Cloud Office: iWork vs. Google Docs vs. Office 365
De tijd dat je Word-documenten op een usb-stick in de broekzak droeg, is definitief voorbij. Veel kantoorsoftware maakt het mogelijk online verder te gaan waar je gebleven bent. Wij vergelijken Google Docs, Apple iWork en Microsoft Office 365 met elkaar.
Office was een van de eerste toepassingen die de cloud in ging. Alleen was het niet Microsoft, maar waren het enkele kleine bedrijfjes zoals ThinkFree en ZoHo. Beide bedrijven bestaan nog, maar worden toch vooral vriendelijk bedankt voor hun werk, want wie nu aan cloud en Office denkt, denkt vooral aan Google, Microsoft en nu ook Apple.
Deze drie leveren nog volop slag op de markt voor online kantoortoepassingen en weten zowel consumenten als kleine en grote bedrijven voor hun product te interesseren. Wel hanteert elk van hen een heel eigen benadering.
Op je tablet verdergaan waar je op de pc gebleven bent, is het grote voordeel van online kantoorsoftware.
Apple iWork for iCloud
Over iWork is op de Apple-website nauwelijks informatie te vinden. Apple richt zich vooral op de losse onderdelen, zelfs nu tekstverwerker Pages, rekenprogramma Numbers en presentatiepakket Keynote via Apples online opslag en synchronisatiedienst iCloud meer dan ooit met elkaar zijn verboden.
Er is ook niet één installatieprogramma voor iWork, maar elk programma moet je apart downloaden en installeren via de App Store. Ook moet je elk programma apart betalen. Alleen wanneer je na 1 september 2013 nog een nieuwe iPhone, iPod touch, iPad of Mac kocht, is het gratis. De prijs per programma is echter niet hoog en geeft meerjarig recht op nieuwe versies.
Nieuw in iCloud zijn de webversies van Pages, Numbers en Keynote. Nu nog alleen als bèta.
De meest uitgebreide versies van Pages, Numbers en Keynote zijn de versies voor OS X. Apple heeft alle drie programma's volledig opnieuw ontwikkeld. Het zijn nu 64bit-programma's die één bestandsformaat gebruiken op zowel OS X als iOS. Wat Apple bij de introductie niet vertelde, was dat in elk van de programma's functies ontbreken die ze wel hadden als onderdeel van iWork '09, de laatste versie die Apple nog op dvd verkocht. Om de kritiek die daarop volgde te pareren, heeft Apple belooft dit in 2015 op te lossen. De huidige versies van Pages, Numbers en Keynote zijn vooral sterk als het gaat om het maken van mooie documenten.
Je kunt dat helemaal zelf doen, maar zeker bij Keynote en Pages is het logisch om één van de kant en klare sjablonen te gebruiken.
Pages beschikt over goed bruikbare sjablonen waarmee je snel mooie documenten maakt.
Samenwerken en delen
Je bedient de onderdelen van iWork niet alleen via het menu, maar vooral via het interactieve palet aan de zijkant van het venster. De functies op het palet passen zich automatisch aan bij het onderdeel dat je in een document selecteert of een activiteit die je uitvoert.
Dit werkt doorgaans snel en gemakkelijk. Werk je samen met anderen aan hetzelfde document, dan kun je documenten bewerken en wijzigingen bijhouden, en markeringen en/of opmerkingen plaatsen. Documenten kun je via mail of iCloud delen en ook omzetten naar Microsoft Office-formaat wanneer de ontvanger geen Apple-gebruiker is. Houd bij conversies wel rekening met gegevens en vooral opmaakverlies.
Documenten bekijken en bewerken met iWork-apps op iPad en iPhone.
Heb je geen Mac dan kun je binnenkort de webversies van Keynote, Pages en Numbers gebruiken. Deze zijn nog niet officieel beschikbaar, maar zijn al wel als bèta beschikbaar via de iCloud-website. De webversies zijn compatibel met alle moderne browsers, maar niet met mobiele browsers. Ze zijn dus wel te gebruiken op Windows en Linux, maar niet op Android of Windows Phone. De functionaliteit van de browseruitvoeringen van Keynote, Pages en Numbers is nog niet zo uitgebreid als die van de desktopversies voor OS X.
Vooral geavanceerde functies ontbreken, maar de functies om mooie documenten te maken zijn opnieuw goed verzorgd. Wanneer Apple de definitieve webversie van iWork vrijgeeft, is nog niet bekend.
Van Apple, voor Apple
Voor iPad, iPhone en iPod zijn apps van de drie programma's beschikbaar. Deze kosten wederom een paar euro en zijn gekoppeld aan de Apple ID. Je kunt ze dus op elk Apple-apparaat installeren dat aan dat account gekoppeld is, maar gezinsleden zullen ze dus zelf moeten aanschaffen.
