Je pc automatiseren met sneltoetsen
Pc's moeten ons het leven makkelijker maken en toch krijg je vaak het gevoel dat het beter kan. Hoe vaak moet je niet dezelfde taken uitvoeren of dezelfde tekst ingeven? Macro Keys is een tool om tijdwinst te boeken, met eenvoudige toetsencombinaties open je programma's of verstuur je mails.
Tip 01: Systeemvak
Download het de installatiebestand van Macro Keys via de website van de maker. De installatie is veilig en enkele seconden later staat het programma open op het bureaublad. Standaard start het programma automatisch mee met Windows. Dat is ook de bedoeling omdat je deze software op ieder moment wilt kunnen gebruiken. Maar heb je een hekel aan toepassingen die zichzelf activeren, dan kun je de automatische opstart alsnog uitschakelen in de instellingen van Macro Keys. Met de knop Exit zet je het programma helemaal uit. Om het programma gewoon te verbergen, terwijl het wel actief blijft, gebruik je de knop Send to Tray. Hierdoor krijg je in het systeemvak een nieuwe miniatuurknop voor Macro Keys. Lees ook: 15 vervelende taken automatiseren op je pc.
Tip 01 Je kunt Makro Keys opbergen in het systeemvak.
Freeware of shareware
Het was aanvankelijk wat verwarrend of we moesten betalen voor deze software. Maker NewSoftwares is zelf verantwoordelijkheid voor deze onduidelijkheid. Op de website heeft de producent het over freeware, maar in de helpbestanden staat dat het slechts om een gratis proefversie gaat. De Register-knop in het programma zou je naar de webpagina moeten leiden waar je de volledige versie zou kunnen kopen. Vreemd, er is geen Register-knop in het programma aanwezig en op de website vinden we geen aankooppagina en ook geen prijs. Als we de vraag aan de support van NewSoftwares stellen, blijft het stil. Op de website Download.com lezen we dat vanaf versie 4.0 het programma toch helemaal gratis is voor persoonlijk en commercieel gebruik.
De helpbestanden zijn kennelijk nog afgestemd op een oude versie, vanaf versie 4 is de software wel degelijk freeware volgens Download.com.
Tip 02: Drie functies
Macro Keys is typische productiviteitssoftware. Je gaat er effectief vlotter van werken zonder dat je daarvoor ingewikkelde combinaties hoeft te onthouden. Het sleutelwoord is van deze toepassing is 'hotkey': een toetsencombinatie die je koppelt aan bepaalde handelingen. Zo'n hotkey kun je inzetten voor drie zaken. Je opent snel programma's, websites, mappen of bestanden met zo'n hotkey. Of Macro Keys plakt een van maximaal 100 items die zijn opgeslagen in een soort superklembord. Of het voert een vooraf ingetikt tekstfragment in.
Tip 02 De drie kernfuncties van Macro Keys zitten in de drie tabbladen.
Tip 03: Launcher
Het programma neemt weinig ruimte in op het bureaublad en bestaat uit drie tabbladen: Macro Shortcuts, Multiple Clipboards en Hotkey Launcher. De Hotkey Launcher werkt niet alleen erg makkelijk, deze tool oogt ook bijzonder professioneel. Je zou bijna hopen, dat iemand puur toevallig over je schouder zou meekijken. Met de ene toetsencombinatie activeer je Microsoft Word, met de andere hotkey open je een map vanaf de server op het bureaublad. En om snel een bepaalde website op het scherm te laten verschijnen, gebruik je alweer een andere toetsencombinatie. De kunst is om ervoor te zorgen dat je al die toetsencombinaties makkelijk kunt onthouden.
Tip 03 Met de bovenste hotkey openen we Photoshop Elements, met de onderste openen we een map op de server.
Tip 04: Alt, Shift of Ctrl
In eerste instantie krijg je Macro Keys in de vingers als 'sneltoets-programmastarter'. Met sneltoetsen maak je koppelingen naar elke bron. In het tabblad Hotkey Launcher klik je op de knop Add Hotkey. Vervolgens kom je bij het subtabblad Run Program / File. Via de knop Browse navigeer je naar het bestand of het programma dat je wilt verbinden aan de sneltoets.
