14 handige functies van Office 2013
Met elke nieuwe versie van Microsoft Office zijn weer nieuwe mogelijkheden, maar ook Microsoft weet dat de meeste gebruikers nog niet een kwart daarvan ook echt gebruiken. Wij gaan Microsoft een handje helpen en laten enkele minder bekende mogelijkheden zien voor alledaags Office-gebruik.
Tip 01: Backstage
Word, Excel, PowerPoint bevatten allemaal het onderdeel 'backstage'. Je opent dit onderdeel door op het tabblad Bestand te klikken. Het geeft toegang tot verschillende andere onderdelen, waaronder de instellingen van het betreffende Office-programma (via Opties). Heb je via Nieuw een document geopend op basis van een sjabloon, dan kun je het via Opslaan en Opslaan als bewaren op de computer of op OneDrive (voorheen SkyDrive).
Via de optie Delen kun je het document daarna delen met anderen of publiceren op een intranet of weblog. Speciale aandacht verdient het onderdeel Info. Daar staat veel informatie over het document zoals beveiligingsopties, informatie over vorige versies, maar ook de naam van de auteur, de titel en labels die eraan hangen. Al die informatie kun je bewerken, waarna die informatie onzichtbaar in het document wordt opgeslagen en bijvoorbeeld gebruikt wordt door de zoekfunctie van Windows. Klik achter Titel en Label om informatie toe te voegen of aan te passen, klik op de persoon die als Auteur vermeld staat en kies Persoon verwijderen als het niet de naam van de persoon is die echt aan het document werkt.
Klik daarna op Een auteur toevoegen om een andere persoon de auteur te maken. Via Alle eigenschappen weergeven zie je nog meer opties waarover je informatie aan het document kunt hangen.
Tip 01 De samenwerking van Office met Windows wordt beter wanneer je ook informatie toevoegt over het document.
Tip 02: OneDrive
De nieuwe Office heeft een grote voorkeur om alle documenten op OneDrive (voorheen SkyDrive) op te slaan. Dat kan handig zijn, maar het is niet iets wat iedereen altijd wil. Je kunt de voorkeur van Office om bestanden op OneDrive op te slaan eenvoudig aanpassen. Klik op Bestand / Opties / Opslaan. Zet dan een vinkje bij Standaard opslaan naar computer om het standaardgebruik van OneDrive te omzeilen. Dat scheelt weer een paar klikken.
Bij Standaardbestandslocatie kun je nog de map opgeven waar je de bestanden normaal gesproken wilt bewaren op de eigen computer. Bijvoorbeeld de map Documenten.
Tip 02 De voorkeur om bestanden op OneDrive op te slaan, kun je eenvoudig aanpassen.
Tip 03: Sneller openen
Verder werken aan een bestaand document gebeurt misschien wel vaker dan een heel nieuw document beginnen. En dan is het handig wanneer dat document snel geopend kan worden. Die veelgebruikte documenten en mappen kun je vastpinnen in de Backstage-omgeving en ze voortaan met één klik openen. Klik op Bestand / Openen / Recente documenten. Je ziet nu de bestanden die je onlangs geopend hebt. Hang met de muis over de naam van een bestand en rechts ervan verschijnt een punaise. Klik op het icoontje met de punaise en het document wordt vastmaakt in de lijst. Hetzelfde kun je doen met mappen.
Klik op SkyDrive (OneDrive inmiddels) of op Computer en je ziet de veelgebruikte mappen. Hang opnieuw met de muis boven een map en klik op de punaise om de map vast te pinnen. Om een document of map juist uit de lijst met veelgebruikte items te halen, klik je ook op de punaise achter de map of het document. Om de lijst met laatst gebruikte documenten of mappen te wissen, klik je met de rechtermuisknop op de lijst en kies Losgemaakte items wissen.
Tip 03 Veelgebruikte mappen en documenten open je sneller door ze vast te pinnen in de lijst.
Tip 04: Meer tekst per cel
In een Excel-cel past heel veel tekst, zoveel dat het onder de volgende cel verdwijnt of het beeld uitloopt. Wil je meer informatie zichtbaar houden in een cel, dan kun je de uitlijning aanpassen. Klik met de rechtermuisknop op de cel en kies Celeigenschappen. Kies Uitlijning en zet een vinkje bij Terugloop.
Wanneer je nu meer tekst invoert dan de cel breed is, zal de tekst op de volgende regel verder gaan en de cel hoger maken. Wat niet zomaar kan, is een lege regel of een nieuwe alinea toevoegen binnen een cel. Wanneer je in Excel op Enter drukt, stopt de tekstinvoer. Om in een cel een regeleinde toe te voegen gebruik je de toetscombinatie Alt+Enter, in plaats van Enter.
Tip 04 Eenvoudig meerdere regels invoeren in een Excel-cel.
Office 2013 of Office 365?
Hoewel bijna gelijk in uiterlijk, zijn Office 2013 en Office 365 twee verschillende producten. Het verschil is de licentie. Office 2013 is gewoon Office zoals je dat altijd kende, een aantal programma's uit de suite dat je op één pc mag gebruiken net zo lang als je wilt. Office 365 is dezelfde software, maar dan als abonnement. Je krijgt alle programma's uit de suite en mag die één jaar lang gebruiken op maximaal vijf computers, Windows en Apple.
Daarnaast krijg je bij Office 365 extra opslagruimte op OneDrive en maandelijks belminuten met Skype. Om te zien of je Office 365 of Office 2013 hebt, start je één van de Office-onderdelen. Klik op Bestand / Account. Rechtsboven lees je 'Office 365' of 'Office 2013'. Eronder staan de programma's die bij de licentie horen. In Tips & Trucs 06/2013 hebben we meer specifieke opties en mogelijkheden van Office 365 laten zien.
De Office Backstage laat zien welke licentie je gebruikt en welke programma's daarbij horen.
Tip 05: Voorblad
Een eerste indruk kun je maar één keer maken en dat geldt ook voor je documenten. Geef je documenten een voorblad dat er gewoon super-professioneel uitziet. Open het document waar je een voorblad aan wilt toevoegen. Klik op Invoegen / Pagina's / Voorblad. Zoek in de lijst met voorbeelden een mooi voorblad en klik erop. Tussen haken staan de gegevens die je nog moet toevoegen.
Klik op [Jaar] om het jaartal in te voegen en klik op [Titel van document] om de titel aan te passen. Sommige informatie wordt uit de informatie in Backstage (het tabblad Bestand) gehaald, maar ook dat kun je nog aanpassen. Zie je geen mooi voorblad, klik dan op Meer voorbladen uit Office.com om online naar nog meer voorbladen te zoeken.
Tip 05 Met een professioneel voorblad ziet een document er direct veel beter uit.
Tip 06: Inhoudsopgave
Bij het opmaken van een document gebruik je het best de stijlen die in Word zitten. Dat doe je door wanneer je een nieuwe hoofdstuktitel typt, ook even te klikken op tabblad Start / Stijlen / Kop 1 te klikken, of Kop 2 of Kop 3 voor een paragraaf. Door deze koppen te gebruiken, weet Word dat iets een hoofdstuk of een paragraaf is. Heb je dat netjes bij alle titels gedaan, dan is het heel eenvoudig Word automatisch een inhoudsopgave te laten genereren en toe te voegen aan het document.
Klik op tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave en kies de lay-out van de inhoudsopgave die je mooi vindt. En even later staat helemaal automatisch de inhoudsopgave met kloppende paginanummers in het document.
Tip 06 Door stijlen te gebruiken bij de opmaak kun je later automatisch een inhoudsopgave genereren.
Tip 07: Niveaus
Een inhoudsopgave wordt door Word automatisch gegenereerd door alles wat je met de stijlen (Kop1, Kop2 en verder) hebt opgemaakt, naar de inhoudsopgave te kopiëren. Maar misschien wil je dat anders: bijvoorbeeld wel Kop1 en Kop3, maar niet Kop2. Het kan allemaal. Klik op tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave / Inhoudsopgave / Aangepaste inhoudsopgave. Hier zie je de huidige geselecteerde inhoudsopgave en enkele opties voor paginanummering en uitlijning.
Klik op Opties en je komt in een lastig te begrijpen venster. Links staan de stijlen die in het document zitten en rechts van elke stijl een invoerveld. Dit laatste is het niveau. Wil je dat Kop1 inderdaad de belangrijkste in de inhoudsopgave is, dan moet daar een 1 staan. Wil je Kop2 helemaal niet in de inhoudsopgave zien, maak dan het veld Niveau achter Kop2 leeg. En wil je Kop3 als tweede belangrijkste element in de inhoudsopgave, geef die dan niveau 2. En om een stijl die standaard helemaal niet wordt meegenomen toch in de inhoudsopgave te krijgen, geef je die ook een niveau. Klik dan op OK.
