Stap 3: Formules

Het importeren van documenten met formules uit Excel is natuurlijk handig, maar met Google Spreadsheets kunt u, indien nodig, zelf ook heel eenvoudig nieuwe formules aanmaken. We hebben te maken met een webapplicatie, normaal gesproken zou dat betekenen dat de werking enigszins anders is dan met een applicatie die u moet installeren. Bij Google Spreadsheets is dat niet het geval. Acties ongedaan maken met Ctrl+Z, meer velden selecteren door met de muis te slepen, het werkt allemaal precies zoals in een desktopprogramma.

Stel dat we willen weten hoeveel de vaste lasten voor de maand augustus bedragen, dan is dat eenvoudig bij elkaar opgeteld. Vul in de eerste kolom het kopje Onkosten in en daaronder de lasten die u voor de komende maand hebt geprojecteerd. Sla na de laatste ‘last’ een regeltje over en typ daar Totaal. In de tweede kolom vult u naast Onkosten het woord Bedrag in. Hoe u deze kopjes noemt mag u natuurlijk zelf weten, het gaat om slechts een voorbeeld. In de kolom bedrag vult u naast de links omschreven vaste lasten de bijbehorende bedragen in. Als u de sortering van de vaste lasten liever anders ziet, klik dan op het tabblad Sorteren, u kunt dan aangeven hoe u de rijen gesorteerd wilt hebben. De rij met de omschrijving moet natuurlijk blijven staan, deze kunt u vastzetten door te klikken op de knop Rijkoppen vastzetten . Klik vervolgens weer op het tabblad Bewerken om door te gaan met uw berekening.

In het tabblad Sorteren kunt u rijen eenvoudig sorteren en vastzetten.

Klik nu op de eerste cel met daarin het bedrag en sleep de muis tot het laatste bedrag, hiermee selecteert u alle cellen met daarin bedragen. Klik vervolgens in het menu daarboven op Indeling en in het uitklapmenu op Valuta. Op deze manier geeft u aan dat het om geldbedragen gaat. Om er een berekening op los te laten, klikt u op de cel naast Totaal, onder alle bedragen. We willen dat deze cel het totaalbedrag bevat van alle vaste lasten. Klik op het tabblad Formules en rechts op de optie Sum. Vervolgens klikt u wederom op de eerste cel met daarin een bedrag en sleept u de muis tot aan het laatste bedrag. Druk hierna op Enter. In de cel zal nu automatisch een optelsom worden gemaakt van de door u geselecteerde cellen. Het gaat in dit voorbeeld slechts een hele simpele rekenformule, uiteraard kunt u de rekenkracht van Google Spreadsheets gebruiken voor veel complexere berekeningen.

Een som maken binnen uw Google Spreadsheet.

Bereiknamen

Een handige optie binnen Google Spreadsheets is de mogelijkheid om een groep cellen een bereiknaam te geven. De cellen die we zojuist selecteerden, zouden we met behulp van de knop Bereiknamen kunnen samenvatten onder de naam Vaste Lasten. Op deze manier kunt u sneller en overzichtelijker formules maken, zeker wanneer de hoeveelheid gegevens oploopt.

Stap 4: Versiebeheer

Ieder mens maakt fouten, daar zijn we nu eenmaal mensen voor. Bij Google Spreadsheets worden deze fouten echter veel minder hard afgestraft. Wanneer u een spreadsheet bewerkt, dan kunt u deze tussentijds opslaan. Maar wat als u een half uur later ontdekt dat u een bepaalde wijziging nooit had moeten doorvoeren? Geen nood, Google bewaart namelijk verschillende versies van uw document. Wanneer u klikt op het tabblad Revisies, krijgt u een overzicht van alle momenten waarop Google uw document tussentijds heeft opgeslagen (dit gebeurt iedere keer als u iets wijzigt). Als u de versie hebt gevonden die u zocht, kunt u het gewenste gedeelte kopiëren en in uw huidige document plakken of ervoor kiezen om de revisie terug te zetten met behulp van de knop Deze revisie terugzetten in het menu rechtsboven. Op deze manier is de kans dat u belangrijke gegevens of formules kwijtraakt wel héél erg klein.

U kunt eenvoudig oude versies van uw document oproepen.

Volgende pagina