Wij willen bijvoorbeeld Firefox openen, daarom navigeren we naar C:\Program Files (x86)\Mozilla Firefox\firefox.exe en dan klikken we op Openen. Vervolgens kies je een sneltoets om dit programma te openen, die je combineert met de Alt-, Shift- en/of Ctrl-toets. Houd het simpel en baseer je op de beginletter van de toepassing. Wij gebruiken Ctrl+Alt+P voor Photoshop, Ctrl+Alt+F voor Firefox, Ctrl+Alt+W voor Word, Ctrl+Alt+E voor Excel. Klik telkens op OK om te bevestigen.
Tip 04 We koppelen Alt+Ctrl+F aan Firefox.
In de achtergrond
Wanneer je bij de instellingen (via de groene knop Options in de menubalk) hebt ingesteld dat Macro Keys samen met Windows opstart, loopt het programma in de achtergrond. Je hoeft het programma dan uiteraard niet op het bureaublad te brengen om de launcher, het meervoudige klemboard of de macro's te gebruiken.
Tip 05: Hotkey aanpassen
In het minivenster van de Hotkey Launcher verschijnen de snelkoppelingen in de volgorde zoals je ze hebt aangemaakt. Je kunt deze volgorde helaas niet aanpassen. Ook zie je telkens welke mappen, bestanden of programma's aan die koppelingen verbonden zijn. Om zo'n toetsencombinatie te wijzigen, selecteer je de hotkey in de lijst en klik je onderaan op de knop Edit Hotkey. Vervolgens kun je de locatie van het bestand of programma aanpassen en de snelkoppeling veranderen. Er is ook een knop Delete Hotkey om een geselecteerde koppeling te verwijderen.
Tip 05 Met de knop Edit Hotkey kun je de koppeling en de hotkey steeds aanpassen.
Tip 06: Websites en mail
Als je eenmaal de vorige eenvoudige stappen kent, dan kun je de Hotkey Launcher nog voor andere opdrachten gebruiken. Je ziet die mogelijkheden pas nadat je op de knop Add Hotkey hebt geklikt. Op die manier kom je bij de tabbladen Open Folder / Drive, Visit Website en Email a Friend. Om een website te openen in je favoriete browser noteer je de url in het adresvak en daarna koppel je een hotkey aan dit webadres. Omdat we daarstraks de combinatie met Ctrl+Alt aan programma's hebben gekoppeld, gebruiken we nu bijvoorbeeld Ctrl+Shift+T voor http://tipsentrucs.nl en Ctrl+Shift+G voor Google. Het tabblad Email a Friend werkt precies hetzelfde voor mailcontacten.
Tip 06 Ook websites kun je via een sneltoets openen.
Tip 07: Multiple Clipboards
Macro Keys onthoudt automatisch de 100 laatste items die je hebt gekopieerd. Het onthoudt die items zelfs nadat je de pc opnieuw hebt opgestart. Dit komt natuurlijk van pas wanneer je veel gegevens van het ene naar het andere document moet kopiëren en plakken. Er zijn wel enkele beperkingen. Multiple Clipboards (multifunctioneel klembord) onthoudt uitsluitend tekst en cijfers. Een afbeelding, een foto, een grafiek, een stukje audio, of filmfragment kan Macro Keys niet onthouden. Een pluspunt van Multiple Clipboards is dat je niets hoeft te doen om de klembordlijst aan te leggen. Iedere selectie tekst of cijfers die je met Ctrl+C kopieert, verschijnt automatisch in de overzichtslijst.
Tip 07 De laatste 100 items die je kopieert, komen in een lijst.
Tip 08: Nieuwste bovenaan
Open de instellingen van het programma (via de groene knop Options in de menubalk) en ga na of de optie Enable Multiple Clipboard actief is. Zorg zeker dat de optie Add New Entries on Top aangevinkt staat, dat zorgt dat de meeste recente items die je hebt gekopieerd bovenaan in de lijst staan. Anders moet je straks door een lijst van 100 items heen scrollen om de nieuwste items te vinden en dat is niet handig. Met de optie Fetch Clipboard on Load zal het programma zelfs het laatste item dat je hebt gekopieerd voordat Macro Keys actief werd, in de lijst opnemen. Wanneer de lijst van 100 items helemaal vol is, zal het programma automatisch het oudste item verwijderen om plaats te maken voor een nieuw item.
Tip 08 Zorg dat de meest recente gekopieerde items bovenaan staan.
