24 tips voor back-ups
Dat back-uppen (eigenlijk) nodig is, weet u ondertussen wel. Maar bent u echt goed voorbereid als er iets verkeerd gaat? We geven tips die bij het hele proces van pas komen. Gebruik ze om uw aanpak voor het maken en terugzetten van back-ups eens onder de loep te nemen. Of gebruik ze om eindelijk eens met back-uppen te beginnen.
Algemene regels
1. Voorkomen in plaats van genezen
Houd uw harde schijf goed in de gaten om te voorkomen dat u back-ups nodig hebt. Bijna alle harde schijven, ook externe, bewaken zelf hun 'gezondheid'. Zo houden ze bijvoorbeeld het aantal sectoren bij dat is verplaatst vanwege schijfproblemen (Reallocated Sectors) of dat onherstelbare fouten heeft (Uncorrectable Sectors). Deze zogeheten SMART-waarden kunt u uitlezen met programma's als SpeedFan of CrystalDiskInfo. Ook in het BIOS van uw computer kunt u vaak een SMART-controle inschakelen. SMART geeft alleen een indicatie, maar als uw harde schijf achteruitgaat, kunt u alles op tijd overzetten of klonen naar een nieuwe schijf.
Voorkom dat u uw back-ups nodig hebt.
2. Opgeruimde back-up
Zorg dat back-ups sneller worden gemaakt en geen onnodige rommel bevatten, door uw computer opgeruimd te houden. Afhankelijk van de instellingen worden bij een back-up allerlei zaken gekopieerd waar u niet zo nodig een back-up van hoeft. Daardoor duurt het back-uppen misschien te lang of kunt u minder back-ups bewaren. Gebruik het ingebouwde Schijfopruiming van Windows of speciale programma's als CCleaner om uw pc op te schonen. Andersom is het trouwens verstandig eerst een back-up te maken als u echt rigoureus gaat opruimen, zodat u die nog hebt als er bij de opruiming iets misgaat.
Verwijder rommel voor snellere en kleinere back-ups.
3. Hoe eerder hoe beter!
Bent u deze tips aan het lezen en bedenkt u zich dat u helemaal geen back-ups hebt? Ga dan gelijk aan de slag om wel een back-up van uw belangrijkste documenten, foto's enzovoort te maken. Al kopieert u alleen even handmatig uw belangrijkste bestanden naar een usb-stick, het is beter dan niets. Dat kan in veel gevallen door met rechts te klikken op een map of bestand, vervolgens op Kopiëren naar en tot slot op de naam van de usb-stick. Dit is natuurlijk een open deur, maar het zal u maar gebeuren dat uw sollicitatiebrief, scriptie of trouwfoto's verloren gaan doordat u geen (extra) back-up hebt.
Een eenmalige back-up is nog altijd beter dan geen back-up.
4. Gratis back-upprogramma's
Er zijn tal van gratis back-upprogramma's. Open in Vista of Windows 7 het menu Start en typ Back-up om het ingebouwde programma op te roepen. Een beperking in Vista is dat u geen mappen kunt selecteren, maar alleen bestandstypen. Kiest u in Windows 7 voor Zelf bepalen, dan kunt u behalve de standaardmappen ook andere mappen opgeven. Gebruikt u Windows XP of voldoet de ingebouwde back-up niet, dan zijn er vele alternatieven. Gratis voorbeelden zijn Comodo Backup, EASEUS Todo Backup Home en Cobian Backup. Welk programma u ook gebruikt, controleer of alle gewenste mappen en/of bestandstypen in de back-up zijn opgenomen.
Controleer of alle gewenste mappen in de back-up zijn opgenomen.
5. Back-up of synchronisatie?
Sommige back-upprogramma's kunnen ook synchroniseren en sommige synchronisatieprogramma's kunnen back-uppen. Let daarop, want synchronisatie is geen back-up! Als bij synchronisatie de 'back-up' (de gesynchroniseerde kopie) beschadigd raakt of verwijderd wordt, gebeurt dat ook met het origineel. Bij back-uppen beïnvloedt de back-up natuurlijk niet het origineel. Bij een back-upprogramma verdwijnen hooguit bestanden als u oudere back-ups overschrijft. Maar doorgaans kunt u bij de back-upinstellingen een aantal bestandsversies laten bewaren of pas na bepaalde tijd laten overschrijven. Als u toch per se een synchronisatieprogramma wilt gebruiken voor back-ups, moet u ontzettend goed letten op de instellingen.
