14 handige tips voor je e-mail

Door: Toon van Daele | 26 juni 2018 13:59

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Voor snelle en informele communicatie gebruik je misschien liever een chat-app dan een e-mailprogramma, maar voor veel gebruikers blijft e-mail toch onmisbaar. In dit artikel geven we handige tips voor je e-mail, zoals encryptie, tracering, auto-archivering, automatische antwoorden, grafische handtekeningen en sjablonen.

Tip 01: E-mailversleuteling

Er zijn verschillende technieken en tools waarmee je de inhoud van e-mailberichten kunt versleutelen zodat derden, die de berichten op een of andere manier weten te onderscheppen, geen toegang krijgen tot de inhoud. Zo kun je een ‘digitaal certificaat’ inzetten, bijvoorbeeld met het gratis Comodo Free Secure Email Certificate. Deze procedure is echter vrij complex en kun je vooralsnog niet gebruiken met webmaildiensten als Gmail, tenzij je je Gmail-berichten vanuit een mailclient als Outlook verstuurt. Er is echter nog een alternatief in de vorm van een gespecialiseerde webmaildienst als ProtonMail.

Tip 01 Een digitaal certificaat is een uitstekende manier om je e-mails te versleutelen, maar helaas niet zo eenvoudig op te zetten.

Tip 02: ProtonMail-account

ProtonMail, dat opereert vanuit Zwitserland, is een van de betere en ook gratis te gebruiken diensten voor het versleutelen van e-mails. Net als Gmail en Outlook.com is ook ProtonMail een webmaildienst, maar dan specifiek bedoeld om berichten veilig te encrypteren. Houd er wel rekening mee dat je een nieuw e-mailadres krijgt (@protonmail.com) en niet je reeds bestaande adres(sen) kunt gebruiken. Je moet ProtonMail dus vooral zien als een tool die je naast je gebruikelijke e-mailprogramma’s inzet voor berichten die je bewust wilt versleutelen. Surf naar www.protonmail.com, klik op Sign Up en vervolgens op Select Free Plan. Kies je e-mailadres @protonmail.com, je wachtwoord (2x) en eventueel een ‘noodadres’ voor het geval je ooit je wachtwoord vergeet. Bevestig met Create Account. Kies de gewenste verificatiemethode, zoals Captcha, SMS of Email. Klik vervolgens op Complete Setup en bedenk een weergavenaam voor je adres. Merk op dat je hier ook mobiele apps van ProtonMail kunt downloaden, zowel voor Android als iOS. Rond af met Finish.

Tip 02 ProtonMail moet je vooral zien als een dienst die je naast je vertrouwde e-mailclient gebruikt.

Tip 03: ProtonMail gebruik

Na je aanmelding beland je meteen in het hoofdvenster van ProtonMail, van waaruit je via de knop Compose al meteen een versleutelde mail kunt versturen. Wanneer je in het To-veld uitsluitend @protonmail.com- adressen invult, wordt het bericht automatisch versleuteld zodra je op Send drukt. Wanneer de ontvangers je bericht openen, wordt het op hun computer automatisch ook weer ontsleuteld. Op de servers van ProtonMail komt alleen het versleutelde bericht terecht. Zit er ook een niet-@protonmail.com-adres tussen de geadresseerden, druk dan onderaan de mail eerst op het hangslotpictogram Encryption. Je zult dan een wachtwoord specifiek voor dit bericht moeten invullen (2x) voor je het verstuurt. De externe ontvanger ontvangt dan een link en zal pas na het invullen van je wachtwoord het bericht kunnen lezen en er eventueel ook een – eveneens versleuteld – antwoord op formuleren. Dit bericht blijft standaard 28 dagen beschikbaar, tenzij je via het knopje Expiration time een andere geldigheidsduur hebt ingevuld (van 1 uur tot 35 dagen).

Tip 03 De interface van ProtonMail oogt meteen vertrouwd: links de mailmappen, rechts de mailweergave.
ProtonMail is handig voor mails die je per se versleuteld wilt versturen

Tip 04: E-mail traceren

Soms wil je graag weten of een ontvanger je bericht al geopend heeft. In Outlook bestaat hiervoor de optie ontvangstbevestiging (via Bestand / Opties / E-mail / rubriek Controleren) maar die werkt eigenlijk alleen betrouwbaar in een gesloten werkomgeving, bijvoorbeeld tussen collega’s.

Er zijn echter alternatieven. Besef echter wel dat veel ontvangers zo’n traceringsfunctie niet op prijs stellen. Gebruik die dus alleen als je dat echt nodig acht.

Een eenvoudige traceertool is bijvoorbeeld GetNotify. Surf naar www.getnotify.com, vul je e-mailadres in, klik op Sign me up en vul de gevraagde gegevens in, waaronder je naam, wachtwoord en tijdzone. Bevestig je keuze, klik de activeringslink uit het ontvangen bericht aan. Zodra je nu vanaf dat e-mailadres een mail verstuurt waarbij je .getnotify.com achter het adres van de geadresseerde plaatst (bijvoorbeeld ontvanger@domein.nl.getnotify.com) kun je het bericht ‘traceren’. Je ontvangt dan een bericht zodra de ontvanger je mail heeft geopend. Voorwaarde is wel dat die afbeeldingen binnen je mail toelaat, daar GetNotify met een onzichtbaar traceringsplaatje werkt. De ontvanger merkt overigens niets van je toevoeging .getnotify.com.

Tip 04 GetNotify: met een handig trucje kun je in principe ongemerkt mails traceren.

Tip 05: Gmail traceren

Wil je vaker e-mails kunnen traceren en gebruik je bovendien Gmail, dan is Bananatag een betere oplossing: die installeert zich als een browserextensie en voegt knoppen toe om mails te traceren maar ook om mail op een later moment te verzenden. Surf (met Chrome) naar www.bananatag.com en klik op Sign Up voor een Free account (met je Gmail-adres). Hier kun je terecht voor een gedetailleerde vergelijking tussen de gratis en de betaalde formules. Hier vind je, naast de nodige instructies, ook downloadlinks voor plug-ins voor zowel Gmail als Outlook. Klik hier op Download Extension for Gmail en installeer de plug-in. Ga naar Gmail en klik het Bananatag-knopje rechtsboven het Gmail-venster aan. Kies hier Enable Bananatag en bevestig de koppeling tussen Bananatag en Gmail met Authenticate Your Account (zorg wel dat er geen pop-ups van Gmail worden geblokkeerd) en met Toestaan. Wanneer je vervolgens Opstellen aanklikt om een nieuwe mail aan te maken, zie je onderaan de optie Track staan. Plaats hier een vinkje om de mail te kunnen traceren. Je treft hier tevens de knop Send Later aan om een bericht op een later tijdstip te kunnen verzenden. Let wel, ook Bananatag werkt met een onzichtbaar plaatje dat de mailclient van de ontvanger moet toestaan.

Tip 05 Bananatag installeert zich vanuit een browserextensie in Gmail.
Met Bananatag kun je e-mails traceren én op een later tijdstip versturen

Tip 06: Gmail back-uppen

Voor veel Gmail-gebruikers zou het een regelrechte ramp zijn als ze om een of andere reden niet meer tot bij hun e-mails kunnen, bijvoorbeeld omdat hun account wordt gehackt of omdat een reeks berichten per abuis verwijderd is. Je kunt zo’n calamiteit vermijden door regelmatig een offline back-up van je berichten te maken. Met Upsafe Free Gmail Backup is dat zo gebeurt. Je downloadt deze gratis tool hier. Na de installatie moet je de tool wel nog even toegang verlenen tot je Gmail-account via de knop Toestaan. Vervolgens start je een complete back-up van al je berichten met de knop Start backup. Dat proces kan flink wat tijd vergen, afhankelijk van de hoeveelheid berichten. Weet echter wel dat de daaropvolgende back-ups incrementeel zijn en dat dus alleen nieuwe berichten worden geback-upt. Na een gratis registratie bij de dienst is het ook mogelijk je back-ups in te plannen vanuit een module die erg lijkt op Windows Taakplanner.

Geback-upte berichten en eventuele bijlagen laten zich via de knop View mail backup bekijken. Vanuit het contextmenu kun je geselecteerde berichten trouwens ook naar Gmail terugzetten, mocht je dat willen.

Tip 06 Handig en wel zo veilig: ingeplande én incrementele back-ups van je Gmail-berichten.

Tip 07: Gmail archiveren

Er zit trouwens ook een handige archiveringsfunctie in Upsafe Free Gmail Backup. Hiertoe klik je Archiving options aan. Er verschijnt een nieuw venster waar je op het tabblad Archiving een vinkje plaatst bij Archive emails. Dat houdt in dat alle gearchiveerde berichten uit je Gmail-account worden verwijderd en alleen nog lokaal worden bewaard door de tool. Welke berichten je precies wilt archiveren geef je aan door de gewenste criteria in dit venster te activeren. Dat kunnen berichten van een bepaalde periode zijn, maar ook met een bepaalde afzender of geadresseerde, of met een specifieke onderwerpsregel, met een bepaalde grootte en/of uit specifieke mailmappen.

Gmail zelf bevat overigens ook een soort archiveringsfunctie. Wanneer je een bericht archiveert wordt het uit je inbox verplaatst naar het label Alle berichten. Het keert terug naar je inbox zodra iemand erop reageert, maar uiteraard ook wanneer je zelf zo’n bericht selecteert en Naar inbox verplaatsen aanklikt. Om berichten te archiveren, plaats je een vinkje in het bijhorende selectievakje en druk je bovenaan op de knop Archiveren.

Tip 07 Upsafe Gmail Backup kan bijvoorbeeld oudere berichten online verwijderen.

0 Reactie(s) op: 14 handige tips voor je e-mail

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.