet u dat één voor één via de optie Een nieuwe gebruiker aanmaken: geef een voor-, achter- en gebruikersnaam op en klik op de knop Nieuwe gebruiker maken. Er wordt automatisch een tijdelijk wachtwoord aangemaakt, de eerste keer dat hij of zij inlogt, kiest de gebruiker zelf een definitief wachtwoord. Deze gegevens kunt u vanuit Dashboard naar de gebruiker sturen.

16 Veel gebruikers

Bij heel veel nieuwe gebruikers (bijvoorbeeld in een vereniging) kunt u het aanmaken enigszins automatiseren. Maak via Microsoft Excel of Google Docs een spreadsheet met de kolommen: username, first name, last name, password en vul het spreadsheet met alle gebruikers. Sla het bestand op als een csv-bestand (door komma’s gescheiden bestand). Daarna opent u het bestand in Kladblok en vervangt u via menu Bewerken / Vervangen alle puntkomma’s (;) door gewone komma’s. Klik dan in het overzicht van Gebruikersaccounts op de optie Meerdere gebruikers in één keer uploaden.

17 Invoer controleren

Controleer of u het spreadsheet volgens het voorbeeld gemaakt hebt en vink bij punt twee de optie Om een wachtwoordwijziging vragen aan. Selecteer bij punt drie het csv-bestand en klik op de knop Uploaden en doorgaan. Op de volgende pagina kunt u de invoer bekijken en als de lijst er goed uitziet, klikt u op de knop Update bevestigen en uitvoeren. Google Apps gaat de lijst verwerken, u ontvangt een e-mail als de klus klaar is (wat een tijdje kan duren als het lange lijst is). Ga ondertussen terug naar het overzicht Gebruikersaccounts.

18 Bijnamen maken

Vaak gebruik ik jpauty@ als e-mailadres, maar ik vind het handig om ook variaties als jose, jose.pauty, j.pauty te ontvangen. Om dergelijke variaties voor uzelf in te stellen, klikt u in de lijst met Gebruikersaccounts op uw account en scrolt u naar de sectie Bijnamen. Klik op Een bijnaam toevoegen en vul de bijnaam in. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan. Als u deze bijnamen ook als afzendadres wilt gebruiken, gaat u naar het Postvak IN / Instellingen / Accounts / Nog een e-mailadres toevoegen. Volg de wizard.

19 Verzameladres maken

Behalve de bijnamen kan het soms handig zijn om ook post gestuurd naar niet-bestaande adressen af te vangen in een aparte mailbox. We noemen zoiets een ‘catch all’-adres of een verzameladres. Maak speciaal hiervoor een nieuw account aan, bijvoorbeeld: vergaarbak@uwdomein.nl. Ga via het menu Service-instellingen / E-mail naar Verzameladres. Standaard wordt al die onbezorgbare mail verwijderd. Vink nu de optie E-mail doorsturen naar aan en geef het nieuwe adres op. Het Postvak IN van dit account zal vanaf nu ook de nodige spam ontvangen, gelukkig vangt Gmail daar al een groot deel van af.

20 Mailinglijst maken

Als u vaak dezelfde groep mensen een e-mail stuurt (of dat van plan bent), dan kunt u een mailinglijst aanmaken. Denk aan álle familieleden voor de jaarlijkse reünie of een nieuwsbrief voor alle verenigingsleden. Deze lijst kan namen bevatten van mensen met accounts binnen uw domein, maar ook willekeurige adressen daarbuiten. Klik op Mailinglijst maken. Geef de lijst een naam (bijvoorbeeld reunie) en voeg één voor één alle ontvangers toe. Let wel: het is een open lijst, iedereen kan mailen naar het adres reunie@papertale.nl (bijvoorbeeld) en iedereen op die lijst ontvangt alle berichten.

21 Tot slot

In deze workshop hebben we de basis van Google Apps besproken, vooral de e-mailfunctionaliteit. Maar het systeem kan nog ontzettend veel meer. Over de documenten en agenda’s (al dan niet gedeeld) en de startpagina hebben we het nog niet gehad. Of over de mogelijkheid om meerdere domeinnamen aan elkaar te knopen. Dit zijn aspecten die we zeker niet onbesproken willen laten. Bent u geïnteresseerd in vervolgartikelen over Google Apps? In Computer!Totaal 01/2009 staat een vervolgartikel.