Alle post die u op uw Gmail-account ontvangt komt standaard in Postvak IN terecht. Dit kan uitgroeien tot een flinke berg berichten, waar u al snel in verdwaalt. Het uitsplitsen en ordenen van uw post maakt het er een stuk duidelijker en overzichtelijker op. Dat kan door met labels te werken.
1. Mappen of labels
In een programma zoals Outlook (Express) of Windows Live Mail maakt u berichtmappen aan zodat u uw post naar wens kunt ordenen. Ook in Gmail kan dat, alleen heten mappen daar labels. Labels zijn een soort etiketjes die u aan berichten toekent en elk bericht mag er één of meer hebben. Zo zijn berichten via meerdere wegen toegankelijk en sneller terug te vinden. Een aantal labels is altijd in Gmail aanwezig, dat worden systeemlabels genoemd. Daarnaast mag u zelf labels maken. Ze komen in de linkerkolom van Gmail te staan, zodat u post met een bepaald label snel en gemakkelijk kunt inzien.
Om een nieuw label te maken klikt u in de knoppenbalk boven de berichtenlijst op Labels en kiest u de onderste optie Labels beheren. Eventueel komt u op exact hetzelfde scherm uit door rechts bovenin het venster te klikken op Instellingen en dan naar tabblad Labels te gaan. Bovenaan worden allereerst de diverse systeemlabels van Gmail opgesomd. Zoals Verzonden berichten en Prullenbak.
Via Labels beheren krijgt u een goed overzicht van alle labels.
2. Eigen labels maken
Per systeemlabel mag u bepalen of het in Gmail zichtbaar is. Kiest u voor verbergen dan zal dat label ogenblikkelijk uit de linkerkolom verdwijnen. Geen nood, het is te herstellen door te klikken op weergeven. Uw eigen labels komen onder het kopje Labels te staan. Aanmaken kan door een naam in het tekstvak in te vullen en te klikken op Maken. Gewone labels mag u, in tegenstelling tot systeemlabels, ook weer verwijderen. Als u een label weggooit blijft alle post die dat label had wel gewoon bestaan. Een label aanmaken kan ook via de keuze Meer in de linkerkolom van Gmail. Daarmee kunt u ook razendsnel naar labelbeheer springen.
Berichten mag u van een label voorzien terwijl ze gewoon in bijvoorbeeld Postvak IN blijven staan, maar u mag ze ook naar het label verplaatsen. In het eerste geval is het label niet meer dan een extra etiketje, een soort categorie. Bij verplaatsen zal het bericht van de originele plek verdwijnen.
Gewone labels zijn te verbergen en mag u ook weer weggooien.
3. Labels gebruiken
In de berichtenlijst mag u een of meer berichten met vinkjes selecteren om ze (allemaal tegelijk) van labels te voorzien. Daarna klikt u in de knoppenbalk boven het overzicht op Labels. Een label toekennen terwijl u een bericht geopend hebt kan ook en werkt met dezelfde knop. Klikt u op de naam van een label, dan wordt dit meteen toegekend. Klikt u op het vierkantje, dan mag u meerdere labels aanvinken, waarna u voor Toepassen kiest. In de onderwerpregel is nu te zien welke labels aan een bericht zijn toegekend. Om een bericht te verplaatsen klikt u in de knoppenbalk op Verplaatsen naar en kiest u één label uit. Het kan ook door een bericht bij het selectievakje beet te pakken en naar het label te verslepen.
Klikt u in de linkerkolom op het vierkantje naast een label, dan mag u een leuk kleurtje aan het label toekennen, de naam wijzigen of het label verbergen. Klik op het label zelf om de berichten te zien.
Met vinkjes zijn meerdere labels in één keer toe te kennen.
Geneste labels
Er bestaat ook een trucje om labels te nesten in Gmail. Hiermee maakt u een soort submappen.