Tip 09: Testen
Om zo'n gekopieerd item te plakken in je mail of in een tekstdocument, typ je de shortcut die voor het klemborditem in de lijst te zien is. Je hoeft de toetsen niet tegelijk in te drukken, je typt gewoon de combinatie zoals ze in de lijst te zien is. Je kunt eventueel ook het item selecteren, op de knop Copy klikken en dan het item in het nieuwe document plakken. Ieder item krijgt namelijk een prefix, gevolgd door een 'c' en een volgnummer. Dit zal werken met alle programma's die tekstinput ondersteunen zoals een tekstverwerker, e-mailprogramma, instant messenger en online formulieren. Probeer de shortcuts in verschillende toepassingen. Bij de meeste programma's werken ze, maar er zijn uitzonderingen.
Tip 09 De prefix zal het programma telkens zelf automatisch toevoegen.
Tip 10: Macro Shortcuts
Het tabblad Macro Shortcuts gebruik je om vooraf ingetikte, veelgebruikte tekstfragmenten te plaatsen. Macro Keys zal die invoeren op de plaats waar de cursor staat, telkens wanneer je het signaalwoord typt. Zo zou je er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat telkens wanneer je *groet typt de tekst Met vriendelijke groeten, verschijnt, gevolgd door je naam en adresgegevens. In het tabblad Macro Shortcuts klik je op de knop Add Macro. Links bovenaan vul je de signaalterm in, dat noemen ze hier de 'trigger'. Je hoeft nog geen voorvoegsel te verzinnen, dat bepaal je zo dadelijk in de opties. Zorg dat de trigger een kort duidelijk woord is, zodat je over enkele maanden nog weet waarvoor hij staat.
Tip 10 Iedere shortcut activeert telkens een andere voorgeprogrammeerde tekst.
Tip 11: Bijzondere toetsen
In het vak Text to Send typ je de tekst die automatisch verschijnt wanneer je de trigger typt. Onderaan in dit venster staat een virtueel toetsenbord om bijzondere toetsen in het Text to Send-vak in te voeren. Op die manier is het mogelijk een macro te schrijven waarmee je formulieren kunt invullen, waarbij je de tekst laat verspringen via de Tab-toets en waar je ook de toetsen Up, Down, Left, Right en Enter gebruikt. Ben je klaar, dan klik je op OK.
Moet je bijvoorbeeld je mailadres en wachtwoord in een webdocument invullen, dan kun je dat in Macro Keys invullen bij Text to Send met behulp van de bijzondere toetsen als jan.janssens@internet.nl[tab]wachtwoord[Enter]. Koppel dit aan de shortcut ,y, dan hoef je vanaf nu alleen ,y te typen om in te loggen met deze gegevens.
Tip 11 Ook bijzondere toetsen als Tab, Enter en Spatie kun je toevoegen aan een macro.
Prefix wijzigen
Via de knop Options bepaal je de prefix voor de macro's. Standaard staat hier een komma ingevuld. Dat betekent dat wanneer je ,groet typt bijvoorbeeld de tekst Met vriendelijke groeten wordt ingevuld. Vind je de komma als prefix te riskant, dan kun je die prefix wijzigen. Je zult merken dat dit voorvoegsel automatisch mee verandert in de lijst Macro Shortcuts die Macro Keys al heeft opgeslagen.
Kies een voorvoegsel dat je niet gemakkelijk per vergissing zal gebruiken.
Tip 12: Beveiligen
Via de knop Options kun je deze tool op slot zetten door middel van een wachtwoord. Hiermee vermijd je dat anderen toegang krijgen tot je macro's, multifunctioneel klembord of launcher. De gevolgen zijn niet te overzien wanneer onbevoegden via deze tool persoonlijke gegevens of zelfs creditcardgegevens zouden kunnen ontfutselen die in een macro of in het multifunctioneel klembord zitten. Daarnaast worden alle macro's die je aanmaakt, versleuteld in een .dat-bestand.
Er zijn drie .dat-bestanden: voor de macro's, het meervoudig klembord en de hotkey launcher. Deze bestanden zitten in de map Macro Keys die op zijn beurt in de map Mijn Documenten zit. Wanneer je op de knop Add Macro klikt, kun je trouwens ook macro's importeren en exporteren in het .dat-formaat. Op die manier zou je dus macro's kunnen uitwisselen met anderen die ook gebruikmaken van dit programma. Of je kunt hiermee de macro's en sneltoetsen makkelijk uitwisselen met een andere computer als je meerdere systemen gebruikt.
Tip 12 Het is mogelijk om Macro Keys te beveiligen met een wachtwoord.