8 tips voor de gratis Office-killer Open365

© PXimport

8 tips voor de gratis Office-killer Open365

Geplaatst: 23 november 2016 - 09:36

Aangepast: 14 december 2022 - 14:36

Toon van Daele

Microsoft en Google voeren al langer een verbeten strijd uit om zoveel mogelijk gebruikers aan hun eigen kantoorsuites te binden. Daar is onlangs een derde rivaal bijgekomen: Open365, een gratis openbronplatform dat verder bouwt op LibreOffice (online). Deze dienst is weliswaar nog in bèta maar je kunt er al aardig wat mee doen.

Tip 01: Wat?

Wanneer je naar https://open365.io surft kom je meteen te weten dat Open365 voor een groot gedeelte voortborduurt op LibreOffice online. Dat is op zijn beurt de wat uitgeklede cloudversie van het populaire openbronpakket LibreOffice. Tegelijk maakt Open365 dankbaar gebruik van SeaFile, een systeem waarbij bestanden op een centrale server worden bewaard die dan via een clientmodule met pc’s en mobiele apparaten kunnen worden gesynchroniseerd. Je krijgt maar liefst 20 GB cloudopslag cadeau, maar het is nog de vraag hoe lang men dit royale aanbod zal aanhouden. Lees ook: 11 tips voor WPS Office.

Om het wat oneerbiedig uit te drukken: Open365 is een Dropbox met de mogelijkheid om documenten online te bekijken, te creëren en te bewerken. Dat zijn overigens niet alleen documenten uit de stal van LibreOffice, maar ook een aantal mediabestanden evenals de Microsoft-tegenhangers .docx, .xlsx en .pptx. De kernapplicaties zijn Writer, Calc, Impress, Gimp en Mail (gebaseerd op Kmail, de standaard e-mailclient uit de Linux KDE-desktopomgeving).

Voor alle duidelijkheid: op dit moment verkeert Open365 nog in een bètastadium. Dat vertaalt zich in een soms wat tragere respons maar ook in een duidelijk minder uitgebreide en gepolijste functieomvang dan de grote concurrenten Microsoft Office 365 en Google Docs (Apps).

Media has no description

© PXimport

Tip 02: Aanmelding

Volgens eyeOS, de makers van Open365, wordt het mogelijk Open365 ook op eigen servers te hosten. Daar zullen vooral (gevorderde) gebruikers met privacygevoelige data oor naar hebben, maar in dit artikel houden we het in elk geval bij de standaard cloudversie, op de servers van open365.io. Logischerwijs heb je hiervoor een account nodig. Surf dus naar https://open365.io en klik op Sign up. Vul hier je gebruikersnaam in. Kies die zorgvuldig gezien die automatisch aan je e-mailadres (voor de mailapplicatie) van Open365 zal worden gekoppeld. Vul ook de andere gegevens in en bevestig met Register.

Normaliter wordt even later automatisch de bijhorende client gedownload. Daar hoef je je op dit moment echter nog niet om te bekommeren, temeer omdat je dit bestand ook altijd nog later kunt downloaden (zie ook tekstkader). Vervolgens druk je op I’m ready, waarna je bij Open365 aanmeldt met je nieuwe e-mailadres (<gebruikersnaam>@open365.io) en je wachtwoord. Op de vraag of Open365 meldingen mag weergeven antwoord je best met Toestaan. Het gaat namelijk onder meer over notificaties rond up- en downloads en (video)chatverzoeken. Even later beland je dan in je ‘hub’: een online dashboard met een overzicht van je (ook gedeelde) bestanden. Je merkt dat Open365 al een eerste ‘bibliotheek’ (My Library) voor je heeft klaargezet met daarin al een drietal voorbeeldbestanden (docx, xlsx en pptx). Het startschot is gegeven.

