Automatisch binnenkomende mail in mappen zetten

Zodra u e-mail ontvangt, plaatst Outlook die in Postvak IN. Omdat alle post op één hoop wordt gegooid, kunnen belangrijke berichten ondergesneeuwd raken en als u meerdere gebruikersaccounts hebt raakt u het overzicht kwijt. Door gebruik te maken van regels, kunt u alle mail meteen bij binnenkomst netjes verdelen.

1 Post verdelen

In een regel geeft u op eenvoudige wijze selectiecriteria aan, die globaal de volgende vorm hebben: ‘als ik een bericht ontvang met een bepaalde tekst in een veld, doe er dan het volgende mee’.

Regels vindt u onder Extra / Regels en waarschuwingen. Op tabblad E-mailregels staan alle regels bij elkaar en erboven vindt u opties waarmee u een nieuwe regel maakt of een bestaande aanpast of verwijdert. Heel handig is de optie Regels nu uitvoeren. Daarmee verwerkt u de berichten die al in Outlook staan, zodat u het effect van een nieuwe regel meteen ziet.

Een regel toevoegen kan door te klikken op Nieuwe regel. Onder de kopjes Georganiseerd houden en Up-to-date houden staan al diverse standaardregels die u eenvoudig aan uw smaak kunt aanpassen.

Regels kunt u tijdelijk uitzetten door het vinkje weg te halen.

2 Nieuwe regel maken

Wij kiezen er voor om een regel helemaal zelf op te bouwen en klikken onder het kopje Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen. Eventueel kunt u berichten die u zelf verstuurt ook laten controleren. Na klikken op Volgende geeft u in het bovenste vak een of meer voorwaarden aan. Sommige lijken erg op elkaar, het is daarom zaak de omschrijvingen goed te lezen.

Wij kiezen met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde door daar een vinkje voor te zetten. In dit voorbeeld gaan we de post van Gmail die wordt doorgestuurd in een aparte map plaatsen. In het onderste vak klikt u op het tekstdeel specifieke tekst. Een venster opent waarin u een (deel van het) adres opgeeft. Bijvoorbeeld mijnnaam@gmail.com. Klik op Toevoegen om dit in de zoeklijst op te nemen.

Mail kunt u op verschillende manieren selecteren.

3 Verplaatsen

Let erop dat als u te algemene tekst gebruikt, er misschien meer berichten worden verwerkt dan u bedoelt. Zodra u klaar bent klikt u op OK en op Volgende. Dan geeft u de actie aan die Outlook voor de berichten moet uitvoeren. Wij kiezen verplaats het bericht naar naam map en in het onderste vak klikken we op het tekstdeel naam map. Nu kunt u aanwijzen naar welke Outlook-map de berichten moeten worden verplaatst. Bestaat die map nog niet, dan maakt u hem aan met de knop Nieuw. Tot slot klikt u opOK.

Op het volgende scherm kunt u uitzonderingen opgeven, wij slaan dit voor nu over en geven op het laatste scherm een naam op voor de regel. Na Voltooien zijn we helemaal klaar. Test de regel altijd goed, voor u hem definitief in gebruik neemt.

Ook het permanent verwijderen van e-mail kan een actie zijn!