14 handige tips voor je e-mail
Voor snelle en informele communicatie gebruik je misschien liever een chat-app dan een e-mailprogramma, maar voor veel gebruikers blijft e-mail toch onmisbaar. In dit artikel geven we handige tips voor je e-mail, zoals encryptie, tracering, auto-archivering, automatische antwoorden, grafische handtekeningen en sjablonen.
Tip 01: E-mailversleuteling
Er zijn verschillende technieken en tools waarmee je de inhoud van e-mailberichten kunt versleutelen zodat derden, die de berichten op een of andere manier weten te onderscheppen, geen toegang krijgen tot de inhoud. Zo kun je een ‘digitaal certificaat’ inzetten, bijvoorbeeld met het gratis Comodo Free Secure Email Certificate. Deze procedure is echter vrij complex en kun je vooralsnog niet gebruiken met webmaildiensten als Gmail, tenzij je je Gmail-berichten vanuit een mailclient als Outlook verstuurt. Er is echter nog een alternatief in de vorm van een gespecialiseerde webmaildienst als ProtonMail.
Tip 02: ProtonMail-account
ProtonMail, dat opereert vanuit Zwitserland, is een van de betere en ook gratis te gebruiken diensten voor het versleutelen van e-mails. Net als Gmail en Outlook.com is ook ProtonMail een webmaildienst, maar dan specifiek bedoeld om berichten veilig te encrypteren. Houd er wel rekening mee dat je een nieuw e-mailadres krijgt (@protonmail.com) en niet je reeds bestaande adres(sen) kunt gebruiken. Je moet ProtonMail dus vooral zien als een tool die je naast je gebruikelijke e-mailprogramma’s inzet voor berichten die je bewust wilt versleutelen. Surf naar www.protonmail.com, klik op Sign Up en vervolgens op Select Free Plan. Kies je e-mailadres @protonmail.com, je wachtwoord (2x) en eventueel een ‘noodadres’ voor het geval je ooit je wachtwoord vergeet. Bevestig met Create Account. Kies de gewenste verificatiemethode, zoals Captcha, SMS of Email. Klik vervolgens op Complete Setup en bedenk een weergavenaam voor je adres. Merk op dat je hier ook mobiele apps van ProtonMail kunt downloaden, zowel voor Android als iOS. Rond af met Finish.
Tip 03: ProtonMail gebruik
Na je aanmelding beland je meteen in het hoofdvenster van ProtonMail, van waaruit je via de knop Compose al meteen een versleutelde mail kunt versturen. Wanneer je in het To-veld uitsluitend @protonmail.com- adressen invult, wordt het bericht automatisch versleuteld zodra je op Send drukt. Wanneer de ontvangers je bericht openen, wordt het op hun computer automatisch ook weer ontsleuteld. Op de servers van ProtonMail komt alleen het versleutelde bericht terecht. Zit er ook een niet-@protonmail.com-adres tussen de geadresseerden, druk dan onderaan de mail eerst op het hangslotpictogram Encryption. Je zult dan een wachtwoord specifiek voor dit bericht moeten invullen (2x) voor je het verstuurt. De externe ontvanger ontvangt dan een link en zal pas na het invullen van je wachtwoord het bericht kunnen lezen en er eventueel ook een – eveneens versleuteld – antwoord op formuleren. Dit bericht blijft standaard 28 dagen beschikbaar, tenzij je via het knopje Expiration time een andere geldigheidsduur hebt ingevuld (van 1 uur tot 35 dagen).
ProtonMail is handig voor mails die je per se versleuteld wilt versturen
-
Tip 04: E-mail traceren
Soms wil je graag weten of een ontvanger je bericht al geopend heeft. In Outlook bestaat hiervoor de optie ontvangstbevestiging (via Bestand / Opties / E-mail / rubriek Controleren) maar die werkt eigenlijk alleen betrouwbaar in een gesloten werkomgeving, bijvoorbeeld tussen collega’s.
Er zijn echter alternatieven. Besef echter wel dat veel ontvangers zo’n traceringsfunctie niet op prijs stellen. Gebruik die dus alleen als je dat echt nodig acht.
