Stap 5: Spreadsheets delen en beschermen

De grote kracht van Google Spreadsheets zit ‘m niet zozeer in de geavanceerde rekenmogelijkheden of het feit dat het gratis is. Wat de dienst naar grote hoogten stuwt, is de mogelijkheid om spreadsheets te delen. U kunt uw spreadsheet delen met iedereen die beschikt over een Google-account. U doet dit als volgt.

Klik op het tabblad Delen aan de rechterkant. In het venster dat nu verschijnt kunt u mensen uitnodigen door het e-mail adres te typen of ze te selecteren uit uw adresboek (klik dan op Kiezen uit contactpersonen). Als u niet wil dat er verandering in uw sheets worden aangebracht, kunt u ‘kijkers’ in het leven roepen, mensen die niets mogen veranderen. Mogen ze dat wel, dan kunt u ‘bijdragers’ aanmaken. Via de optie Bijdragers kunnen anderen uitnodigen stelt u de genodigden in staat om zelf ook mensen uit te nodigen. Als u een vinkje plaatst bij de optie Uitnodigingen kunnen door iedereen worden gebruikt plaatst, kan iedereen met een Google-account die de link naar uw spreadsheet in handen krijgt, het document gebruiken.

U hebt verschillende opties om uw spreadsheet te delen met anderen.

Wanneer u een document deelt met kijkers benut u de mogelijkheid om iedereen inzage te geven in uw spreadsheet, zonder het risico dat er ongewenst dingen veranderd worden. Wanneer u een document deelt met bijdragers loopt u dit risico natuurlijk wel, dus is het zaak om een document alleen te sturen naar iemand die u vertrouwt. Er is op dit moment geen limiet aan het aantal mensen met wie u een spreadsheet kunt delen, wel is er een limiet van vijftig mensen die tegelijkertijd aan het document kunnen werken.

Wanneer u het document deelt, ziet u naast de cellen die u zelf selecteert, ook met welke cellen uw bijdragers bezig zijn. De celomlijning van bijdragers hebben een andere kleur dan die van u, zodat u ze makkelijk kunt herkennen. Wilt u exact weten waar uw bijdragers mee bezig zijn? Klik dan op het tabblad Discussiëren aan de rechterkant. In dit venster kunt u chatten met iedereen die uw spreadsheet bekijkt, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Terwijl u aan het spreadsheet werkt, kunt u chatten met kijkers en bijdragers.

Delen is extra opletten

Hoewel Google goed heeft nagedacht over het delen van deze spreadsheets, blijft er natuurlijk altijd het risico dat iemand die in uw document aan het werken is dingen verandert die u zelf net had aangepast. Dankzij het versiebeheer is er dan geen man overboord, maar leuk is anders. Zorg dat u goed communiceert wanneer u gelijktijdig met iemand in een spreadsheet aan het werken bent, de chatfunctie is niet voor niets ingebouwd.

Stap 6: Spreadsheets publiceren

U kunt uw spreadsheets exporteren naar een Excel-, Open Office.org-, html-, tekst- of een pdf-bestand. Desgewenst is de spreadsheet (zij het met wat html-kennis) te implementeren in uw weblog of webpagina, zodat deze pagina altijd over de laatste gegevens beschikt.

Een spreadsheet exporteren gaat als volgt. Klik op de knop Bestand in het menu bovenin en op Exporteren in het menu dat uitklapt. Kies vervolgens voor het soort bestand dat u wilt opslaan en klik op Opslaan in het venster dat verschijnt. Uw spreadsheet wordt vervolgens in het bestand naar keuze opgeslagen.

U kunt uw spreadsheet exporteren in verschillende bestandsformaten.

Om uw spreadsheet te publiceren, klikt u op het tabblad Publiceren, helemaal rechts en vervolgens op Nu Publiceren. Bij het kopje Welke gedeelten kunt u aangeven welke gedeelten van de spreadsheet u wellicht niet wilt publiceren. Via de link Meer publicatie-opties kunt u instellen hoe de spreadsheet gepubliceerd wordt. Door hier te kiezen voor HTML voor het insluiten in een webpagina wordt een html-code gegenereerd met een iframe. Door deze code in uw website of weblog te plakken verschijnt de laatste versie van het document altijd op de plek waar u wilt.

Uw spreadsheet is eenvoudig te publiceren naar uw eigen website of weblog.