Let op het verschil tussen back-uppen en synchroniseren.
6. Gestructureerde back-ups
Probeer bestanden en mappen op uw pc overzichtelijk en logisch in te delen. Als u ze ook nog duidelijke namen geeft, vereenvoudigt dat het maken en terugzetten van back-ups. Verplaats oude items eventueel naar een aparte (sub)map, die minder vaak geback-upt wordt. Vaak zullen uw belangrijkste, persoonlijke bestanden zich al bevinden in de map Mijn Documenten (XP) of de map met uw gebruikersnaam (Vista/7). In Windows 7 kunt u de ingebouwde bibliotheken gebruiken om mappen te verzamelen die verspreid staan over uw pc. Dan moet u uiteraard wel een back-upprogramma gebruiken dat bibliotheken ondersteunt.
Neem mappen op in bibliotheken en maak daarvan back-ups.
7. Bewaar een back-up buitenshuis
Eigenlijk moet u altijd een (extra) back-up bewaren op een andere locatie. Daarmee voorkomt u gegevensverlies bij brand, inbraak, natuurrampen en andere calamiteiten. Dat kan heel eenvoudig en goedkoop, door een dvd met uw belangrijkste bestanden aan (een betrouwbaar) iemand te geven. Bij grotere hoeveelheden gegevens kunt u twee of meer externe schijven rouleren, of een NAS op een andere locatie via internet benaderen, maar dit zijn redelijk prijzige oplossingen. Andere alternatieven zijn aanbieders van online back-up en P2P-oplossingen zoals BuddyBackup, waarbij deelnemers schijfruimte beschikbaar stellen voor elkaars (versleutelde) back-ups.
Via internet back-uppen naar vrienden.
8. Volledig, incrementeel of differentieel?
Soms kunt u bij het maken van back-ups kiezen tussen drie versies: een volledige, incrementele of differentiële. Kies als het kan altijd voor volledige back-ups. Die vergen wel de meeste tijd om te maken en nemen de meeste ruimte in beslag, maar het doel van back-ups is gegevensverlies voorkomen. Het risico daarop is het kleinst met volledige back-ups. Terugzetten met behulp van een volledige back-up gaat vaak ook sneller en gemakkelijker dan van incrementele of differentiële back-ups. Kies alleen voor incrementeel of differentieel als u anders ruimte of tijd (bij het back-uppen) te kort komt.
Kies voor volledige back-ups als dat haalbaar is.
Bij een incrementele back-up worden de verschillen opgeslagen ten opzichte van de vorige back-up. Die hebt u er dus altijd bij nodig. Is dat weer een incrementele back-up, dan is die ook afhankelijk van de voorafgaande, enzovoort. Een differentiële back-up bevat alle verschillen ten opzichte van de vorige volledige back-up en is alleen daarvan afhankelijk. Incrementele back-ups zijn doorgaans (veel) kleiner en dus sneller gemaakt, maar als er een uit de reeks ontbreekt kunt u gegevens kwijtraken. Differentiële back-ups zijn wat veiliger, maar worden steeds groter naarmate er meer tijd is verstreken sinds de vorige volledige back-up.
Met een schema, zoals hier in True- Image 2011, kunt u de nadelen beperken.
9. Windows 7 back-up aanpassen
Bij de back-upfunctie van Windows 7 kunt u niet zelf kiezen of vervolgback-ups volledig of incrementeel zijn. Als in de registersleutel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\WindowsBackup\AutomaticFullBackup de (DWORD-)waarde Enabled bestaat en 0 is, zijn alle volgende back-ups incrementeel. Is dit niet het geval, dan krijgt u bij 50 procent verwijderde of gewijzigde bestanden een volledige back-up. Door de waarde OlderFilesSizePercentage te maken of wijzigen past u dit laatste percentage aan. Los daarvan kunt u met de waarde TimePeriodInDays een interval in dagen opgeven tussen volledige back-ups. Afhankelijk van uw Windows-editie en instellingen en foutjes in Windows 7, kan het echter voorkomen dat incrementele back-ups bijna even lang duren als volledige.