Tip 07 Je kunt in Word precies aangeven welke stijlen in de inhoudsopgave moeten komen te staan en welke de belangrijkste zijn.
Tip 08: Inhoud bijwerken
Nu je de opties van de inhoudsopgave hebt aangepast, moet je nog wel de inhoudsopgave zelf bijwerken. Word maakt dan opnieuw de inhoudsopgave volgens de nieuwe, aangepaste regels.
Maar ook zal aangepaste of nieuwe titels van hoofdstukken meenemen in de vernieuwde inhoudsopgave. Klik met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave en kies Veld bijwerken / In zijn geheel bijwerken. De inhoudsopgave wordt dan opnieuw gemaakt, zodat die weer helemaal klopt met de rest van het document.
Tip 08 Een inhoudsgave moet je altijd bijwerken als de hoofdstukken en alinea's zijn veranderd.
Tip 09: Trefwoordenlijst
Waar een inhoudsopgave een groot document bruikbaarder maakt, doet een trefwoordenregister dat nog meer. Een mooie lijst met de belangrijkste namen en begrippen uit het document, met daarachter de pagina's waar die naam of dat begrip te vinden is. Reuze-makkelijk! En helemaal niet lastig te maken. Word kan namelijk die woorden voor je opzoeken, onzichtbaar markeren en daarna net als de inhoudsopgave het trefwoordenregister maken.
De woorden die je in het register wilt opnemen, kun je allemaal individueel markeren via tabblad Verwijzingen / Index / Item markeren. De opties in het scherm Indexvermelding markeren kun je meestal onveranderd laten. Ben je klaar met de markeringen, ga dan naar de laatste pagina van het document en kies tabblad Verwijzingen / Index / Index invoegen. Het vinkje Paginanummers rechts uitlijnen is evenals het aantal achter de optie Kolommen essentieel voor het uiterlijk van het register. Bevestig met OK om de index in te voegen.
Tip 09 Ook een index kunt u helemaal naar eigen wens opmaken en uitlijnen.
Tip 10: Index automarkeren
Het zelf markeren van elk woord kost je erg veel tijd en is erg foutgevoelig. Laat Word dat lekker zelf doen! Maak via Bestand / Nieuw een nieuw document. Bewaar het bij het document waar je het trefwoordenregister aan toe wilt voegen. Geef het dezelfde naam met de toevoeging '-markeringen'. Typ in het nieuwe document alle begrippen en namen voor de index. Elk woord op een nieuwe regel.
Sla het document op en sluit het. Ga nu naar het document waar je de index aan wilt toevoegen. Klik op tabblad Verwijzingen / Index invoegen / Automarkeren. Selecteer het document waarin je de items voor de index hebt genoteerd, het document met de toevoeging '-markeringen' in de naam. Nu worden alle woorden in het document die overeenkomen met het markeringen-document automatisch gemarkeerd voor opname in de index. Linksonder in de statusbalk van Word zie je het aantal markeringen vermeld staan. Kies nu en kies tabblad Verwijzingen / Index / Index invoegen.
Tip 10 Laat woorden en begrippen door Word automatisch markeren voor opname in het trefwoordenregister.
Concordantiebestand maken
Ook het maken van de lijst met trefwoorden in een apart bestand kan al lastig zijn. Toch is er een truc die je veel tijd bespaard en fouten voorkomt. Maak het nieuwe document zoals in tip 10 beschreven en plak daarin de hele tekst van het document waaraan je de index wilt toevoegen. Selecteer in het document alles met Ctrl+A en plak het in het markeringen-document via Ctrl+V.
Ga daarna in dat tweede document alles weghalen wat geen belangrijke naam of begrip is. Zo hou je vanzelf een lijst over met wel belangrijke namen en begrippen. Voorkom fouten en sluit voor je begint met deleten het hoofddocument, dan is dat veilig.
Tip 11: Draaitabel maken
Behalve in rekenen is Excel ook erg goed in analyseren. Dat blijkt vooral bij de draaitabellen. Met een draaitabel kun je gegevens dynamisch analyseren door de eenheden die in de kolommen en rijen staan telkens te wisselen. Start Excel en open een werkblad met veel gegevens. Klik dan op tabblad Invoegen / Aanbevolen draaitabellen. De eerste vraag van de wizard is het selecteren van de gegevensbron. Dit zijn de gegevens die je wilt analyseren. Klik achter Tabel/bereik op de kleine knop en selecteer in het werkblad de gegevens, inclusief de namen in de bovenste rij. Klik dan op OK. Als de geselecteerde gegevens voldoen aan wat Excel verwacht, zie je nu een of meer mogelijkheden voor de draaitabel. Selecteer er één en klik op OK.
In Excel is er nu een nieuw werkblad bijgekomen, die zie je onderaan. Dat Blad2 is ook direct geopend en je ziet nu de draaitabel. Rechts is nu bovendien het onderdeel Draaitabelvelden geopend waar je de indeling van de draaitabel kunt aanpassen.
Tip 11 Wil je Excel gebruiken om gegevens te analyseren dan is draaitabellen een prima optie om te gebruiken.
Tip 12: Draaitabelvelden
Met de opties in het onderdeel Draaitabelvelden kun je de gegevens analyseren. Alle mogelijke velden staan in het bovenste deel van het scherm, je kunt ze in- of uitschakelen door er een vinkje voor te zetten of juist weg te halen. Excel zal telkens de tabel aanpassen en een nieuwe doorsnede van de gegevens laten zien. En je kunt in het onderste deel van het venster de onderdelen in de tabel van rij naar kolom omzetten of een ander totaal in het middenveld laten komen.
Bovendien kun je in de tabel zelf via de knoppen Kolomlabels en Rijlabels het totaal aantal velden in de tabel aanpassen. Bijvoorbeeld alleen gegevens over 2010 en 2011 zien en niet ook over 2009 en 2008. Het is allemaal mogelijk en wordt razendsnel geanalyseerd.
Tip 12 Door de eenheden te veranderen van kolom naar rij maak je telkens een andere analyse op de gegevens.
Tip 13: Draaigrafiek
Een afgeleide van de draaitabel is de draaigrafiek. Dezelfde mogelijkheden, alleen is het resultaat geen tabel maar een grafische weergave van de analyse. Open opnieuw het werkblad met de gegevens. Klik op tabblad Grafieken / Draaigrafiek en selecteer Draaigrafiek wanneer je alleen de grafiek wilt of klik op Draaigrafiek en draaitabel wanneer je beide wilt. Klik in de wizard achter Tabel/bereik weer op de knop en selecteer de gegevens, en herhaal dat om terug te keren naar de wizard als de gegevens zijn geselecteerd.
Klik nu op OK. Terug in het werkblad zie je een grafiek die je kunt gebruiken voor analyse. Je kunt kolomitems en rij-items uitvinken, je kunt in het zijpaneel van de Draaigrafiekvelden items in- of uitschakelen en je kunt velden verslepen in het onderste deel van dat venster.
Tip 13 Visueel gegevens analyseren met een draaigrafiek.
Tip 14: Animaties
Een animatie kan een presentatie maken of breken. Teveel is niet goed, te weinig ook niet. Vooral bij tekstanimaties gaat het vaak verkeerd. De presentator laat de volgende regel het liefst pas zien als die ook in zijn verhaal aan bod komt. De toeschouwer wordt daardoor echter telkens afgeleid juist als de presentator iets nieuws vertelt. Beter is het alle tekst op een sheet wel in één keer te geven, maar dan op een kijkvriendelijke manier. Dat kan door de animatie echt op maat te maken. Open in PowerPoint een dia met een opsomming.
Selecteer de tekst, klik op Animatie / kies Vervagen. Klik op Deelvenster animatie. Dit deelvenster zit aan de rechterkant van het scherm. Maak het groter. Alle tekstregels zijn hier geselecteerd. Klik erop met de rechtermuisknop kies Tijdsinstellingen. Selecteer bij Starten de optie Na vorige en geef het een Duur van 1 of 2 seconden. Klik dan op Selectie afspelen om het effect te zien. In de tijdlijn zie je aan de groene blokjes dat elke regel na de volgende start. Je kunt dit ook aanpassen en bijvoorbeeld per twee of drie de regels laten verschijnen.
Tip 14 Wees de baas over de animaties voor maximaal effect.