Beheer de workflow met Trello

Door: Dirk Schoofs | 29 januari 2018 16:11

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Terwijl je met een team aan een gemeenschappelijk project werkt, lopen van alle kanten reacties en informatie binnen. De medewerkers pakken op verschillende tijdstippen hun deeltaken op, ze spuien ideeën en geven ondertussen voortdurend feedback. Ondertussen groeit de todo-lijst tot zorgwekkende proporties en stijgt de druk van roodgloeiende deadlines. Om te zorgen dat je het overzicht niet verliest in de hectiek van data, taken en medewerkers heb je Trello nodig.

Trello is een tool die op het eerste gezicht eenvoudig lijkt. Dat klopt, iedere beginner kan de webapplicatie al na enkele minuten inzetten om huishoudelijke takenlijstjes op te stellen. Toch heeft dit krachtige online programma veel meer in zijn mars. Je evolueert snel naar een niveau waar je complexe projecten leert organiseren en je beheert de workflow van een heel team dat tegelijkertijd aan meerdere projecten werkt. Bovendien loopt Trello synchroon op alle apparaten die gekoppeld zijn aan hetzelfde account. Je kunt de tool gebruiken vanaf de website, maar er bestaan ook app-versies voor Android, iOS en Kindle Fire zodat je onderweg takenlijstjes kunt afwerken. Trello slaagt erin om het hele project te verdelen in hapklare componenten, stappen die essentieel zijn om tot een goed resultaat te komen. Bovendien kunnen zowel zowel de coördinator als alle teamleden de vooruitgang van iedereen in realtime volgen, en dat werkt buitengewoon motiverend.

01 Borden en kaarten

De werking van Trello is gebaseerd op het systeem van de zogenaamde Kanban-borden, een Japanse organisatiemethode om met lijsten en kaarten de workflow te visualiseren. Ook Trello heeft een dashboard waarop je verschillende borden plaatst. Ieder bord staat voor een project. Klik alvast op het Welkomstbord om de inhoud te bekijken. Een bord bestaat uit kaarten, die je trouwens van het ene bord naar het andere kunt slepen. Op die manier bouw je een project op met kaarten waarop de verschillende deeltaken staan. De kaarten in het Welkomstbord staan alvast vol met nuttige tips over het programma.

01 Op het Welkomstbord staan een heleboel tips om Trello in de vingers te krijgen.

02 Lijsten

Helemaal bovenaan staat het plusteken om drie dingen toe te voegen: een nieuwe bord, een persoonlijk team of een businessteam. De laatste optie is uitsluitend beschikbaar voor de betaalde versie. In dit voorbeeld maken we een nieuw bord voor de organisatie van een buurtfeest. Geef het bord een titel. Standaard zal het bord privé zijn en wij kunnen weinig redenen bedenken om deze instelling te wijzigen. Wanneer je een bord hebt aangemaakt, kun je dit project verdelen in lijsten, dat is het traject dat je wil afleggen om het project te realiseren. Een lijst is een eigen opdrachtvenster waarin je een heleboel opdrachten plaatst. Z’n lijst is opgebouwd uit kaarten, waarop de individuele opdrachten staan. Door lijsten en sublijsten toe te voegen krijg je een horizontale boomstructuur die de opbouw van het project weergeeft. Het principe van Trello en Kanban is dat een taak of activiteit van links naar rechts de workflow doorloopt.

02 In de gratis versie kun je alleen een persoonlijk team aanmaken.

Gratis, goud of business

Trello is gratis en met deze versie kun je alle projecten met een onbeperkt aantal teamleden beheren. Toch kun je een upgrade maken naar Trello Gold voor 45 dollar per jaar. Je verkrijgt de gouden status ook door nieuwe leden uit te nodigen. Voor iedere persoon die je lid maakt, krijg je één maand gratis Trello Gold, met een maximum van 12 maanden. De gouden status voegt in de eerste plaats enkele cosmetische kenmerken toe: 9 premium bordachtergronden, de mogelijkheid om een eigen achtergrond te ontwerpen, leuke stickers en emoticons. Op functioneel vlak kun je als ‘gold member’ bijlagen van 250 MB uploaden en beschik je over de mogelijkheid om veelgebruikte zoektermen op te slaan. Wil je meteen alle teamgenoten de Trello Gold-status meegeven, dan betaal je 9,99 dollar per maand per gebruiker.

In het gouden lidmaatschap krijg je negen premium achtergronden.

03 Achterkanten

Iedere kaart die je toevoegt, geef je een eigen naam. Klik nog een keer op de kaart zodat het detailfiche verschijnt. In Trello noemen ze het detailvenster ‘de achterkant’ van de kaart. In dit fiche is onder meer ruimte voor een beschrijving. Bovendien is het mogelijk bijlagen toe te voegen vanaf de harde schijf of vanaf de gebruikelijke online opslagplaatsen (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive). Om een deadline toe te voegen klik je op de knop Vervaldatum zodat je in een minikalender een datum kunt selecteren. Wanneer je alle kaarten hebt toegevoegd, maak je een tweede ronde. Sommige gebruikers slepen de kaarten in chronologische orde, andere houden ervan om de kaarten met de hoogste prioriteit bovenaan te plaatsen.

03 Straks kun je zorgen dat alle vervaldata in één grote kalender verschijnen.

Kleuren en kleurenblindheid

In het menu aan de rechterkant onder de knop Meer zit de functie Labels. Ben je visueel ingesteld dan kun je bepaalde opdrachten in het oog laten springen door ze van een kleur te voorzien. In de praktijk gebruikt men deze labels vaak om de status van taken bij te houden. Zo kun je groen bijvoorbeeld gebruiken voor Klaar, geel voor Bezig en rood voor Te doen. Of je geeft ieder gezinslid zijn eigen label. Iedere kleur kun je een andere benaming geven en het is mogelijk om nieuwe labels en dus nieuwe kleurtjes aan te maken. Onderaan de kleuren staat de knop om de weergave voor kleurenblindheid in te schakelen. Hierdoor plaatst Trello een patroon over de kleuren. Een ander voordeel van labels is dat je de zoekopdracht kunt instellen op labels.

In de modus Kleurenblindheid verschijnen er patronen over de kleuren.

04 Team samenstellen

Aanvankelijk is het menu nog verborgen. Door rechts op de knop Laat menu zien te klikken komt deze menukolom in beeld. In het vak Leden toevoegen vul je de e-mailadressen in van degenen die aan het project meewerken. Deze personen zullen via mail een uitnodiging ontvangen om mee te werken aan het project. De initialen en eventueel de afbeelding van het lid verschijnen dan in het menu bij Uitgenodigde leden. Om dit lid met anderen te laten samenwerken aan hetzelfde bord, selecteer je het blokje met de initialen van dit lid en je sleept het op het bord. Je kunt een teamlid ook op een volledige lijst of op individuele kaarten slepen.

04 Sleep de teamleden op de kaarten die ze te zien mogen krijgen.

Te doen, Bezig en Afgewerkt

Het is handig om op een bord een lijst Te doen, een lijst Bezig en een lijst Afgewerkt te plaatsen. Op die manier kun je, wanneer je aan een nieuwe deeltaak begint, de kaart van Te doen naar Bezig slepen. Van links naar rechts. Is de opdracht klaar, dan gaat hij naar de volgende lijst: Afgewerkt. Zo krijgt iedereen binnen het team zicht op de progressie van ieder lid en de groep.

Naarmate het project vordert, verhuizen de kaarten van links naar rechts.

0 Reactie(s) op: Beheer de workflow met Trello

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.