Een eenvoudige traceertool is bijvoorbeeld GetNotify. Surf naar www.getnotify.com, vul je e-mailadres in, klik op Sign me up en vul de gevraagde gegevens in, waaronder je naam, wachtwoord en tijdzone. Bevestig je keuze, klik de activeringslink uit het ontvangen bericht aan. Zodra je nu vanaf dat e-mailadres een mail verstuurt waarbij je .getnotify.com achter het adres van de geadresseerde plaatst (bijvoorbeeld ontvanger@domein.nl.getnotify.com) kun je het bericht ‘traceren’. Je ontvangt dan een bericht zodra de ontvanger je mail heeft geopend. Voorwaarde is wel dat die afbeeldingen binnen je mail toelaat, daar GetNotify met een onzichtbaar traceringsplaatje werkt. De ontvanger merkt overigens niets van je toevoeging .getnotify.com.
Tip 05: Gmail traceren
Wil je vaker e-mails kunnen traceren en gebruik je bovendien Gmail, dan is Bananatag een betere oplossing: die installeert zich als een browserextensie en voegt knoppen toe om mails te traceren maar ook om mail op een later moment te verzenden. Surf (met Chrome) naar www.bananatag.com en klik op Sign Up voor een Free account (met je Gmail-adres). Hier kun je terecht voor een gedetailleerde vergelijking tussen de gratis en de betaalde formules. Hier vind je, naast de nodige instructies, ook downloadlinks voor plug-ins voor zowel Gmail als Outlook. Klik hier op Download Extension for Gmail en installeer de plug-in. Ga naar Gmail en klik het Bananatag-knopje rechtsboven het Gmail-venster aan. Kies hier Enable Bananatag en bevestig de koppeling tussen Bananatag en Gmail met Authenticate Your Account (zorg wel dat er geen pop-ups van Gmail worden geblokkeerd) en met Toestaan. Wanneer je vervolgens Opstellen aanklikt om een nieuwe mail aan te maken, zie je onderaan de optie Track staan. Plaats hier een vinkje om de mail te kunnen traceren. Je treft hier tevens de knop Send Later aan om een bericht op een later tijdstip te kunnen verzenden. Let wel, ook Bananatag werkt met een onzichtbaar plaatje dat de mailclient van de ontvanger moet toestaan.
Met Bananatag kun je e-mails traceren én op een later tijdstip versturen
-
Tip 06: Gmail back-uppen
Voor veel Gmail-gebruikers zou het een regelrechte ramp zijn als ze om een of andere reden niet meer tot bij hun e-mails kunnen, bijvoorbeeld omdat hun account wordt gehackt of omdat een reeks berichten per abuis verwijderd is. Je kunt zo’n calamiteit vermijden door regelmatig een offline back-up van je berichten te maken. Met Upsafe Free Gmail Backup is dat zo gebeurt. Je downloadt deze gratis tool hier. Na de installatie moet je de tool wel nog even toegang verlenen tot je Gmail-account via de knop Toestaan. Vervolgens start je een complete back-up van al je berichten met de knop Start backup. Dat proces kan flink wat tijd vergen, afhankelijk van de hoeveelheid berichten. Weet echter wel dat de daaropvolgende back-ups incrementeel zijn en dat dus alleen nieuwe berichten worden geback-upt. Na een gratis registratie bij de dienst is het ook mogelijk je back-ups in te plannen vanuit een module die erg lijkt op Windows Taakplanner.
Geback-upte berichten en eventuele bijlagen laten zich via de knop View mail backup bekijken. Vanuit het contextmenu kun je geselecteerde berichten trouwens ook naar Gmail terugzetten, mocht je dat willen.
Tip 07: Gmail archiveren
Er zit trouwens ook een handige archiveringsfunctie in Upsafe Free Gmail Backup. Hiertoe klik je Archiving options aan. Er verschijnt een nieuw venster waar je op het tabblad Archiving een vinkje plaatst bij Archive emails. Dat houdt in dat alle gearchiveerde berichten uit je Gmail-account worden verwijderd en alleen nog lokaal worden bewaard door de tool. Welke berichten je precies wilt archiveren geef je aan door de gewenste criteria in dit venster te activeren. Dat kunnen berichten van een bepaalde periode zijn, maar ook met een bepaalde afzender of geadresseerde, of met een specifieke onderwerpsregel, met een bepaalde grootte en/of uit specifieke mailmappen.
Gmail zelf bevat overigens ook een soort archiveringsfunctie. Wanneer je een bericht archiveert wordt het uit je inbox verplaatst naar het label Alle berichten. Het keert terug naar je inbox zodra iemand erop reageert, maar uiteraard ook wanneer je zelf zo’n bericht selecteert en Naar inbox verplaatsen aanklikt. Om berichten te archiveren, plaats je een vinkje in het bijhorende selectievakje en druk je bovenaan op de knop Archiveren.
Tip 08: Centraal archief
Upsafe Free Gmail Backup bevat weliswaar een archieffunctie voor Gmail, maar wat als je (ook) andere e-mailtools gebruikt, zoals Outlook.com, Outlook, Exchange, Thunderbird, Windows Mail, enzovoort? Wil je mails uit diverse bronnen archiveren en in één groot doorzoekbaar archief onderbrengen, dan moet je absoluut het gratis MailStore Home uitproberen. De installatie kan trouwens ook in de vorm van een portable app gebeuren. We tonen even hoe je van een outlook.com-account een archief aanmaakt. Klik alvast op E-mails archiveren in het linkervenster. Vul in het daartoe bestemde veld alvast je e-mailadres in (bijvoorbeeld uwnaam@outlook.com) en druk op Starten. Vul het bijhorende wachtwoord in en druk op OK. Als alles goed is, detecteert MailStore nu zelf de bijhorende serverinstellingen en maakt een profiel voor je aan. Met een dubbelklik op deze profielnaam start je de archivering. Via de knop Eigenschappen (rechts) kun je echter extra criteria voor de archivering instellen, bijvoorbeeld alleen berichten ouder dan een bepaalde datum. Een volgende archiveringsronde zal trouwens (veel) sneller werken omdat MailStore incrementele back-ups maakt en dus alleen nieuwe berichten meeneemt.
De gearchiveerde berichten vind je in het linkervenster terug, in de rubriek Persoonlijk archief. Van hieruit kun je je berichten op allerlei criteria doorzoeken en trouwens ook naar allerlei andere e-maildiensten en -clients exporteren.
Met MailStore Home archiveer je makkelijk mails van diverse programma’s
-
Tip 09: Auto-antwoord
Het is wel zo handig als je (vertrouwde) personen automatisch een antwoord kunt laten sturen wanneer je van hen een bericht ontvangt op een moment dat je bijvoorbeeld enkele dagen niet bereikbaar bent. We tonen je kort hoe je dat aanpakt in zowel Gmail als Outlook.com.
In Gmail activeer je deze functie via het tandwielpictogram, waarna je Instellingen aanklikt. Helemaal onderaan het tabblad Algemeen tref je de rubriek Automatisch antwoord aan. Vink hier Automatisch antwoord is ingeschakeld aan en vul de gewenste datum in bij Begint en eventueel ook bij Laatste dag. Bedenk een geschikt (Onderwerp en) Bericht. We raden je aan een vinkje te plaatsen bij Alleen een antwoord sturen naar de mensen in mijn Contacten. Immers, je wilt wellicht niet dat een wildvreemde te lezen krijgt dat je nog een week met vakantie bent (en er dus niemand thuis is). Bevestig met Wijzigingen opslaan.
In Outlook.com klik je eveneens het tandwielpictogram aan en kies je Automatische antwoorden. Vink Automatische antwoorden verzenden aan, plaats een vinkje bij Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden en vul de gewenste Begintijd en Eindtijd in. Eventueel plaats je ook een vinkje bij (onder meer) Deze periode blokkeren in mijn agenda en Mijn vergaderingen gedurende deze periode weigeren en annuleren. Om niet heel de wereld te laten weten dat je er niet bent, kies je bij voorkeur voor Alleen antwoorden verzenden naar personen in mijn lijst met contactpersonen. Uiteraard tik je nog een geschikte boodschap voor je automatische antwoord in.
Tip 10: Handtekening (1)
Misschien wil je bij (bepaalde) berichten die je verstuurt ook een ‘handtekening’ kunnen plaatsen. Gewoonlijk bestaat die uit een naam, functie, adresgegevens, eventueel een leuze en bijvoorbeeld een logo. We tonen eerst hoe je een handtekening creëert in Gmail. Klik alweer het tandwielpictogram aan en kies Instellingen. Op het tabblad Algemeen tref je de rubriek Handtekening aan. Heb je – op het tabblad Accounts en import – aangegeven dat je de functie Mail verzenden als wilt gebruiken om berichten vanaf verschillende adressen in je account te versturen, dan moet je in het uitklapmenu net boven het tekstvak voor het aanmaken van je handtekening eerst nog het gewenste adres selecteren. Je kunt dus voor elk geselecteerd adres een andere handtekening gebruiken. Het ontwerpen van de handtekening doe je in het tekstvak, waarbij je je van een reeks bekende pictogrammen kunt bedienen. Naast tekst kun je onder meer nog afbeeldingen en links toevoegen. Standaard wordt je handtekening onderaan de uitgaande mail geplaatst, voorafgegaan door -- op een afzonderlijke regel.
