Gmail is misschien wel de populairste maildienst van dit moment. De kans is groot dat je zelf al een of meerdere Gmail-adressen hebt, maar maak je er wel optimaal gebruik van? In dit artikel bespreken we 20 superhandige Gmail-tips.
Tip 01: Leer de sneltoetsen
Tip 02: Gmail-instellingen
Alle instellingen van je Gmail vind je achter het tandwiel-icoontje, rechtsboven in beeld. Klik hierop en kies Instellingen. De belangrijkste opties zijn verzameld in het tabblad Algemeen. Achter Labs tref je experimentele diensten aan. Hier vind je opties die uitstekend werken, maar nog niet uitontwikkeld zijn en mogelijk ooit in de standaardopties terug gaan komen.
Kun je een instelling niet vinden? Dan is de optie mogelijk onderdeel van je Google-account. Het aanpassen van persoonlijke gegevens die Gmail gebruikt, zoals je naam of profielfoto, wordt bijvoorbeeld centraal geregeld via je Google-account.
Tip 03: Extra beveiliging
Beveiliging wordt steeds belangijker. Dit geldt in het bijzonder voor diensten die je kunt gebruiken als 'toegangssleutel' voor diensten van derden. Gmail van Google is zo'n 'sleuteldienst'. Je kunt je Gmail-adres bijvoorbeeld gebruiken om je aan te melden bij andere websites. Het is dus belangrijk dat je Gmail beter beveiligt dan alleen met een (goed) wachtwoord.
Authenticatie in twee stappen is een uitstekende aanvulling. Hierbij stuurt Google je een gratis sms-bericht ter verificatie. Wordt je wachtwoord ooit gekaapt en probeert iemand zich aan te melden met jouw gegevens? Dan wordt de toegang ontzegd omdat de onverlaat de verificatiecode niet heeft. Het instellen van de extra authenticatie gaat buiten Gmail om en direct via Google-account. Een wizard begeleidt je door de instellingen.
Naast een ouderwets sms'je kun je de verificatiecode ook verkrijgen via apps als Google Authenticator of Authy.
Tip 04: Google Chrome
Gmail en Google Chrome zijn twee handen op één buik. Je kunt Gmail uiteraard in elke webbrowser gebruiken, maar voor de beste functionaliteit gebruik je Gmail in Google Chrome. In andere browsers kan Gmail net even iets anders werken of zijn bepaalde functies zelfs niet beschikbaar. Bovendien kun je extensies installeren in Chrome voor nog betere functionaliteit in onder andere Gmail. Een extensie is een klein programmaatje dat draait in je webbrowser.
Tip 05: Andere mailadressen
Tip 06: Labels en mappen
Gmail werkt met labels. Dit is te vergelijken met de mappen van een klassiek mailprogramma, maar dan uitgebreider. Een bericht kan bijvoorbeeld meerdere labels hebben. Je kunt labels aanmaken en deze plakken op berichten. Een geopend bericht kun je snel een (of meerdere) labels geven via de gelijknamige knop. Je labels zijn zichtbaar aan de linkerzijde van je scherm. Door op een label te klikken, zie je alle berichten die je dit label hebt gegeven.
Voordat je begint met labels, is het handig om even na te denken waarom en hoe je dit wilt gebruiken. Een label Opvolgen is bijvoorbeeld handig als je een mailtje nog wilt beantwoorden. Door op het label te klikken, zie je in één keer welke mailtjes nog beantwoord moeten worden. Andere handige labels zijn Wacht op antwoord, Factuur en Privé. Gebruik niet te veel labels, dan wordt het onoverzichtelijk. Weet dat je niet alles hoeft te labelen. Er is een uitstekende zoekfunctie aanwezig waarmee je het juiste bericht snel te voorschijn tovert.
Tip 07: Opgeruimde inbox met filters
Net als ieder zichzelf respecterend mailprogramma biedt Gmail de mogelijkheid om nieuwe e-mailberichten te filteren. Je maakt regels aan op basis van de verzender of het onderwerp van het e-mailbericht. Vervolgens selecteer je wat er moet gebeuren met berichten die door de filter worden gevangen. Deze optie is te vinden onder Instellingen / Filters en geblokkeerde adressen / Nieuwe filter maken.
Je haalt nog meer uit deze functie als je aan de slag gaat met het plus-teken in je e-mailadres. Stel je voor dat jij jouw.email@gmail.com gebruikt, dan ontvang je automatisch ook e-mail die wordt verstuurd aan jouw.email+factuur@gmail.com. De tekst achter het plusje mag je uiteraard zelf bedenken.
Als je in het vervolg jouw.email+factuur@gmail.com gebruikt als je iets bestelt en jouw.email+spam@gmail.com bij diensten die om je e-mailadres zeuren – terwijl jij niet op hun reclame zit te wachten, blijft je inbox lekker opgeruimd. Je moet dan natuurlijk nog wel even de bijbehorende regels aanmaken.
Tip 08: IMAP
Er is eigenlijk geen reden om Gmail te gebruiken in een andere omgeving dan je webbrowser. De app op je smartphone of tablet-app is uiteraard een uitzondering. Door Gmail te gebruiken in een klassiek mailprogramma op je computer, ontbeer je de functies die Gmail uniek maken. Wie Gmail toch per se met een mailprogramma wil gebruiken, kan kiezen voor IMAP- of POP-toegang. In dit laatste geval heb je alleen de beschikking over je Postvak IN. Met IMAP heb je de beschikking over alle 'mappen' van je Gmail. Labels in Gmail worden als mappen getoond in je mailprogramma. De IMAP-optie kun je kun je inschakelen via Instellingen / Doorsturen en POP IMAP / IMAP-toegang. Klik op Configuratie-instructies om je mailprogramma in te stellen met de juiste gegevens.
2 Reactie(s) op: 20 superhandige Gmail-tips