Informatie tussen verschillende edities en versies van Outlook synchroniseren is niet eenvoudig. Outlook gebruikt wanneer het niet in combinatie met een server wordt gebruikt, het pst-bestand als container voor alle gegevens. Dat is handig om te back-uppen, maar voorziet niet in een mogelijkheid ongelijke informatie op eenvoudige wijze uit te wisselen tussen verschillende installaties van Outlook. ActiveSync, Microsofts eigen synchronisatieprogramma is duidelijk bedoeld voor synchronisatie tussen maximaal één pc en een mobiel apparaat en mist veel intelligentie.

Easy2Sync for Outlook synchroniseert de informatie in Microsoft Outlook met andere installaties van Microsoft Outlook.

Synchronisatie

Easy2Sync for Outlook biedt alles wat voor synchronisatie van gegevens tussen twee en meer installaties van Microsoft Outlook nodig is. Het kan zowel synchroniseren, back-uppen, items toevoegen en verwijderen, in één of twee richtingen, direct tussen twee pc’s of via een tussenstation op een netwerkschijf of usb-geheugenstick. Daarbij wisselt het alleen de wijzigingen uit, wat de hele synchronisatie erg snel maakt.

Easy2Sync for Outlook ondersteunt bovendien iedere versie van Outlook sinds Outlook 98. Ook wisselt het moeiteloos de gegevens uit tussen verschillende versies. Bijvoorbeeld gegevens uitwisselen tussen Outlook 2000 en Outlook 2003 of 2007 is geen probleem, ondanks dat de versies tot en met Outlook 2000 een heel ander bestandsformaat gebruikten (niet unicode). De truc die Easy2Sync for Outlook hierbij toepast, is dat het de geïnstalleerde Outlook gebruikt om die gegevens te lezen en schrijven, het doet dit dus niet zelf.

Easy2Sync for Outlook ondersteunt een groot aantal mogelijkheden om gegevens uit te wisselen en kan dit bovendien ook tussen verschillende versies van Outlook.

Easy2Sync voor Outlook is behalve voor individuele gebruikers ook handig voor gezinnen en teams. Zij kunnen middels Easy2Sync for Outlook gemeenschappelijke agenda’s en takenlijsten bijhouden en synchroniseren.

Taken

Easy2Sync for Outlook werkt net als de meeste back-upprogramma’s met taken. Alle instellingen voor een bepaalde synchronisatie kunnen als één taak bewaard worden en later eenvoudig opnieuw uitgevoerd. Het maken van een taak gebeurt met een wizard die helpt de juiste manier van synchronisatie te kiezen, de juiste gegevens te selecteren en deze vervolgens eventueel te automatiseren.

Easy2Sync for Outlook bewaart de instellingen van een synchronisatie als taak.

Een taak kan werkelijk tot in de puntjes worden geconfigureerd. Zeker naarmate er meer dan twee versies van Outlook gesynchroniseerd worden, is het zaak goed op te letten bij het vaststellen van de afhandeling van uitzonderingen. Dit onderdeel van het programma goed in de vingers te krijgen is lastig en heeft een steilere leercurve dan andere delen (klik voor een demonstratie in flash).

Het opstellen van regels voor de precieze uitwisseling kan lastig zijn.

Drie versies

Easy2Sync voor Outlook is verkrijgbaar in drie versies. Een daarvan is ook gratis. Deze freewareversie is beperkt tot e-mailberichten in het Postvak IN en de Verzonden Items. Met de Home Edition, die 39 euro kost, kunt u e-mailberichten in alle mailmappen synchroniseren. Alleen de Business Edition biedt ondersteuning voor alle informatie in Outlook zoals behalve e-mail ook de taken, agenda-items en contactpersonen. Deze versie is dan ook de duurste en kost 59 euro. Alleen de Business Edition kan bovendien geautomatiseerd worden, bij de andere edities moet de synchronisatie handmatig gestart worden. De Business Edition kan ook als enige meerdere synchronisatietaken aan, bij de freeware en de Home Edition is dat maximaal één taak. Deze laatste beperking zal de meeste mensen minder problemen opleveren, de andere twee kunnen al snel reden zijn voor de Business Edition te kiezen.

Belangrijk is dat de licentie van Easy2Sync installatie op één computer toestaat. In de meeste gevallen is dit ook voldoende. Door bijvoorbeeld één computer als synchronisatie-pc te gebruiken. Alleen op die pc moet dan Easy2Sync for Outlook geïnstalleerd zijn. Bij een synchronisatie vanaf een andere pc wordt dan eerst een verbinding gemaakt naar die andere computer en wordt een deel van Easy2Sync vanaf die andere computer opgestart.

Easy2Sync is verkrijgbaar in drie versies, die allemaal de Assistent hebben om u te helpen de synchronisatie te configureren.

Conclusie

Easy2Sync is het beste programma dat wij hebben getest voor synchronisatie van gegevens tussen verschillende installaties van Microsoft Outlook. Het biedt de mogelijkheid in iedere denkbare richting en tussen twee en meer versies van Outlook te synchroniseren en te kopiëren. De mogelijkheid om regels op te stellen zijn bijna bedreigend groot, maakt dit onderdeel wat lastiger. Een strakker uiterlijk dat duidelijker aangeeft wat het programma precies gaat doen, kan daarbij helpen. Maar wie nu een goed hulpprogramma zoekt voor synchronisatie en back-up van de gegevens in Microsoft Outlook, doet met Easy2Sync for Outlook de juiste keuze.