Zo maak je aantekeningen in documenten
Gekabbel in de marge van de pagina, passages waar een markeerstift op los is gelaten, onderstreepte woorden, heel wat mensen vinden dit bezoedeling als het gaat om papieren boeken. Bij digitale werken speelt deze irritatie niet, want met één klik zijn alle aantekeningen te verbergen. Op digitaal papier kun je jezelf dus flink laten gaan. Door annotaties te plaatsen, ga je als het ware een conversatie aan met wat je aan het lezen bent.
Tip 01: E-books
Notities en markeringen verbeteren het begrijpend lezen, ze helpen ideeën vast te houden, ze visualiseren verbanden en je kunt belangrijke details later makkelijker terugvinden. Alle e-boeklezers beschikken over ingebouwde annotatietools. Een markering in een tekstblok aanbrengen is veelal een kwestie van met de vinger over de tekst te slepen. Daarnaast kun je ook notities toevoegen. In de iBooks-app op Mac, iPhone of iPad klik of tik je op het pictogram Notities om opmerkingen toe te voegen aan de selectie. Om alle opmerkingen en markeringen op een iOS-apparaat te bekijken, tik je op het menupictogram (drie horizontale balkjes linksboven) en vervolgens op het tabblad Notities.
Kleurcodes
Tip 02: Microsoft Edge
Microsoft Edge is de allereerste browser die het mogelijk maakt annotaties toe te voegen aan webpagina’s en pdf-bestanden. Surf naar de pagina die je interesseert of klik met de rechtermuisknop op een pdf-document en selecteer Openen met Microsoft Edge. Gebruik dan de knop met het pennetje: Notities toevoegen. Daarna beschik je over een virtuele balpen en een markeerstift om rechtstreeks op webpagina’s en pdf-documenten te krabbelen. Bij beide tools is het mogelijk de stiftdikte en kleur te wijzigen. Met het gummetje verwijder je deze markeringen. Ook is er een knop om een getypte notitie toe te voegen in een vakje. Je kunt naar hartenlust opmerkingen toevoegen en elke notitie kan worden verborgen of versleept. Rechts onder elke notitie is een prullenbakpictogram om de aantekening te verwijderen. Wanneer je op het Knipsel-pictogram klikt, verandert de muisaanwijzer in een kruiscursor. Sleep een rechthoekig gebied dat naar het klembord wordt gekopieerd. Ook is er nog een knop om de annotaties op te slaan in OneNote, om die toe te voegen aan de favorieten of de leeslijst. Via de knop Delen komt het Windows Delen-panel tevoorschijn waar alle delende apps in verschijnen.
Je kunt notities openbaar maken, de opmerkingen zijn dan zichtbaar voor iedereen die de webpagina bezoekt
-
Tip 03: Hypothesis
Maar ook voor Chrome en Firefox zijn ondertussen plug-ins beschikbaar die aantekeningen op online pagina’s mogelijk maken. Hypothesis is er zo eentje. Deze plug-in is opensource en wordt ondersteund door een non-profitorganisatie. Het grote verschil met Edge is dat je een account moet aanmaken om notities te kunnen bewaren, omdat ze in de cloud worden opgeslagen in plaats van op je pc. Aan de andere kant kun je de notities openbaar maken, zodat iedereen die de webpagina bezoekt en over Hypothesis beschikt, de opmerkingen te zien krijgt. Hypothesis wordt vooral in het (Amerikaanse) onderwijs gebruikt, omdat je voor elk project groepen deelnemers kunt aanmaken met wie je de annotaties uitwisselt.
Tip 04: Acrobat Reader
Het pdf-formaat is ontwikkeld door Adobe. De laatste versie van de gratis leessoftware, Adobe Acrobat Reader DC, is voorzien van de meest complete set annotatie- en commentaartools voor pdf. De gereedschappen voor opmerkingen zijn alleen beschikbaar in pdf’s waarvoor de functie Opmerkingen is ingeschakeld. Is dat niet het geval, dan dien je eerst de opmerkingsrechten te activeren. Dat kan door het pdf te openen en daarna te kiezen voor Bestand / Opslaan als een ander bestand / Uitgebreide PDF Reader / Opmerkingen en meten inschakelen. Vervolgens kies je Gereedschappen / Opmerking om de speciale werkbalk te openen. De opmerkingen die je aan het document toevoegt, verschijnen onder elkaar in het rechterdeelvenster. Op die manier volg je de geschiedenis van de toevoegingen.
Tip 05: Tekstvervanging
De knoppen van de tekst- en tekengereedschappen zijn erg duidelijk. Je herkent in één oogopslag de tool om notities toe te voegen. Je kunt tekst markeren, doorstrepen, pijlen en vormen tekenen, zelfs wolkjes aanbrengen. Toch zitten er ook enkele bijzondere gereedschappen bij zoals de tool Notitie bij tekstvervanging toevoegen. Hiermee doorstreep je de geselecteerde tekst en tegelijkertijd verschijnt een vak waar je de tekst invoert die in de plaats moet komen van de doorstreepte passage. Wil je een suggestie plaatsen voor een stuk tekst dat ergens tussen bestaande tekst moet komen, dan klik je op de knop Tekst invoegen bij cursor. Dat is het pictogram met het pijltje omhoog.
Via de ingebouwde geluidsrecorder kun je pdf-bestanden ook van ingesproken opmerkingen voorzien.
-
Tip 06: Bestanden insluiten
Via de knop met de paperclip voeg je bestanden toe aan een pdf die de lezer kan bekijken. Dat kan gaan om afbeeldingen, Office-bestanden, grafieken, noem maar op. Wanneer je het pdf-bestand naar een andere locatie verplaatst, zal ook het ingesloten bestand mee verhuizen. Houd er rekening mee dat de gebruiker die zo’n bijlage ontvangt, over de juiste toepassing moet beschikken om de bijlage te openen. Op dezelfde manier is het mogelijk om opmerkingen in te spreken. Via de paperclip-knop kies je de opdracht Geluid opnemen. Klik daarna op de locatie waar het geluidsfragment moet komen. Adobe Reader DC opent vervolgens de Geluidsrecorder.
Tip 07: Dynamische stempels
Nog twee annotatietools van Adobe Reader springen in het oog. Nadat je een eerste opmerking hebt gemaakt, verandert het gereedschap opnieuw in de Selectie-tool. Wil je hetzelfde gereedschap verschillende keren na elkaar gebruiken, dan gebruik je het pennetje, wat staat voor Gereedschap geselecteerd houden.
Heel mooi zijn de stempels. De meest courante stempels zijn beschikbaar, zoals Ter informatie, Goedgekeurd, Concept enzovoort. Er zijn ook dynamische stempels die zich aanpassen aan de gebruiker en het tijdstip. Op die manier zet je bijvoorbeeld een stempel met je naam om aan te geven dat je het document op een bepaald tijdstip hebt goedgekeurd. In het menu vind je de optie om eigen stempels aan de basisset toe voegen.
Tip 08: Dropbox
Wie Dropbox gebruikt, kan ook opmerkingen plaatsen op afbeeldingen en documenten zonder dat hij extra software nodig heeft. Deze annotaties laten zich uitsluitend aanbrengen via de Dropbox-website of via de mobiele Dropbox-app voor iOS. Deze opmerkingen zijn alleen te lezen voor de eigenaar van het bestand en mensen met wie het bestand is gedeeld. Via de bestandsactiviteit van Dropbox ontvang je een melding wanneer iemand een opmerking heeft achtergelaten in een van je bestanden. Selecteer op de Dropbox-website het bestand dat je van een opmerking wilt voorzien en open daarna in de rechterkolom de tab Opmerkingen. De tools om opmerkingen te plaatsen zijn vrij beperkt. Maar je kunt wel iemand taggen in zo’n opmerking. Voer het symbool @ in, gevolgd door de naam van je vriend of collega. De getagde persoon ontvangt van Dropbox een melding dat hij getagd is.