Media has no description

© PXimport

Tip 03: Bibliotheken

We kunnen ons zo voorstellen dat je niet meteen baat hebt met de standaardnaam My Library – of met de inhoud van die map. Geen nood: via het vuilnisbakje en je bevestiging heb je die zo verwijderd! Na een verversing van je browservenster staat de teller nu weer netjes op 0 bytes / 20.0 GB en verschijnt de melding dat je nog geen bibliotheken hebt gecreëerd. Dat heb je echter zo voor elkaar met de knop +New Library. Je kunt trouwens meerdere bibliotheken (met zelfgekozen namen) aanmaken, bijvoorbeeld een voor zakelijk en een voor persoonlijk gebruik. Merk op dat Open365 je ook toelaat een versleutelde bibliotheek te creëren – een vinkje bij Encrypted en een stevig wachtwoord (2x) volstaat. Op het moment van schrijven ondersteunde LibreOffice deze functie nog niet: wil je dus bijvoorbeeld vanuit Writer een bestand wegschrijven naar zo’n versleutelde bibliotheek, dan zal dat (nog) niet lukken. Maar goed, het is alvast nuttig als je data (tijdelijk) op een beveiligde manier wilt opslaan.

Media has no description

© PXimport

Tip 04: Bestandsoperaties

Bibliotheken zijn natuurlijk pas zinvol als ze ook inhoud bevatten. Wanneer je zo’n bibliotheek opent vanuit je hub, dan merk je bovenaan de knop New File op. Een teleurstelling wellicht, want langs deze weg kun je voorlopig alleen maar ‘markdown’-bestanden creëren – tekstbestanden met een eenvoudige markup-syntax (meer uitleg vind je hier).

Gelukkig zijn er uitwegen. Eén ervan is de knop Upload, waarmee je bestanden vanaf je eigen computer kunt uploaden – of nog makkelijker: je versleept de gewenste bestanden gewoon naar dit browservenster. Zoals gezegd kan Open365 overweg met diverse mediabestanden en met bestanden uit LibreOffice en MS Office, maar het is op zich ook mogelijk willekeurige andere bestanden te uploaden. Als je zo’n niet-ondersteund bestand aanklikt in je bibliotheek, dan verschijnt alleen een venster met een downloadknop (zodat je het op je lokale toestel kunt openen en bewerken). De mogelijkheid om een bestand uit je bibliotheek te downloaden vind je trouwens ook wanneer je de muispijl over de bestandsnaam houdt en het Download-knopje indrukt. Je vindt hier ook het pijltje More Operations met een uitklapmenu. Hier kun je dan bestanden hernoemen, verplaatsen en kopiëren.

Media has no description

© PXimport

Tip 05: Geschiedenis

Aangename verrassing is de optie History in dit uitklapmenu. Die geeft je een overzicht van de verschillende bewerkingen die je (binnen Open365: zie ook tip 6) op het bestand hebt uitgevoerd. Deze versiegeschiedenis maakt het mogelijk om met een muisklik een eerdere bestandsversie terug te halen. Open365 houdt echter ook een geschiedenis bij van wat je precies binnen elke bibliotheek hebt uitgevoerd, zoals bestanden verwijderen, wijzigen of toevoegen. Na elke wijziging creëert Open365 hiervan een snapshot, wat het mogelijk maakt op elk moment naar een eerdere versie terug te keren. Open de gewenste bibliotheek en klik op het klokpictogram History. Houd de muispijl boven een snapshot en klik op View Snapshot. Is dat de versie of situatie die je wilt, druk dan op de knop Restore: alle naderhand uitgevoerde wijzigingen aan de bibliotheken verdwijnen als sneeuw voor de zon. Heb je weinig behoefte aan zulke snapshots, klik dan het tandwielpictogram Settings aan in je map en stip Don’t keep history aan of beperk de geschiedenis via Only keep a period of history: x days. Hier kun je ook de mapnaam wijzigen.

Media has no description

© PXimport

Dankzij versiegeschiedenis en snapshots keer je snel terug naar een vorige versie.

-

Tip 06: Applicaties

In tip 04 hebben wel al één manier aangegeven om nieuwe bestanden in je bibliotheken te plaatsen: via een upload vanaf je eigen toestel. Het is echter ook mogelijk binnen Open365 documenten te creëren of te bewerken en in een bibliotheek te plaatsen, via een van de beschikbare applicaties. Die bereik je via het knopje met de vierkantjes, waarna je in het overzicht de gewenste toepassing selecteert: Writer, Calc, Impress of Gimp (Mail komt even aan bod in ons tekstkader).