Heb je al een al dan niet zelf ontworpen html-handtekening klaarstaan, dan hoef je die maar te selecteren (in je e-mailprogramma of browser) en in het tekstvak van de handtekening te plakken. Leg je aanpassingen vast met de knop Wijzigingen opslaan.
Tip 11: Handtekening (2)
Het creëren van een e-mailhandtekening in Outlook.com doe je op ongeveer dezelfde manier als bij Gmail (zie tip 10). Jammer genoeg kun je hier slechts één handtekening creëren, ook al heb je meerdere e-mailaccounts verbonden. Klik het tandwielpictogram aan en kies Opties. Open de rubriek Indeling in het linkervenster en kies E-mailhandtekening. Je treft hier nu een tekstvak van een uitgeklede editor aan waarmee je je handtekening kunt ontwerpen, inclusief afbeeldingen en hyperlinks – deze laatste vind je door het pijlknopje aan de rechterzijde aan te klikken. Of je kopieert een al bestaande html-handtekening naar het klembord en plakt het in het tekstvak. Via vinkjes geef je te kennen of je die handtekening automatisch aan nieuw opgestelde of beantwoorde berichten wilt toevoegen. Leg je wijzigingen vast met de knop Opslaan.
Tip 12: Gmail-sjablonen
Moet je wel vaker hetzelfde bericht versturen, als antwoord op een binnenkomende mail, dan kun je veel tijd besparen door sjablonen te gebruiken. In Gmail heet deze functie ‘standaardantwoorden’. Controleer eerst of deze functie wel is geactiveerd. Ga naar Instellingen, open het tabblad Labs, vink bij Standaardantwoorden de optie Inschakelen aan en bevestig met Wijzigingen opslaan.
Stel nu een nieuw bericht samen dat je als sjabloon wilt laten fungeren. De velden Aan en Onderwerp mag je gerust leeg laten. Voorzie een handtekening als je die ook in het sjabloon wenst. Vervolgens klik je het pijlknopje rechtsonder aan en kies je Standaardantwoorden / Nieuw standaardantwoord, waarna je een geschikte sjabloonnaam invult. Bevestig met OK.
Om een bericht met een van je sjablonen te verzenden, klik je op Opstellen, druk je het pijlknopje in, kies je Standaardantwoorden en geef je het gewenste sjabloon aan.
Overigens kun je met de plug-in van Bananatag (zie tip 05) ook sjablonen creëren. Hiertoe druk je de knop Templates in, creëer je een New Folder en vervolgens een Template. Er verschijnt dan een dialoogvenster met een teksteditor, waarin je het sjabloon kunt ontwerpen.
Tip 13: Auto-sjablonen
In tip 12 beschreven we hoe je zelf een geschikt sjabloon kiest als je een e-mail wilt beantwoorden. Nog handiger wordt het wanneer je Gmail automatisch een passend antwoord laat versturen. Dat kan door een geschikt e-mailfilter in te stellen. Klik het kleine pijltje rechts van de adresbalk aan en vul de gewenste criteria aan (bijvoorbeeld met bepaalde woorden in het Onderwerp). Klik onderaan rechts op Filter maken met deze zoekopdracht en plaats een vinkje bij Standaardantwoord verzenden, waarna je een geschikt antwoord selecteert. Eventueel plaats je ook een vinkje bij Inbox overslaan (Archiveren) als je de conversatie niet in je Gmail Inbox wilt zien opduiken. Uiteraard kun je nog andere acties instellen als je dat wenst. Klik op Filter maken.
Wil je dit filter naderhand nog aanpassen, dan open je Instellingen / Filters en geblokkeerde adressen en klik je bewerken aan naast het beoogde filter.
Tip 14: Outlook-sjablonen
Ook in Outlook.com kun je met sjablonen werken, maar deze optie – een invoegtoepassing, eigenlijk – zit wel wat verstopt. Meld je aan bij outlook.com en klik op Nieuw om een nieuw bericht samen te stellen. Onderaan het tekstvenster tref je onder meer de knop Mijn sjablonen aan. Klik hierop en kies Doorgaan in het rechtervenster. Standaard verschijnen drie sjablonen alias standaardantwoorden, waaronder ‘Ik ben laat’ en ‘Ik antwoord later’. Klik op +Sjabloon om een nieuw sjabloon te maken: vul titel en tekst in en klik op Opslaan. Het sjabloon aanklikken volstaat om het naar het tekstvenster van je mail te kopiëren. Via het prullenbakpictogram verwijder je een sjabloon en met het pen-pictogram kun je het bewerken. Eenvoudig maar functioneel.