14 handige functies van Office 2013

Door: Edmond Varwijk | 02 mei 2014 09:45

How To

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2

Tip 08: Inhoud bijwerken

Nu je de opties van de inhoudsopgave hebt aangepast, moet je nog wel de inhoudsopgave zelf bijwerken. Word maakt dan opnieuw de inhoudsopgave volgens de nieuwe, aangepaste regels.

Maar ook zal aangepaste of nieuwe titels van hoofdstukken meenemen in de vernieuwde inhoudsopgave. Klik met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave en kies Veld bijwerken / In zijn geheel bijwerken. De inhoudsopgave wordt dan opnieuw gemaakt, zodat die weer helemaal klopt met de rest van het document.

Tip 08 Een inhoudsgave moet je altijd bijwerken als de hoofdstukken en alinea's zijn veranderd.

Tip 09: Trefwoordenlijst

Waar een inhoudsopgave een groot document bruikbaarder maakt, doet een trefwoordenregister dat nog meer. Een mooie lijst met de belangrijkste namen en begrippen uit het document, met daarachter de pagina's waar die naam of dat begrip te vinden is. Reuze-makkelijk! En helemaal niet lastig te maken. Word kan namelijk die woorden voor je opzoeken, onzichtbaar markeren en daarna net als de inhoudsopgave het trefwoordenregister maken.

De woorden die je in het register wilt opnemen, kun je allemaal individueel markeren via tabblad Verwijzingen / Index / Item markeren. De opties in het scherm Indexvermelding markeren kun je meestal onveranderd laten. Ben je klaar met de markeringen, ga dan naar de laatste pagina van het document en kies tabblad Verwijzingen / Index / Index invoegen. Het vinkje Paginanummers rechts uitlijnen is evenals het aantal achter de optie Kolommen essentieel voor het uiterlijk van het register. Bevestig met OK om de index in te voegen.

Tip 09 Ook een index kunt u helemaal naar eigen wens opmaken en uitlijnen.

Tip 10: Index automarkeren

Het zelf markeren van elk woord kost je erg veel tijd en is erg foutgevoelig. Laat Word dat lekker zelf doen! Maak via Bestand / Nieuw een nieuw document. Bewaar het bij het document waar je het trefwoordenregister aan toe wilt voegen. Geef het dezelfde naam met de toevoeging '-markeringen'. Typ in het nieuwe document alle begrippen en namen voor de index. Elk woord op een nieuwe regel.

Sla het document op en sluit het. Ga nu naar het document waar je de index aan wilt toevoegen. Klik op tabblad Verwijzingen / Index invoegen / Automarkeren. Selecteer het document waarin je de items voor de index hebt genoteerd, het document met de toevoeging '-markeringen' in de naam. Nu worden alle woorden in het document die overeenkomen met het markeringen-document automatisch gemarkeerd voor opname in de index. Linksonder in de statusbalk van Word zie je het aantal markeringen vermeld staan. Kies nu en kies tabblad Verwijzingen / Index / Index invoegen.

Tip 10 Laat woorden en begrippen door Word automatisch markeren voor opname in het trefwoordenregister.

Concordantiebestand maken

Ook het maken van de lijst met trefwoorden in een apart bestand kan al lastig zijn. Toch is er een truc die je veel tijd bespaard en fouten voorkomt. Maak het nieuwe document zoals in tip 10 beschreven en plak daarin de hele tekst van het document waaraan je de index wilt toevoegen. Selecteer in het document alles met Ctrl+A en plak het in het markeringen-document via Ctrl+V.

Ga daarna in dat tweede document alles weghalen wat geen belangrijke naam of begrip is. Zo hou je vanzelf een lijst over met wel belangrijke namen en begrippen. Voorkom fouten en sluit voor je begint met deleten het hoofddocument, dan is dat veilig.

Tip 11: Draaitabel maken

Behalve in rekenen is Excel ook erg goed in analyseren. Dat blijkt vooral bij de draaitabellen. Met een draaitabel kun je gegevens dynamisch analyseren door de eenheden die in de kolommen en rijen staan telkens te wisselen. Start Excel en open een werkblad met veel gegevens. Klik dan op tabblad Invoegen / Aanbevolen draaitabellen. De eerste vraag van de wizard is het selecteren van de gegevensbron. Dit zijn de gegevens die je wilt analyseren. Klik achter Tabel/bereik op de kleine knop en selecteer in het werkblad de gegevens, inclusief de namen in de bovenste rij. Klik dan op OK. Als de geselecteerde gegevens voldoen aan wat Excel verwacht, zie je nu een of meer mogelijkheden voor de draaitabel. Selecteer er één en klik op OK.