We nemen hier de online tekstverwerker als voorbeeld. Nadat je Writer hebt aangeklikt verschijnt het venster van de applicatie – die lijkt op een kleurrijker variant van een lokaal geïnstalleerde LibreOffice. Vanuit het File-menu is het een koud kunstje een document in je een van je bibliotheken te bewaren (Save of Save as) of er eentje vanuit je bibliotheek te openen (Open). Het volstaat in het dialoogvenster op Home te klikken en de gewenste bibliotheek te openen. Een document dat je wilt bewaren, kun je met een wachtwoord beveiligen: stip Save with password aan (onderaan links) en vul het wachtwoord in (2x). Klik je eerst Options aan dan is het ook mogelijk alleen een wachtwoord te voorzien voor wie het document wil bewerken (plaats een vinkje bij Open file read only). Dat kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je dit document met anderen wilt delen (zie ook de volgende tip).

Media has no description

© PXimport

E-mail

Wanneer je je bij Open365 registreert krijg je automatisch een eigen e-mailadres @open365.io. Vanaf dan kan iedereen berichten versturen naar dat adres. Logisch dus dat Open365 in een eigen mailapplicatie voorziet, met de simpele titel Mail. Naast e-mailen kun je hiermee ook nog je contacten en je agenda beheren. We raden je wel aan de onderdelen: Mail, Contacts en Calendar te selecteren en telkens de opties in het menu Settings te doorlopen. Je zult dan merken dat deze modules zich vergaand aan je eigen smaak laten aanpassen.

Media has no description

© PXimport

Tip 07: Shares

Een online kantoorsuite wordt natuurlijk nog interessanter als je documenten ook met anderen kunt delen. Zo kun je vanuit je hub niet alleen afzonderlijke bestanden maar zelfs complete bibliotheken met anderen delen. Het volstaat de muispijl even boven een bibliotheek te houden en het share-pictogram aan te klikken. Je hebt nu verschillende opties.

Zo kun je een link genereren: ofwel een downloadlink (zodat de ontvangers bestanden uit die bibliotheek kunnen ophalen), ofwel een uploadlink (zodat ze alleen bestanden naar die bibliotheek kunnen sturen). In beide gevallen kun je er nog een wachtwoord aan koppelen en in het geval van een downloadlink ook een verloopdatum. Het is ook mogelijk een bibliotheek direct met andere gebruikers van Open365 te delen. Kies hiervoor Share to user, vul de naam of het e-mailadres (@open365.io) in, duid de gewenste gebruiker evenals de machtigingen aan (Read-Write of Read-Only) en bevestig met Submit. Even later krijgt de ontvanger een notificatie te zien en wordt de gedeelde bibliotheek aan zijn Shared libraries toegevoegd.

Merk hier ook de optie Share to group op. Daarvoor moet je dan wel eerst een of meer groepen creëren en dat doe je via het groepspictogram, rechtsboven de hub, waarna je +New Group aanklikt. Zodra je een groep hebt gecreëerd kun je daar ook leden aan toevoegen. Dat is wat omslachtig: klik de groepsnaam aan, kies Admin in het linkerpaneel en klik op +Add Members (of op Import Members als je over een csv-bestand met namen zou beschikken).

Media has no description

© PXimport

Open365 heeft best wel wat communicatiemogelijkheden ingebouwd.

-

Tip 08: Communicatie

In het groepsvenster zie je de optie Discussion. Hier wissel je eenvoudig berichten uit met alle groepsleden. Die krijgen dan telkens een notificatie daarvan te zien. Via het tandwielpictogram (bovenaan het groepsvenster) is het zelfs mogelijk een heuse wiki-module toe te voegen. Via Create Wiki now kun je vervolgens – eenvoudige - webpagina’s aanmaken en bewerken.

Die zijn automatisch ook zichtbaar bij de andere groepsleden. Open365 heeft ook leentjebuur gespeeld bij Jitsi, een populaire openbron (video-)chatmodule. Wil je met andere gebruikers chatten, klik dan het chatpictogram rechtsboven in je hub aan, duid de gewenste personen aan en druk op het plusknopje of het pijlknopje in het chatvenster om de chatsessie te starten. Overigens vind je in dit chatvenster nog de optie Start Videoconference terug – dat lukt natuurlijk alleen maar als de betrokken partijen een webcam of aanverwant apparaat hebben aangesloten en hun toestemming hebben verleend aan je verzoek.

Client-apps

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten