Handleiding: Hou Mail overzichtelijk met 'gewone' en slimme postbussen

Door: Wouter Hoeffnagel | 22 februari 2013 14:02

Apple

OS X bevat standaard Apple's e-mailclient Mail. Mail is een prettige e-mailapp die alle features biedt die je van een volwaardige e-mailclient mag verwachten. Krijg je dagelijks echter een grote hoeveelheid e-mail? Dan is het net als bij iedere andere mailclient mogelijk dat je het overzicht over je e-mailberichten kwijt raakt. Mail bevat echter een aantal handige features die je helpen het overzicht over je e-mail te behouden. In deze handleiding leggen we uit hoe je met behulp van postbussen, regels en slimme postbussen Mail overzichtelijk kunt indelen.

Mail plaatst alle inkomende berichten standaard in de map 'Inkomend'. Zeker als je veel e-mailberichten per dag ontvangt stapelen de mailtjes zich razendsnel op en kan je binnen de kortste keren niet meer dat ene belangrijke bericht terugvinden. Gelukkig is het mogelijk orde aan te brengen in deze chaos en belangrijke e-mailberichten in een aparte mappen op te slaan. Deze mappen noemt Apple in Mail simpelweg 'postbussen'.

Nieuwe postbus aanmaken

Je kunt een postbus eenvoudig toevoegen aan mail. Klik hiervoor simpelweg op de + die links onderin Mail te vinden is. Je kunt nu kiezen uit de opties Nieuwe postbus of Nieuwe slimme postbus. Kies de optie Nieuwe postbus om een postbus in Mail aan te maken. Mail vraagt je achter Locatie: op te geven waar in de menubalk aan de linkerzijde van het venster de nieuwe postbus geplaatst moet worden. Kies een locatie en geef vervolgens een naam op. Klik op Ok om de postbus aan te maken.

In een postbus kan je belangrijke e-mailberichten plaatsen zodat je deze snel terug kunt vinden

De nieuwe postbus biedt je de mogelijkheid belangrijke mailtjes in een folder op te slaan. E-mailberichten kunnen aan de postbus worden toegevoegd door deze simpelweg vanuit de map 'Inkomend' naar de postbus te slepen. De postbus is terug te vinden in de balk aan de linkerzijde van het venster. Het is uiteraard ook mogelijk meerdere postbussen aan te maken, waardoor je e-mailberichten over verschillende onderwerpen in verschillende map kunt verzamelen.

Berichten automatisch in een postbus laten plaatsen

Krijg je regelmatig berichten die je in een specifieke postbus wilt plaatsen? Dan is het natuurlijk niet handig als je dit iedere keer handmatig moet doen. Gelukkig biedt Mail de mogelijkheid met behulp van regels aan te geven welke e-mailberichten Mail automatisch in een folder moet plaatsen. Apple's e-mailclient kan hierbij berichten selecteren op allerlei criteria. Denk hierbij aan de afzender en verzenddatum, maar ook aan een woord dat voorkomt in de onderwerpsregel of inhoud van het e-mailbericht.

Je kunt een regel aanmaken door in de menubalk van Mail te klikken op Mail en de optie Voorkeuren te kiezen. Ga vervolgens naar het tabblad Regels en klik op de knop Voeg regel toe om een regel aan te maken. Geef bij Beschrijving een naam op, zodat je de regel later eenvoudig kunt terugvinden. Laat Mail weten of de e-mailberichten moeten voldoen aan alle of slechts één van de voorwaarden. Geef vervolgens aan welke voorwaarden Mail moet hanteren bij het selecteren van e-mailberichten. Je hebt hierbij de keuze uit een groot aantal opties. Zo kan je berichten laten selecteren op geadresseerde, onderwerp, ontvangstdatum, prioriteit en type bijlage. Tot slot kan je een woord, bestandsnaam of datum opgeven en aangeven of e-mailberichten dit juist wel of niet mogen bevatten.

Met behulp van regels kan je Mail automatisch e-mailberichten laten sorteren in postbussen

Het is nu duidelijk waar een e-mailbericht aan moet voldoen. Geef daarom nu aan welke actie Mail moet uitvoeren zodra een mailbericht aan de voorwaarden voldoet. Je kunt berichten zowel laten verplaatsen als kopiëren. Daarnaast is het mogelijk bijvoorbeeld de berichten een speciale kleur te geven, een geluid af te spelen of een symbool te laten bewegen in het dock. Je kunt zowel meerdere voorwaarden als meerdere acties opgeven. Klik hiervoor op de + achter de laatste voorwaarde of actie. De regel wordt aangemaakt zodra je op Ok klikt. Wil je de regel wijzigen? Dit kan door de regel in de Voorkeuren van Mail onder het tabblad Regels te selecteren en te klikken op Wijzig.

Slimme postbussen

Naast de postbussen bevat Mail ook slimme postbussen. Een slimme postbus is een intelligentere vorm van een 'gewone' postbus die automatisch berichten voor je verzamelt. Een slimme postbus veel op een gewone postbus in combinatie met regels, maar is sneller en eenvoudiger aan te maken.

Een slimme postbus kan worden aangemaakt door op de + te klikken die links onder in Mail kan worden gevonden. Kies vervolgens de optie Nieuwe slimme postbus. Geef de slimme postbus een naam, zodat direct duidelijk is wat voor soort berichten deze bevat. Vul daarnaast berichten die in de slimme postbus worden geplaatst aan alle of slechts één van de voorwaarden moeten voldoen. Maak vervolgens een regel aan door aan te geven naar welke informatie Mail moet kijken bij het selecteren van berichten en hoe deze informatie moet worden beoordeeld. Het is mogelijk meerdere regels aan te maken voor één slimme postbus. Klik om een nieuwe regel aan te maken op de + achter een bestaande regel. De slimme postbus wordt aangemaakt zodra je op Ok klikt.

Een slimme postbus verzamelt aan de hand van regels automatisch e-mailberichten

De slimme postbussen zijn terug te vinden onder het kopje Slimme postbussen in de balk aan de linkerzijde van het venster. Je kunt de slimme postbus eenvoudig wijzigen door in het context-menu, dat je oproept door met de control-toets ingedrukt op de slimme postbus te klikken, de optie Wijzig slimme postbus te kiezen.

Verschil tussen gewone en slimme postbussen

Gewone postbussen in combinatie met regels en slimme postbussen lijken dus erg veel op elkaar. Toch is er een belangrijk verschil tussen de twee opties. In gewone postbussen kan je altijd handmatig berichten plaatsen, ook als deze niets met de e-mailberichten die via regels worden verzameld te maken hebben. Bij slimme postbussen is het niet mogelijk handmatig berichten aan de map toe te voegen. Slimme postbussen bevatten dus alleen e-mailberichten die voldoen aan de regels die zijn opgegeven.