Via het register hebt u meer controle over de ingebouwde back-upfuntie van Windows 7.
10. RAID is geen back-up
NAS-apparaten met RAID1 spiegelen de inhoud van een harde schijf op een tweede schijf. Bij een defecte schijf raakt u niet meteen bestanden kwijt en kunt u doorwerken op de andere schijf. Net als synchroniseren is dit echter geen back-uppen. Zo biedt het bijvoorbeeld geen bescherming tegen overschreven, geïnfecteerde of verwijderde bestanden. Dit geldt tevens voor andere RAID-varianten. Bij RAID0 wordt alleen de inhoud willekeurig verdeeld over de schijven en loopt u zelfs meer risico op gegevensverlies. Zorg dus ook bij RAID altijd voor back-ups, bijvoorbeeld door op de NAS een externe harde schijf aan te sluiten.
Ook met RAID ingesteld op een NAS, blijft een back-up noodzakelijk.
11. Benut de schaduwkopieën
In de Ultimate-versie en de zakelijke edities van Vista en in alle edities van Windows 7, zit de voorziening Schaduwkopieën. Die bewaart oudere versies van mappen en bestanden, zodat die teruggezet kunnen worden. Als u ergens geen back-up van hebt, of niet de gewenste versie, kan een schaduwkopie misschien uitkomst bieden. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op een map of bestand en kies Vorige versies herstellen. Via het dialoogvenster kunt u vorige versies openen en kopiëren. In de Home-edities van Vista kunt u het gratis programma ShadowExplorer installeren om toegang te krijgen tot deze schaduwkopieën.
Schaduwkopieën zijn een handige noodoplossing of aanvulling voor echte back-ups.
12. Back-ups maken van Windows
Maak vooral back-ups van uw foto's, documenten en andere (belangrijke) persoonlijke bestanden. Windows en programma's kunt u altijd nog opnieuw installeren. Back-ups van uw Windows-installatie, zogeheten images, kunnen u echter wel veel tijdverlies en verloren instellingen besparen. Gratis voorbeelden van programma's voor images zijn Macrium Reflect Free en Paragon Backup and Recovery Free. De ingebouwde back-upfunctie van Windows 7 en het onderdeel Windows Complete PC Back-up in sommige Vista-edities maken ook images. Images vergen (erg) veel tijd en ruimte en zijn daarom vooral geschikt als aanvulling op gewone back-ups, bijvoorbeeld door iedere twee weken of iedere maand een image te maken naast de dagelijkse of wekelijkse back-ups.
De back-upfunctie van Windows 7 maakt standaard ook images.
13. Stationsletters, netwerkstations en mislukte back-ups
Een usb-apparaat krijgt niet altijd dezelfde stationsletter in Windows. Wanneer u naar een usb-apparaat back-upt, kan dit leiden tot mislukte back-ups. Met DriveLetterView kunt u gemakkelijk stationsletters toewijzen of verwijderen, ook voor apparaten die niet zijn aangesloten. U moet het programma wel als administrator uitvoeren. Een complexer programma met meer mogelijkheden is USBDLM.
Wanneer u stationsletters koppelt aan netwerkmappen, wordt de verbinding daarmee niet altijd hersteld bij het starten van Windows. Dat geeft problemen bij back-ups van/naar netwerkmappen. Gebruik hiervoor Simple Network Drive Connector of maak een bat-bestand met de volgende opdrachten aan in de map Opstarten in het startmenu:
pushd \\[servernaam]\[mapnaam]
popd \\[servernaam]\[mapnaam]
Voorkom dat back-ups mislukken door verkeerde stationsletters.
14. Wachtwoorden
Maak een back-up (desnoods op papier) van al uw wachtwoorden. Een wachtwoordbeheerprogramma biedt vaak een ingebouwde back-upfunctie. Vooral online gebruikt u veel wachtwoorden, wachtwoordbeheerder LastPass kan tijdens de installatie wachtwoorden uit uw browser(s) importeren. Wachtwoorden uit andere wachtwoordbeheerders importeren kan eventueel na de installatie. Klik daarvoor op de nieuwe knop in uw browser en kies Extra / Importeren vanuit. Kies Extra / Exporteer naar / LastPass CSV-bestand om een (onbeveiligde!) back-up te maken. Die zou u voor de veiligheid moeten versleutelen, of u gebruikt de betreffende optie onder Exporteer naar.