In Excel is er nu een nieuw werkblad bijgekomen, die zie je onderaan. Dat Blad2 is ook direct geopend en je ziet nu de draaitabel. Rechts is nu bovendien het onderdeel Draaitabelvelden geopend waar je de indeling van de draaitabel kunt aanpassen.

Tip 11 Wil je Excel gebruiken om gegevens te analyseren dan is draaitabellen een prima optie om te gebruiken.

Tip 12: Draaitabelvelden

Met de opties in het onderdeel Draaitabelvelden kun je de gegevens analyseren. Alle mogelijke velden staan in het bovenste deel van het scherm, je kunt ze in- of uitschakelen door er een vinkje voor te zetten of juist weg te halen. Excel zal telkens de tabel aanpassen en een nieuwe doorsnede van de gegevens laten zien. En je kunt in het onderste deel van het venster de onderdelen in de tabel van rij naar kolom omzetten of een ander totaal in het middenveld laten komen.

Bovendien kun je in de tabel zelf via de knoppen Kolomlabels en Rijlabels het totaal aantal velden in de tabel aanpassen. Bijvoorbeeld alleen gegevens over 2010 en 2011 zien en niet ook over 2009 en 2008. Het is allemaal mogelijk en wordt razendsnel geanalyseerd.

Tip 12 Door de eenheden te veranderen van kolom naar rij maak je telkens een andere analyse op de gegevens.

Tip 13: Draaigrafiek

Een afgeleide van de draaitabel is de draaigrafiek. Dezelfde mogelijkheden, alleen is het resultaat geen tabel maar een grafische weergave van de analyse. Open opnieuw het werkblad met de gegevens. Klik op tabblad Grafieken / Draaigrafiek en selecteer Draaigrafiek wanneer je alleen de grafiek wilt of klik op Draaigrafiek en draaitabel wanneer je beide wilt. Klik in de wizard achter Tabel/bereik weer op de knop en selecteer de gegevens, en herhaal dat om terug te keren naar de wizard als de gegevens zijn geselecteerd.

Klik nu op OK. Terug in het werkblad zie je een grafiek die je kunt gebruiken voor analyse. Je kunt kolomitems en rij-items uitvinken, je kunt in het zijpaneel van de Draaigrafiekvelden items in- of uitschakelen en je kunt velden verslepen in het onderste deel van dat venster.

Tip 13 Visueel gegevens analyseren met een draaigrafiek.

Tip 14: Animaties

Een animatie kan een presentatie maken of breken. Teveel is niet goed, te weinig ook niet. Vooral bij tekstanimaties gaat het vaak verkeerd. De presentator laat de volgende regel het liefst pas zien als die ook in zijn verhaal aan bod komt. De toeschouwer wordt daardoor echter telkens afgeleid juist als de presentator iets nieuws vertelt. Beter is het alle tekst op een sheet wel in één keer te geven, maar dan op een kijkvriendelijke manier. Dat kan door de animatie echt op maat te maken. Open in PowerPoint een dia met een opsomming.

Selecteer de tekst, klik op Animatie / kies Vervagen. Klik op Deelvenster animatie. Dit deelvenster zit aan de rechterkant van het scherm. Maak het groter. Alle tekstregels zijn hier geselecteerd. Klik erop met de rechtermuisknop kies Tijdsinstellingen. Selecteer bij Starten de optie Na vorige en geef het een Duur van 1 of 2 seconden. Klik dan op Selectie afspelen om het effect te zien. In de tijdlijn zie je aan de groene blokjes dat elke regel na de volgende start. Je kunt dit ook aanpassen en bijvoorbeeld per twee of drie de regels laten verschijnen.

Tip 14 Wees de baas over de animaties voor maximaal effect.

2 Reactie(s) op: 14 handige functies van Office 2013

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • 9 december 2014 20:34 Anoniem
    In Word 365 moet je in totaal toch een stuk vaker klikken dan in het oude Word. Bij 'opslaan als' kon je vroeger meteen alles aanpassen: bestandsformaat, locatie, naam. Nu zit dat op verschillende plekken en moet je minimaal drie keer extra klikken. Suf! Wie een shortcut weet, mag het zeggen!
    Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
    met onze voorwaarden voor reacties.
  • 14 augustus 2015 12:25 Anoniem
    kan je ook gemakkelijk documenten scannen
    Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
    met onze voorwaarden voor reacties.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.