Todo.txt is in de basis een set van regels, ook wel een richtlijn, van hoe je je taken het beste kunt organiseren in een tekstbestand. De basisregel is heel simpel: elke taak moet op een nieuwe regel staan. Je kunt dus bijvoorbeeld in een bestand zetten:

afwas doen
back-up instellen

Als je dat in een tekstbestand zet, genaamd todo.txt, kun je dit bestand gebruiken in de verschillende applicaties van todo.txt voor pc, mobiel en het web. Dat is echter wel heel beperkt. Gelukkig kan todo.txt meer dan dat. Een handige functie van todo.txt zijn bijvoorbeeld de categorieën. Je kunt een taak aan een categorie toevoegen door achter de todo +categorie te typen. Bijvoorbeeld:

afwas doen +huishouden
back-up instellen +computerzaken

Een to-dolijst is geen echte to-dolijst als je je taken niet kunt afvinken. Gelukkig is dat erg eenvoudig: je zet simpelweg een x helemaal voor aan de taakregel. Bijvoorbeeld:

x afwas doen +huishouden
back-up instellen +computerzaken
x boodschappen doen +huishouden
auto-APK

De taken afwas doen en boodschappen doen zijn daarmee afgerond.

Een andere belangrijke functie van takenlijsten is de prioriteit. Je wilt natuurlijk wel onderscheid kunnen maken tussen de belangrijke en minder belangrijke taken. Prioriteiten voeg je aan een taak toe door er een hoofdletter tussen haakjes voor te zetten gevolgd door een spatie, waarbij A de hoogste en Z de laagste prioriteit is. De prioriteit moet altijd voor de taak staan, al komt de x van een afgeronde taak weer daarvoor te staan. Je kunt per taak kiezen of je er wel of geen prioriteit aan wilt toevoegen:

X (A) afwas doen +huishouden
back-up instellen +computerzaken
x (A) boodschappen doen +huishouden
(B) auto-APK

Een andere belangrijke functie is context. Met context kun je de locatie of andere korte informatie aan een taak toevoegen. Je voegt als volgt context aan een taak toe: @context. In een taak ziet dat er bijvoorbeeld zo uit:

back-up instellen +computerzaken @laptop

Op die manier is duidelijk dat de back-up op de laptop moet worden ingesteld.

Wil je todo.txt op de pc gebruiken, dan heb je behoorlijk veel keuze. Een van de mogelijkheden is todotxt.net. Hiermee kun je todo.txt in een vrij eenvoudige interface beheren. Je downloadt het hier. Je kunt kiezen voor het zip-bestand, dat is de portable versie, of voor een installatiebestand. Bij de draagbare versie pak je het bestand uit en voer je daarna todotxt.exe uit. Als je al een todo.txt gemaakt hebt aan de hand van de voorbeelden zojuist, dan klik je op File / Open en blader je naar het bestand. Klik dan op Openen.

Heb je nog geen bestand, dan klik je op File / New en kies je waar je je nieuwe takenlijst op wilt slaan. Je kunt met Task / Add New Task een nieuwe taak toevoegen. Typ vervolgens de taak en druk op Enter. Via het menu Task is het mogelijk met Set Prioritity om de prioriteit in te stellen, om met Set Due Date een einddatum in te stellen en om een taak als gedaan te markeren met Toggle Completion. Todotxt.net is sterk afhankelijk van sneltoetsen, wat het gebruik ervan enorm verbetert. Met J en K kun je de volgende en vorige taak selecteren, met N maak je een nieuwe taak, met X markeer je een taak als compleet, met F kun je taken filteren en met I stel je de prioriteit in.

De sneltoetsen lijken veel op die van Gmail en Twitter, waardoor die voor velen bekend zullen zijn. Alternatieven om todotxt.net op je pc te gebruiken, zijn Todour, dat ook op Linux en macOS werkt, TodoTxtMac voor macOS, Todo.txt voor Google Chrome, QTodoText voor alle grote platformen en ActionText, dat is een UWP-app die zowel werkt op Windows 10-pc’s als -tablets.

Tot nu toe heb je de mogelijkheid gehad om todo.txt in een tekstbestand en op je pc te gebruiken. Dat is echter met alle tablets en smartphones die we gebruiken natuurlijk verre van ideaal. Todo.txt in een browser kunnen benaderen, is dan een fijne toevoeging. Dat is mogelijk in combinatie met Dropbox. Je kunt dan gebruikmaken van een website als www.todotxttdi.com waarna je kunt klikken op Ask Dropbox to authorise this browser en je je op Dropbox kunt aanmelden. Klik op Toestaan om todotxttdi (todo.txt Text Driven Interface for Dropbox) toegang te geven tot een eigen map in Dropbox. Plaats op die plek vervolgens je eigen todo.txt, het standaard aangemaakte tekstbestand kun je verwijderen of overschrijven. Als je vervolgens de webpagina ververst, komen daar je taken tevoorschijn die je eerder hebt aangemaakt. Je kunt ze ook bewerken, je aanpassingen worden direct opgeslagen in Dropbox. Alternatieven zijn er genoeg.

Noemenswaardig is bijvoorbeeld deze Chrome-extensie. Met deze browserextensie kun je via Dropbox direct bij je todo.txt-bestand. Sla je je takenlijst liever niet op in Dropbox, dan zijn ook daarvoor alternatieven, zoals todoTxt. Je hebt de mogelijkheid om deze versie zelf te hosten. Dat is een enkel html-bestand dat je op moet slaan en dan direct kunt gebruiken. Er zijn meer mogelijkheden om zelf een todo.txt-server op te zetten, bijvoorbeeld op je NAS. Deze webpagina werkt met Node.JS.