Gemeenteraad Amsterdam over op iPad-app

Door: Jasper Bakker | 12 oktober 2011 08:10

Apple

De gemeenteraad Amsterdam gaat papierloos vergaderen met een eigen iPad-app. Die is ontwikkeld voor de hoofdstad, maar wordt binnenkort ook bij 100 andere overheidsorganen in gebruik genomen.

De vergaderstukken voor de gemeenteraad van Amsterdam zijn vanaf deze maand direct digitaal op te vragen, vanuit een eigen DropBox-tegenhanger. Formeel wordt het besluit over papierloos vergaderen vanmiddag (12 oktober) genomen, maar na de raadsvergadering hierover wordt de eerste tabletcomputer met de app overhandigd aan burgemeester Eberhard van der Laan.

63 3G-iPads

De raad heeft het in de aankondiging consequent over een tablet. Navraag leert dat het concreet om Apple's iPad gaat. Amsterdam heeft in totaal 68 iPads aangeschaft: 45 stuks voor de raadsleden, 18 voor de fracties en 5 vervangingsexemplaren.

Het gaat om de modellen met 32 GB opslagruimte en zowel WiFi- als 3G-verbinding, laat raadsvoorlichter Thio Sian-Lie weten aan Webwereld. De aanschaf van de hardware kost zo'n 50.000 euro. “Raadsleden dienen zelf een abonnement bij een telecomprovider af te sluiten."

De Apple-tablets worden door de gemeente in bruikleen gegeven. Installatie van andere apps is mogelijk, bevestigt Sian-Lie. “Met dien verstande dat de raadsleden op grond van de met hen gesloten bruikleenovereenkomst de iPad en de programmatuur nagenoeg uitsluitend (in ieder geval voor meer dan 90%) voor de uitoefening van het raadslidmaatschap dienen te gebruiken."

Gratis app

De app in kwestie, NotuBox 2, is ontwikkeld door NotuBiz, die al eigen software en diensten biedt voor vergaderingen en politieke besluitvorming. Daaronder de online-opslag van NotuBox, die gebruikers volgens de producent een persoonlijke en beveiligde omgeving biedt. De gelijknamige gratis app sluit daar op aan.

Amsterdam heeft NotuBiz speciaal een nieuwe versie van de iPad-app laten ontwikkelen, die voor de documenten aanhaakt op een bestaand systeem van de gemeente zelf. “De app maakt gebruik van het RaadsInformatieSysteem Amsterdam (RIA) dat Amsterdam in 2007 heeft gelanceerd." Het aansluiten op RIA kost ruim 22.000 euro. De totale aanloopkosten bedragen dit jaar bijna 74.000 euro, waarbij de iPads in twee jaar worden afgeschreven.

"In RIA zijn onder andere schriftelijke documenten van de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies terug te vinden." De huidige 'papieren vergaderingen' kosten jaarlijks ongeveer 160.000 euro voor het kopiëren en verzenden van de raads- en commissiestukken, blijkt uit de raadsvoordracht (PDF) voor de iPad-app.

Offline, aantekeningen, synchronisatie

Naast het sec inzien van raadsstukken zoals vergaderverslagen heeft de Amsterdamse app meer functies. “De app biedt een mogelijkheid om agenda's en de bijbehorende vergaderstukken op de iPad op te slaan, zodat ze ook offline geheel te raadplegen zijn. Verder heeft de app een interne pdf-reader."

Daarnaast kunnen de raadsleden zelf aantekeningen en markeringen maken. “De aantekeningen worden online gesynchroniseerd met de persoonlijke login in het RIA Amsterdam. Deze aantekeningen zijn door de raadsleden zelf weer te raadplegen, te bewerken en/of te verwijderen." Deze functionaliteit zit in een update voor NotuBox 2 die al wel is ingediend bij Apple, vertelt NotuBiz aan Webwereld. Die nieuwste versie duikt naar verwachting deze week op in de iTunes App Store.

De centrale opslag van de app zorgt ook voor back-up van de stukken zelf en eventuele aantekeningen erbij, waardoor ze “ook bij nieuwe versies of als de tabletcomputer defect mocht raken, bewaard blijven". Raadswoordvoerder Sian-Lie benadrukt dat de gemeenteraad alleen openbare stukken ontsluit via het RIA, en dus via de applicatie. “Vertrouwelijke stukken worden door de gemeenteraad Amsterdam nooit en te nimmer digitaal ontsloten."

Meer schapen over de dam

De iPad-app is weliswaar ontwikkeld in opdracht van de gemeenteraad Amsterdam, maar die bezit de software niet. De raad neemt 63 gebruikslicenties af, à 120 euro per stuk per jaar. “De app voor raadsleden is ook voor andere gemeenten en andere overheden beschikbaar", vertelt de raadsvoorlichter van Amsterdam. Zij geeft aan dat de app dit jaar nog bij zo'n 100 andere gemeenten, provincies en waterschappen in gebruik wordt genomen.

“Daarnaast heeft NotuBiz een Politiek Archief App ontwikkeld, waarmee burgers en andere geïnteresseerden gratis openbare informatie van gemeenten, provincies en waterschappen kunnen raadplegen. Beide apps staan openbaar in de iTunes App Store." Dat laatste is nu nog net niet het geval. Politiek Archief wordt momenteel getest. Op dinsdagnamiddag staat er van NotuBiz slechts één app in Apple's online-winkel: NotuBox, in de oude en de vernieuwde versie.

De raadswoordvoerder vervolgt: “De Politiek Archief App is tevens beschikbaar voor tablets met het Android-besturingssysteem en beschikbaar via de Android Market." Ook dat is iets te vroeg gesteld omdat die 'publieks-app' nog in de testfase zit. Een zoektocht in Google's online-winkel levert één resultaat op voor 'politiek archief app': Fokke en Sukke.

Haaks op Eerste Kamer

Amsterdam volgt hiermee niet expliciet het voorbeeld van de Eerste Kamer. Die stapt weliswaar over op de iPad voor papierloos vergaderen, maar doet dat met een eigen app die niet openbaar verkrijgbaar is in de iTunes App Store. Die app is ontwikkeld door Sogeti, in opdracht van de overheidsautomatiseringsdienst ICTU.

Daarnaast legt de ict-afdeling van de Eerste Kamer de vergader-iPads aan banden: het beheer is centraal geregeld en installatie van apps is niet zomaar mogelijk. De senatoren moeten daarvoor eerst toestemming vragen.

“Wanneer een senator een bepaalde app wil, kan diegene dat aangeven bij de ICT-afdeling. Die bepaalt of de app veilig is en kan hem eventueel plaatsen op de iPad. De senator moet daar dan zelf voor betalen", vertelde griffier G.J. Hamilton van de Eerste Kamer.