De apps van Keynote, Pages en Numbers zijn minder uitgebreid dan de versies voor OS X en missen vooral de meer geavanceerde functies zoals voetnoten en het genereren van een inhoudsopgave. Functies voor samenwerken ontbreken in de apps, en ook blijven opmerkingen of wijzigingen onzichtbaar blijven.
Samenwerken aan een document is in iWork slechter voor elkaar dan bij Google en Microsoft.
De verbindende factor in iWork is iCloud. Alle versies van Pages, Keynote en Numbers kunnen documenten opslaan op iCloud en documenten die op iCloud staan openen en bewerken. De opslagruimte op iCloud is 5 GB per Apple ID, meer bijkopen is mogelijk. Met de iCloud Connector voor Windows kun je wel e-mail, contacten en agenda-items synchroniseren met Microsoft Outlook op Windows, maar geen documenten.
Doordat documenten centraal op de iCloud staan, is er in theorie altijd maar één versie van een document aanwezig. Versieverschillen zouden daardoor niet moeten kunnen voorkomen, maar in praktijk komen ze helaas wel voor. Wordt hetzelfde document gelijktijdig op bijvoorbeeld een iPad en iMac bewerkt, dan verschijnt in beide programma's een waarschuwingen en moet de gebruiker kiezen welk van de versies hij wil weggooien en met welke hij verder wil gaan.
De functionaliteit van de web-apps op iCloud blijft nog flink achter bij de concurrentie.
Doordat de verschillen niet zichtbaar worden gemaakt is het vooral een gok met grote kans op verlies van gegevens. Offline werken is mogelijk op iOS en Mac OS X.
Apple iWork for iCloud
Pluspunten
Geen abonnement
Opmaakfuncties
Webversies
Minpunten
Benodigde dure Apple-hardware
Beperkte functionaliteit
Samenwerking
Maar 5 GB opslagruimte
Beperkt applicatieaanbod
Prijs: € 53,97 (gratis bij nieuwe Apple-hardware), Keynote, Pages en Numbers € 7,99 per app
Taal: Nederlands
OS: Mac OS X 10.9; Windows 7/8; iOS
Website: ct.link.ctw.nl/aiw
SCORE: 3/5
Google Drive
Hoewel Google Docs inmiddels Google Drive heet, spreekt iedereen nog van Docs. Dat komt ongetwijfeld doordat Google met Docs het eerste online officepakket leverde dat ook massaal gebruikt werd.
Google Drive biedt 15 GB online opslagruimte waarop documenten geplaatst kunnen worden en van waaruit ze ook bewerkt kunnen worden. Dat kunnen tekstdocumenten en spreadsheets zijn, maar ook presentaties of tekeningen. Het nadeel van Googles indrukwekkende online aanbod is de versplintering. Het bedrijf is erg goed in het bedenken van nieuwe online functies, maar duidelijk minder goed in het integreren ervan met bestaande onderdelen. Zo hangen onderdelen als de online agenda, Gmail, Hangouts, Sites, Groups en nog veel meer, vaak als los zand aan elkaar in plaats dat het één sterk geheel vormt.
Een sterk punt van Google is wel dat het alles online heeft. Je hoeft geen programma's te installeren of licenties te beheren. Het is gratis, online en werkt met elke browser op elk besturingssysteem.
Offline
Met Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties kun je nieuwe documenten online maken of bestaande documenten in het Microsoft Office-formaat uploaden en bewerken. De interface van de webversies van de programma's lijkt het meest op die van Office 2000, dus heel veel menu's en een bescheiden balk met functieknoppen.
De Google Drive laat zich als lokale map koppelen en synchroniseren met Windows.
De totale functionaliteit is echter breed en vergelijkbaar met die van de web-apps van Microsoft. Door de installatie van de Google Drive-applicatie kan de online opslag van Google Drive direct op de pc beschikbaar worden gemaakt, net zoals SkyDrive dat doet. Bestanden komen dan ook offline beschikbaar. Er zijn ook Google Drive-apps voor iOS en Android, maar niet voor Windows Phone. Hoewel de Google Drive-app de indruk wekt alleen voor toegang tot de online opslagruimte geschikt te zijn, kun je er ook de documenten in openen en bewerken.
Google gebruikt hiervoor de techniek van QuickOffice, de office-app die het enkele jaren geleden kocht. QuickOffice kan ook nog apart geïnstalleerd worden op iPhone, iPad, Android telefoon en tablet. Google heeft QuickOffice bovendien onlangs voor iedereen gratis beschikbaar gemaakt.
Een document laat zich eenvoudig delen, zowel om alleen te bekijken als om te bewerken.
Vloeiende samenwerking
Samen met anderen aan documenten werken, is in Google Drive goed verzorgd. Een document delen gaat erg eenvoudig en werkt behalve via e-mail ook via Facebook, Twitter en Google+. Andere gebruikers kunnen een document bewerken of alleen bekijken.
Wordt een document gelijktijdig bewerkt, dan is dit direct zichtbaar in Google Drive. Opmerkingen verschijnen bijna in realtime in elk venster waarin een document geopend is en reageren op elkaars opmerkingen gaat eveneens eenvoudig en realtime. De opmerkingen en discussies zijn ook op smartphone en tablet te zien in de Google Drive-app, alleen dan niet in het document maar in een apart venster. De enige functie voor samenwerken die ontbreekt, is de mogelijkheid een document te bewerken en wijzigingen bij te houden. Wel kun je oudere versies van een document zien en revisies terugzetten.
Je kunt de revisies zelf opschonen, maar Google doet dit ook zelf wanneer het er teveel worden.
In Google Drive kun je tijdens het samenwerken aan een document en de wijzigingen becommentariëren.
Google Docs
Pluspunten
Gratis
OS-onafhankelijk
Webversies
Samenwerking
Minpunten
Geen desktopapplicaties
Sjablonen
Prijs: Gratis
Taal: Nederlands
OS: Werkt in browser, apps voor Android en iOS
Website: drive.google.com
SCORE: 4/5
Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 is de uitgebreidste van de drie geteste cloudofficepakketen. Er zitten meer programma's in Office 365 dan in iWork en Google Docs, en ook heeft elk van die programma's meer en uitgebreidere functionaliteit. Kopers van Office 365 krijgen namelijk de beschikking over de laatste versie van Microsoft Office Professional voor Windows (Office 2013) én voor Mac (Office 2011). Zij mogen Word, Excel, PowerPoint en Outlook installeren op maximaal vijf pc's en Macs.
Op Windows komen daar nog OneNote, Publisher en Access bij. Van deze drie programma's bestaan geen Mac-versies. Zeker voor OneNote is dit gemis op de Mac jammer: juist een notitieprogramma profiteert van de synchronisatie in Office 365 en gek genoeg bestaat er wel een versie van OneNote voor de iPad.
Verder omvat Office 365 20 GB opslagruimte op SkyDrive en krijg je maandelijks 60 belminuten om met Skype naar vaste en mobiele telefoonnummers te bellen. Synchronisatie en het opslaan van bestanden gebeurt via SkyDrive. SkyDrive zit standaard in Windows 8 en Windows Phone 8, en kan via een aparte installatie aan eerdere versies van het besturingssysteem én aan Mac OS X worden toegevoegd. Verder zijn er versies van SkyDrive voor iOS (iPhone, iPad en iPod) en Android-smartphones.
De webversies van Word, Excel en PowerPoint lijken als twee druppels water op de echte versies van Office 2013 voor Windows.
Abonnement
Anders dan Google Docs en Apple iWork, is Microsoft Office 365 een abonnement waarvoor je per jaar betaalt. Via de Office 365-webportal beheer je de onderdelen van het abonnement. Zo kun je daar een installatie op Windows en Mac starten, maar ook de licentie van een geïnstalleerde versie intrekken om die licentie op een andere pc of Mac te gebruiken.
Binnenkort kun je ook de 20 GB online opslagruimte over je (inwonende) gezinsleden verdelen. Nu krijgt de abonnementhouder nog alle opslagruimte, de overige gebruikers alleen de standaard 7 GB. Met de Skype-minuten is die verdeling nog niet mogelijk. Stopt je Office 365-abonnement, dan degraderen de Windows en Mac-programma's tot viewers, waarmee je documenten alleen kunt bekijken en niet meer bewerken. Bewerken blijft wel mogelijk via de webversies en apps op tablets en smartphones. Ook behoud je de extra opslagruimte op SkyDrive.
Een document delen gaat erg eenvoudig in Microsoft Office 365.
Werken in de browser
Webversies die je gebruikt om met de browser documenten te maken en bewerken, zijn er van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Ze zijn erg uitgebreid en lijken sprekend op de Windows-versies van de programma's. Ze bieden ook de meeste functionaliteit vergeleken met de versie van Google en Apple.
Dit is vooral goed zichtbaar in de grafiekfunctie van de Excel-webapp en bij het opmaken van documenten en afbeeldingen in de Word en PowerPoint-webapp. Verschillen met de volledige versies zijn er zeker wel. Zo kan de browserversie van Excel wel een draaitabel tonen en kun je de dataweergave aanpassen, maar om een draaitabel te maken is de desktopversie nodig.
Dat Microsoft Hotmail naar Outlook.com heeft hernoemd, doet haast vermoeden alsof er ook van dit programma een echte webversie bestaat. Hoewel Outlook.com zeker meer op Outlook lijkt dan Hotmail dat deed, is het toch echt iets anders. Je kunt wel Outlook op Windows en Mac gebruiken om de mail en agenda van Outlook.com weer te geven, maar een mooie tweewegsynchronisatie tussen Outlook.com en Outlook op Windows of OS X ontbreekt.
Wijzigingen die anderen maken in een gedeeld document zijn in Office 365 live te volgen.
Mobiele versies van Office zijn beschikbaar voor Windows Phone, iPhone en Android-smartphones. Een aparte tabletversie wordt al heel lang verwacht, maar is nog altijd niet verschenen (op Windows 8-tablets werkt de software overigens wel, maar dat is strikt genomen geen echte app). Er zitten kleine verschillen tussen de apps afhankelijk van welk platform je gebruikt. Op Windows Phone en iPhone is Outlook ook beschikbaar, op Android niet.
Office 365 biedt van de drie cloudoffices de meest uitgebreide mogelijkheid tot samenwerken. Documenten delen gaat eenvoudig. De andere personen krijgen een mail met een koppeling naar het document en het document verschijnt ook automatisch als 'gedeeld' op hun Skydrive. Wordt een document gelijktijdig door meerdere personen bewerkt, dan is in zowel Word als de Word-webapp te zien door wie.
Bovendien worden wijzigingen die anderen aanbrengen live getoond. Tekst getypt door de ander verschijnt dus woord voor woord in je beeld. Commentaren invoegen en bekijken is helaas nog steeds alleen in de leesmodus zichtbaar en nog niet bij het bewerken.
Microsoft Office 365 Home Premium
Pluspunten
Meeste functionaliteit
Volledige Office voor Windows en Mac
Webversies
Samenwerking
Minpunten
Jaarabonnement
Niet beschikbaar voor Android-tablets en iPads
Prijs
Prijs: € 80 per jaar
Taal: Nederlands
OS: Windows 7 of 8; OS X 10.6; Windows Phone; iPhone; Android-smartphones
Website: office.microsoft.com
SCORE: 4,5/5,0
Conclusie
Documenten online opslaan, documenten synchroniseren tussen verschillende apparaten en documenten bewerken ongeacht het apparaat en platform dat je gebruikt, geven een heel nieuwe dynamiek aan de enkele jaren geleden nog zo saaie officesoftware.
Vooral Google en Microsoft zijn doordrongen van het feit dat de afwezigheid van apps op een bepaald platform een keuze tegen de eindgebruiker is. Alleen Apple beperkt zich nog nadrukkelijk tot gebruik op de eigen hardware, al gaan de komende webversies van Keynote, Numbers en Pages daar zeker verandering inbrengen.
Alle drie de cloudoffices bieden meer dan voldoende mogelijkheden voor de gemiddelde gebruiker en dat geldt ook voor Apple iWork voor iCloud, hoewel dat functioneel gezien absoluut de minst uitgebreide is. Het aanbod van Microsoft is het mooist met het gebruik van de volwaardige Office 2013 (Windows) en 2011 (Mac) en extra's zoals de Skype-belminuten. Daarvoor betaal je dan wel elk jaar een bedrag, iets dat bij Google Drive niet nodig is.
Apple iWork ondersteunt geen mobiele browsers op Android en Windows Phone.
Office 2013 versus Office 365
Dat Microsoft zowel Office 2013 aanbiedt als Office 365 is verwarrend. Koop je Office 2013, dan krijg je de laatste versie van het pakket met Word, Excel, OneNote en PowerPoint, plus afhankelijk van de versie die je koopt ook nog Outlook, Publisher en Access. Je mag al die programma's zo lang gebruiken als je wil, maar slechts op één computer.
Zelfs gelijktijdige installatie op een desktop en een notebook zoals eerst toegestaan, heeft Microsoft sinds Office 2013 verboden. De aanvankelijke aanscherping dat de licentie niet overdraagbaar was naar een andere computer heeft Microsoft laten vallen. Koop je Office 365, dan hoef je niet te kiezen welke versie van Office je koopt, je krijgt de meest uitgebreide. Echter wel slechts voor één jaar. Na dat jaar moet je het abonnement verlengen. Doe je dat niet, dan kun je de software niet meer gebruiken. Komt er binnen de abonnementsperiode een nieuwe versie van Office uit, dan krijg je die gratis tot het abonnement verloopt.
Heb je Office 2013 standalone gekocht, dan zal je gewoon de nieuwe versie moeten kopen. Maar die mag je wederom zo lang gebruiken als je zelf wil.