Importeer wachtwoorden uit uw browser(s) tijdens de installatie.
Specifieke back-ups
15. Picasa
Picasa kan zelf back-ups maken naar cd/dvd of een willekeurige map, bijvoorbeeld op een externe schijf. Kies in Picasa Extra / Back-up afbeeldingen. U moet aanvankelijk op Nieuwe set klikken als u iets anders wilt dan branden. Kies in de mappenlijst links van welke mappen een back-up moet worden gemaakt. Bij herhaling worden alleen nieuwe items geback-upt. Als u eigen back-upsoftware gebruikt, controleert u via Extra / Mappenbeheer in welke mappen de afbeeldingen staan. Sluit ini-bestanden niet uit bij back-ups, want hierin bewaart Picasa gegevens voor ongedaan maken en dergelijke. Andere gegevens bevinden zich in de Picasa-database onder C:\Users\[accountnaam]\AppData\Local\Google\Picasa[versienummer] en in de submap Albums (Vista/7).
De ingebouwde back-upset kan alleen naar cd of dvd.
16. E-mail & IMAP
Als u het IMAP-procotol gebruikt, blijft alle e-mail op de mailserver staan. Maak back-ups op uw eigen pc, ook voor als de e-mailprovider ermee ophoudt. Het programma IMAPSize kan overweg met de meeste IMAP-accounts, zoals Gmail, en maakt incrementele back-ups. Berichten worden bewaard in eml-formaat en kunnen worden teruggezet met IMAPSize of geïmporteerd met bijna elk e-mailprogramma, ook in een ander e-mailaccount. Kies in het programma View / Options en stel op het tabblad Misc de locatie in voor de back-ups (Root Backup Directory). Kies Account / New om uw e-mailaccountgegevens in te voeren en daarna Account / Account Backup.
Met IMAPSize back-upt u e-mailberichten naar uw eigen computer.
17. Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, staan alle bijbehorende e-mailberichten, afspraken, contactpersonen en andere informatie, in een of meer bestanden met de pst-extensie. Kunt u die niet automatisch kiezen in uw back-upsoftware, dan vindt u ze als volgt. Rechtsklik op de accountnaam (de standaardnaam is Persoonlijke mappen), kies Eigenschappen voor en klik in het dialoogvenster op de knop Geavanceerd. Achter Bestandsnaam ziet u dan de locatie. Neem de pst-bestanden op in uw back-up. Microsoft biedt een gratis Outlook-invoegtoepassing om regelmatig back-ups te maken van deze bestanden.
Maak back-ups van uw Outlook-gegevens.
18. iTunes
Maak een back-up van afspeellijsten, aangeschafte muziek of apps en andere inhoud van iTunes. Controleer via Bewerken / Voorkeuren op het tabblad Geavanceerd welke map iTunes gebruikt en neem die op in uw back-up. Als de optie Bestanden naar iTunes Media kopiëren niet is aangevinkt, kan het echter voorkomen dat mediabestanden ook buiten die map worden bewaard. Vanuit iTunes zelf brandt u met de opdracht Bestand / Bibliotheek / Back-up maken op schijf een back-up van uw iTunes-bibliotheek op cd/dvd. Kies tussen alles of alleen gekochte items en markeer het vakje Alleen toevoegingen en wijzigingen voor incrementele back-ups.
Controleer waar iTunes alles bewaart.
19. Router
Als u zelf aan router-instellingen sleutelt of deze verloren gaan, krijgt u problemen met uw internetverbinding. In de webinterface van uw router vindt u doorgaans een back-upfunctie onder kopjes als Systeem, Geavanceerd of Administration. Bewaar dit back-upbestand waar u het terug kunt vinden, liefst in een map die ook weer geback-upt wordt. Het programma RouterPassView kan voor sommige router-modellen wachtwoorden en andere gegevens uit dit back-upbestand tonen. Om zonder draadloze verbinding instellingen terug te zetten, gebruikt u desnoods een netwerkkabel. Upload (restore) het bestand via de webinterface om de router-instellingen snel terug te zetten.
Maak een reservekopie van uw router-instellingen.
Back-ups terugzetten
20. Bestandsindeling en versleuteling
De bedoeling van een back-up is natuurlijk dat u deze bij problemen daadwerkelijk terug kunt zetten. Als een speciale, programmaspecifieke bestandsindeling of compressie voor de back-ups wordt gebruikt, bent u afhankelijk van het back-upprogramma. Ook bij versleutelde back-ups is dat vaak het geval. Zorg er dan voor dat u een reservekopie maakt van de installatiebron (download of dvd) van het back-upprogramma! Kies als dat kan een populaire bestandsindeling voor back-ups, zoals zip, of bewaar back-ups in de oorspronkelijke indeling. Ga na of het mogelijk is back-ups terug te zetten of ontsleutelen zonder het oorspronkelijke back-upprogramma.
Kies bij voorkeur een indeling die u niet afhankelijk maakt van het back-upprogramma.
21. Verifiëren en logboekbestanden
Neem niet zomaar aan dat een back-up goed gemaakt is. In de meeste back-upprogramma's kunt u bij de instellingen kiezen voor verificatie oftewel controle van de back-up. Schakel die optie in, ook al duurt het back-upproces daardoor langer. Met een onvolledige of mislukte back-up kunt u niet alle of helemaal geen gegevens herstellen. Controleer ook af en toe de eventuele logboekbestanden van uw back-upprogramma. Als alternatief kunt u het toepassingenlogboek van Windows openen: Configuratiescherm (/ Systeem en beveiliging) / Systeembeheer / Computerbeheer / Logboeken. Filter dit op gebeurtenissen die verwijzen naar uw back-upprogramma, om te controleren of back-ups goed worden uitgevoerd.
Houd in de gaten of uw back-ups wel goed worden gemaakt.
22. Controleer oudere back-ups op cd/dvd
De leesbaarheid van zelf gebrande cd's of dvd's neemt in de loop der tijd steeds verder af. Controleer bij back-ups op cd/dvd geregeld de kwaliteit van uw schijfjes met speciale programma's zoals VSO Inspector of IsoBuster. Als dit soort programma's fouten vindt of het lezen met veel haperingen en vertragingen verloopt, is het tijd voor een nieuwe back-up. U kunt met IsoBuster zelfs proberen om bestanden te herstellen van een moeilijk leesbare cd of dvd. De houdbaarheid van een cd of dvd is trouwens korter naarmate u op hogere snelheid brandt of als u herschrijfbare media gebruikt.
Controleer de staat van cd's of dvd's waarop back-ups zijn bewaard.
23. Controleer of back-ups bruikbaar zijn
Op het moment dat u een back-up nodig hebt, moet het terugzetten goed verlopen. Test dit voordat het nodig is en controleer of u een bepaalde back-up goed kunt vinden en gebruiken. Probeer bijvoorbeeld om een belangrijk document terug te zetten uit een back-up, maar maak voor de zekerheid eerst een kopie van dat document. Een image als test terugzetten is riskant, want als het fout gaat start Windows misschien niet meer. Maar u kunt in ieder geval wel testen of uw pc kan starten van de bijbehorende herstel-cd en of u dan gemaakte images kunt selecteren.
Test of uw back-ups ook werkelijk bruikbaar zijn.
24. Back-up terugzetten op een andere locatie
Als u een oudere versie van een persoonlijk bestand terugzet uit een back-up, doet u dat bij voorkeur op een andere locatie. Zo houdt u de mogelijkheid om de bestanden te vergelijken en bijvoorbeeld tekstfragmenten uit beide bestanden te combineren. Als u een of meer (systeem)bestanden terugzet op de oorspronkelijke locatie, moet u in ieder geval de opties voor overschrijven goed controleren. Images moet u op de oorspronkelijke partitie (op dezelfde computer) terugzetten, anders zijn ze normaliter niet bruikbaar. Soms is het wel mogelijk een image als 'schijf' te koppelen en afzonderlijke bestanden naar een andere locatie terug te zetten.
Let op waar u bestanden terugzet.