Alle formaten delen en uploaden in Google Documenten

Half januari maakte Google in een persbericht bekend dat gebruikers nu alle bestandsformaten kunnen uploaden en delen met anderen. Iedere gebruiker van Google Docs en Apps heeft bovendien de beschikking over 1 GB opslagruimte voor bestanden die niet naar Google Doc-formaat zijn omgezet. De maximale grootte per bestand is 250 MB.

Dit artikel bestaat uit twee pagina’s:

Pagina 1 (huidige pagina)

- Aanmelden

- Downloaden en delen

Pagina 2

- Geavanceerde opties

- Meer overzicht met mappen

- Meer opslagruimte

Aanmelden

Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe functionaliteit, hebt u uiteraard een account nodig. Mocht u hier nog niet over beschikken, maak dan eerst een Gmail-account aan.

Hebt u reeds een Gmail-account, ga dan naar https://docs.google.com en meld u aan.

Het uploaden van een bestand naar Google Documenten is heel eenvoudig. Klik aan de linkerkant simpelweg op de knop Uploaden. Op de volgende pagina klikt u op de link Selecteer bestanden om te uploaden. Blader op uw computer naar het gewenste bestand en klik op Openen. Selecteer desgewenst nog andere bestanden door de vorige stappen te herhalen. Als u alle bestanden die u wilt uploaden hebt geselecteerd, klik dan op de knop Uploaden starten. Als alle bestanden zijn geüpload, klikt u linksboven op de link Terug naar Google Documenten.

© PXimport

Uploaden van bestanden is in een paar eenvoudige stappen gebeurd.

Oorspronkelijke formaat

Wilt u Office-bestanden in hun oorspronkelijk formaat opslaan, haal dan het vinkje weg voor Documenten, spreadsheets en presentaties converteren naar een indeling voor Google Documenten. Voor het uploaden van bestanden hebt u gratis 1 GB opslagruimte, bestanden die worden geconverteerd tellen hier echter niet voor mee. Als u andere bestanden uploadt (bijvoorbeeld een Photoshop-document), dan blijft de oorspronkelijke indeling sowieso intact.

Downloaden en delen

Terug in het overzicht van uw documenten, ziet u de bestanden die u zojuist online hebt geplaatst aan de rechterkant verschijnen. Nu kunt u dus overal ter wereld uw bestanden bekijken en/of downloaden. Om een bestand te downloaden, klikt u gewoon op de naam van het bestand. Op de volgende pagina klikt u op Downloaden en kiest u een locatie om het bestand op te slaan.

Het mooie van de nieuwe mogelijkheden van Google Documenten, is dat u nu heel eenvoudig alle soorten bestanden met andere mensen kunt delen. U kunt dit op meerdere plekken regelen, zowel op de downloadpagina van een bestand, maar ook in het overzicht van al uw bestanden. Als u op de downloadpagina van een bestand bent, klikt u op Delen / Mensen uitnodigen. Vul onder Uitnodigen een of meerdere e-mailadressen in en typ desgewenst een Onderwerp en een Bericht. Wilt u zelf een kopie van het bericht? Plaats dan even een vinkje voor Een kopie naar mezelf sturen. Standaard staat overigens Bewerken geselecteerd, wat dus inhoudt dat de genodigden de bestanden kunnen aanpassen. Wilt u dit niet, kies dan voor Weergeven. Klik tot slot op Verzenden om de e-mail te versturen.

© PXimport

Klik op de naam van een bestand en op de volgende pagina op Downloaden.

© PXimport

Het delen van bestanden is eenvoudig.

Makkelijk delen

Wilt u alleen bestanden delen, zonder dat mensen zich hoeven aan te melden? Klik dan op Delen / De link ophalen om te delen. Zo kunt u bestanden delen met iedereen, ook mensen die u niet kent. Dit is handig als u bijvoorbeeld een bestand via uw weblog of website wilt aanbieden ter download.

Geavanceerde opties

Nadat u de e-mail hebt verstuurd, komt u op het tweede tabblad, waar alle mensen vermeld staan die u zojuist hebt uitgenodigd. Hier kunt u per genodigde ook achteraf nog bepalen wat hun rechten zijn en de rechten desgewenst nog uitbreiden of beperken. Hebt u per ongeluk iemand uitgenodigd die eigenlijk geen toegang zou moeten hebben? Selecteer dan in het menuutje achter de naam de optie Geen.

Op het laatste tabblad (Geavanceerde rechten) vindt u nog twee opties die standaard zijn aangevinkt: Bewerkers toestaan anderen uit te nodigen om items te bewerken of te bekijken en Doorsturen van uitnodigingen toestaan. Als u dit niet wilt, let er dan op dat u deze keuzes uitvinkt!

© PXimport

U kunt achteraf de rechten per uitgenodigde nog aanpassen, of zelfs intrekken.

Meer overzicht met mappen

Als u vaak en veel bestanden deelt, dan wordt de lijst met documenten steeds groter en dan kan het al snel onoverzichtelijk worden. Het is dan ook handig om de bestanden onder te verdelen in mappen. Zo kunt u bijvoorbeeld een map maken voor de bestanden die u met uw tennisvereniging deelt. Het maken van een map is heel eenvoudig. Ga naar het overzicht van al uw bestanden (docs.google) en klik linksboven op Nieuwe maken / Map. Kies een naam, geef desgewenst een beschrijving toe en klik op Opslaan. Uw mappen vindt u vervolgens in het overzicht terug onder Mijn mappen.

U kunt trouwens ook hele mappen delen, dit werkt op bijna identieke wijze manier als bij het delen van bestanden, alleen kiest u nu voor Deze map delen. U kunt mappen makkelijker herkenbaar maken door gebruik te maken van kleuren. Als u een nieuwe map maakt, kiest u een kleur door op het ­menuutje naast de mapnaam te klikken. Bestaande mappen geeft u een andere kleur door deze eerst te selecteren en vervolgens de kleur te kiezen uit het menu.

© PXimport

Met mappen zorgt u voor meer overzicht, en mappen kunt u ook delen.

Meer opslagruimte nodig?

Standaard krijgt u 1024 MB, oftewel 1 GB ‘cadeau’ van Google. Hebt u hier niet genoeg aan, dan kunt u extra opslagruimte kopen. U krijgt deze optie op diverse plekken aangeboden, bijvoorbeeld als u een nieuw bestand uploadt. Of klik bovenaan de pagina op Instellingen. Onder het kopje Opslag klikt u vervolgens op de link Vergroot uw opslagruimte, waarna u op een pagina komt waar u diverse abonnementen kunt afsluiten. Extra opslagruimte bij Google is niet duur: u betaalt slechts jaarlijks slechts 5 dollar per 20 GB. Opslagruimte die u op deze manier aanschaft, kunt u daarbij ook gebruiken voor Gmail en Picasa-webalbums. Betalen gaat veilig via Google Checkout, maar u hebt hier wel een creditcard (Visa, Mastercard, Amex of Discover) voor nodig.

© PXimport

U kunt voor 5 dollar per jaar maar liefst 20 GB extra opslagruimte aanschaffen.

Beveiliging

Al sinds 2006 wordt er door de gebruikers van Google Documenten gediscussieerd over het feit dat Google de verbinding niet versleutelt. Sinds kort gaat het e-mailverkeer van Gmail altijd via https en dat is natuurlijk wel zo veilig. Helaas heeft Google dit niet meteen voor alle online producten ingesteld en is de verbinding met Google Documenten nog steeds niet standaard versleuteld. Om tóch veilig uw documenten online te delen, hebben we op onze site diverse tips verzameld. Surf naar veiliggoogle

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten