Tien videovergadering-tips voor thuiswerkers
Nu we in groten getale thuiswerken, zien steeds meer mensen hun collega’s via videoconferentie. Zeker nu we een beetje meer gewend raken aan de nieuwe situatie en er door menig IT-afdeling in goede tech is geïnvesteerd, nemen we videocalls steeds serieuzer. Ook jij hebt een aandeel in het succesvol laten verlopen hiervan. Met deze tien videovergadering-tips haal je het beste uit je videoconferentie.
1. Zorg voor een professionele look
Als je een developer bent die op kantoor in zijn t-shirt zit, dan hoef je natuurlijk niet ineens in pak voor de webcam te gaan zitten. Maar heb jij normaliter altijd een colbertje aan naar werk, dan is het helemaal geen slecht idee om ook in een colbertje of tenminste een overhemd te videobellen. Hetzelfde geldt voor make-up en haar.
Zorg dat je er zoveel mogelijk uitziet zoals je er op werk uit zou zien, dat maakt voor jezelf beter de scheidslijn tussen thuis hangen en thuis werken duidelijk. Plus, je collega’s zien je zoals ze je kennen en raken niet afgeleid. Er zijn immers al veel andere factoren die een videoconferentie kunnen verstoren.
2. Zorg voor een rustige omgeving
Dit geldt voor zowel wat mensen aan de andere kant kunnen horen als wat ze kunnen zien. Een huis waar constant twaalf katten om je heen lopen en waar het een grote rommel is, is niet alleen enorme afleiding maar het ziet er ook niet heel professioneel uit. Dus net als dat je zelf het beste zo voor de dag kan komen als je ook doet als je naar kantoor zou gaan, is het verstandig om ook je thuiswerkomgeving eenzelfde professionele uitstraling te geven.
Zorg daarnaast ook voor een rustige omgeving qua geluid, dus zorg het liefst dat je in een aparte kamer zit, ver weg van videogamegeluiden van je partner of spelende kinderen. Hoe meer rust, hoe professioneler je overkomt.
3. Als je niet spreekt, mute dan je geluid
Of je nu veel mensen of geluid om je heen hebt of niet, het is altijd verstandig om je geluid te muten zolang je niet aan het woord bent. Dan verstoor je de verbinding niet als je even moet hoesten, niezen of drinken. Het is ook beter voor de verbinding als er maar één geluidskanaal tegelijk moet worden verstuurd. Het enige nadeel van het geluid muten, dat is dat je niet moet vergeten het weer van mute af te halen.
4. Laat iemand uitpraten
Nu zou het een normale gang van zaken moeten zijn om iemand te laten uitpraten, maar we trekken dit wat breder. Waar je normaal tijdens een gesprek waarschijnlijk regelmatig ‘ja, ja, oke, hmm hmm’ zegt om te laten zien dat je luistert naar wat iemand zegt, kun je dit nu beter achterwege laten. Vaak gaat de audio over die van de ander heen, waardoor die persoon niet meer verstaanbaar is. Soms zijn jullie zelfs allebei niet te horen. Hoewel het in normale face-to-face-omgang dus heel normaal is om iemand vocaal te ondersteunen, is het beter om in videoconferentie te wachten tot iemand volledig is uitgesproken.
5. Als de verbinding echt heel slecht is, schakel dan video tijdelijk uit
Je hoeft niet per se voortdurend die camera aan te hebben. Zeker als je niet aan het woord bent en merkt dat de video erg hapert. Er maken nu zoveel mensen gebruik van deze technologie, dat het geen wonder is dat deze onder druk staat. Als mensen je eenmaal hebben gezien en je even niets meer zegt, dan kun je net zo goed je camera even uitschakelen.
Als je in Microsoft Teams bijvoorbeeld met veel mensen tegelijk videobelt, dan is alleen het beeld te zien van de vier mensen die als laatste hebben gesproken. Reden genoeg dus om die video gewoon even uit te zetten als je niet tot dat kwartet behoort.
6. Sluit zoveel mogelijk andere programma's en vensters
Mocht je je geluid vergeten te muten (of ook echt iets moeten vertellen) en je krijgt ondertussen allemaal bliepjes van software en sites, dan is dat nogal storend. Het is aan te raden om zoveel mogelijk vensters te sluiten en niet alleen om audio-redenen. Als je computer zich maar op één ding tegelijk hoef te focussen, dan liggen problemen met de videoconferentie tenminste zo min mogelijk aan je computer. Download dus ook even geen grote bestanden en laat streamingdiensten even voor wat ze zijn, zodat je internetverbinding zo goed mogelijk blijft.
7. Houd de communicatie zoveel mogelijk binnen één kanaal
Als je bijvoorbeeld via Microsoft Teams een gesprek hebt en je wilt iemand linken aan een collega, zet dan niet de naam van die collega ‘even op de mail’. Binnen Microsoft Teams is er een chatprogramma beschikbaar dat gelinkt is aan de videoconferentie die je op dat moment hebt. Zet daarin notities (misschien zelfs notulen), zodat iedereen in het gesprek altijd nog even kan opzoeken wat er is besproken en hoe bepaalde mensen die in het gesprek worden genoemd precies heten.
Gebruik daarnaast clouddiensten zoals online Microsoft World of Google Docs om met anderen tegelijkertijd in één document te werken.
8. Gebruik een headset
Je hoeft niet per se een headsetje te gebruiken zoals telefonisten van een klantenservice. Apple Airpods of gewone in-ear-oordopjes met een draad fungeren ook prima. Het geluid en de microfoon van de gemiddelde werklaptop zijn niet optimaal of kunnen niet zo luid als nodig. De geluidskwaliteit van oordopjes is vaak stukken beter. Een plus aan het gebruik van een headset is bovendien dat niemand anders in huis kan meeluisteren met wat er wordt gezegd.
9. Zorg dat je een back-up plan hebt
Soms wil videoconferentie simpelweg niet werken, of dat nu komt omdat één collega de speakers veel te hard heeft waardoor het geluid rondzingt of dat de VPN te wensen overlaat. Bedenk van tevoren hoe je de meeting toch nog elders kunt laten plaatsvinden. Is het echt nodig om elkaar te zien, of zou een groepstelefoongesprek ook volstaan?
Misschien is het zelfs makkelijker een en ander te bespreken in een WhatsApp-groep of een e-mailwisseling. Houd altijd een back-up plan in het achterhoofd, zodat je snel kunt schakelen en de meeting niet onnodig lang duurt.
10 Houd rekening met de verwachtingen
Het is bij een videoconferentie vaak wat onduidelijk wat mensen precies kunnen verwachten. Mocht je dus de leider van de bijeenkomst zijn, zorg dan dat je met die verwachtingen rekening houdt. Geef aan het begin van het gesprek aan dat jij een kwartier lang het woord hebt en dat er daarna mogelijkheid is voor vragen. Wil je informatie krijgen van iedereen in het team, schrijf dan de namen op en ga het rijtje af. Zo spreekt niet iedereen door elkaar en hoeven er ook geen stiltes te vallen.
Je kunt tot slot ook handgebaren gebruiken om iets duidelijk te maken, want dat is immers het voordeel aan video. Iedereen ziet je, dus je kunt beter iets meer lichaamstaal gebruiken dan normaal om je punt over te brengen.