1 Exporteren

Om een back-up van Outlook te maken, exporteert u de gegevens naar een pst-bestand. Dat doet u via Bestand / Importeren en exporteren en te kiezen voor Naar een bestand exporteren. Die optie staat ongeveer halverwege het rijtje. U klikt op Volgende en kiest als bestandtype Bestand met persoonlijke mappen (.pst). Op het volgende scherm geeft u aan wat u wilt bewaren. Standaard wordt de huidige map gekozen, bijvoorbeeld Postvak IN. Om alles te bewaren kiest u bovenin voor Persoonlijke mappen en – heel belangrijk – zet u een vinkje bij Inclusief submappen. Let op, dit vinkje moet u de volgende keer opnieuw aanzetten.

Behalve een back-up van alle gegevens, kunt u een deel in een extra pst-bestand bewaren. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om uw adresboekje of agenda apart te bewaren. Soms wilt u namelijk wel uw contactgegevens op een computer importeren, maar niet uw e-mailarchief. Dan kiest u het betreffende onderdeel en mag het vinkje voor submappen eventueel weg.

Het vinkje is cruciaal om echt alle gegevens te bewaren.

2 Selectie

Desgewenst kunt u een selectie bewaren door op de knop Filter te klikken. Via drie tabbladen geeft u met regels aan waar het u om gaat. Bijvoorbeeld alleen uw ongelezen e-mail, of alleen de post van enkele contactpersonen. Tijdens het importeren (zie stap 3) kan dit ook.

Zodra u hebt aangegeven wat u wilt bewaren, klikt u op Volgende en geeft u een bestand op. Een bestaand pst-bestand wordt niet overschreven maar aangevuld! Kijk daarom goed bij Opties wat er met dubbelgangers moet gebeuren. Anders kan het gebeuren dat u later tijdens een import ontdekt dat sommige adressen er vijf keer in zijn opgenomen.

Na klikken op Voltooien, het eventueel ingeven van een naam en een wachtwoord, klikt u op OK en de back-up wordt gemaakt. Zet u pst-bestanden in een map bij uw andere documenten. Als het goed is maakt u daar al een back-up van naar, bijvoorbeeld, een externe schijf. Zodoende blijft ook in Outlook het gegevensverlies beperkt, mocht er iets fout gaan met uw computer.

Eventueel een naam of wachtwoord opgeven.

3 Importeren

Gegevens kunt u terugzetten (importeren) op de originele computer, maar ook op een andere pc. U kiest Bestand / Importeren en exporteren en daarna Gegevens uit een ander programma of bestand importeren. U klikt op volgende en als te importeren bestandstype kiest u Bestand met persoonlijke mappen (.pst). In het volgende venster wijst u aan waar het eerder geëxporteerde gegevensbestand staat.

Verder geeft u aan wat er moet gebeuren als bijvoorbeeld een e-mail of contactpersoon al bestaat. Dan kan Outlook deze vervangen, het origineel houden of beide opslaan. In het laatste geval krijgt u wel dubbelgangers. Na een klik op Volgende kiest u wat u gaat terugzetten. Dat kan alles zijn of één map, eventueel met submappen.

Om bestaande gegevens intact te laten, is het beter om via Items importeren in de huidige map naar een lege map te importeren. Die moet u zelf maken en selecteren, voordat u gaat importeren. Tot slot klikt u op Voltooien en Outlook gaat aan de slag. Schrik niet als de zandloper soms lang in beeld staat.

U kunt ook een deel terugzetten.