Deel alle bestanden via Google Documenten

Door: onno-karman | 05 februari 2010 14:26

Apps & Software

Google Documenten kan sinds een tijdje ook overweg met andere bestandsformaten dan die van Word, Excel en PowerPoint. Iedereen met een Google-account heeft er 1 GB opslagruimte bij gekregen, waar u álle documenttypes kunt uploaden en delen met anderen.

Half januari maakte Google in een persbericht bekend dat gebruikers nu alle bestandsformaten kunnen uploaden en delen met anderen. Iedere gebruiker van Google Docs en Apps heeft nu de beschikking over 1 GB opslagruimte voor bestanden die niet naar Google Doc-formaat zijn omgezet. De maximale grootte per bestand is 250 MB.

Stap 1: Aanmelden bij Google Docs

Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe functionaliteit, hebt u uiteraard een account nodig. Mocht u hier nog niet over beschikken, maak dan eerst een Gmail-account aan.

Hebt u reeds een Gmail-account, ga dan naar https://docs.google.com en meldt u aan.

Meld u aan bij Google Documenten. Nog geen account? Dan eerst even registreren!

Stap 2: Bestanden uploaden

Het uploaden van een bestand naar Google Documenten is heel eenvoudig. Klik aan de linkerkant simpelweg op de knop Uploaden. Op de volgende pagina klikt u op de link Selecteer bestanden om te uploaden. Blader op uw computer naar het gewenste bestand en klik op Openen. Selecteer desgewenst nog andere bestanden door de vorige stappen te herhalen. Als u alle bestanden die u wilt uploaden, hebt geselecteerd, klik dan op de knop Uploaden starten. Als alle bestanden zijn geüpload, klikt u linksboven op de link Terug naar Google Documenten.

Uploaden van bestanden is in een paar eenvoudige stappen gebeurd.

Let op: wilt u Office-bestanden in hun oorspronkelijk formaat opslaan, haal dan het vinkje weg voor Documenten, spreadsheets en presentaties converteren naar een indeling voor Google Documenten. Voor het uploaden van bestanden hebt u gratis 1 GB opslagruimte, bestanden die worden geconverteerd tellen hier echter niet voor mee. Als u andere bestanden uploadt (bijvoorbeeld een Photoshop-document), dan blijft de oorspronkelijke indeling sowieso intact.

Stap 3: Bestanden downloaden

Terug in het overzicht van uw documenten, ziet u de bestanden die u zojuist online hebt geplaatst aan de rechterkant verschijnen. Nu kunt u dus overal ter wereld uw bestanden bekijken en/of downloaden. Om een bestand te downloaden, klikt u gewoon op de naam van het bestand. Op de volgende pagina klikt u op Downloaden en kiest u een locatie om het bestand op te slaan.

Klik op de naam van een bestand en op de volgende pagina op Downloaden.

Stap 4: Bestanden delen

Het mooie van de nieuwe mogelijkheden van Google Documenten, is dat u nu heel eenvoudig alle soorten bestanden met andere mensen kunt delen. U kunt dit op meerdere plekken regelen, zowel op de downloadpagina van een bestand, maar ook in het overzicht van al uw bestanden. Als u op de downloadpagina van een bestand bent, klikt u op Delen / Mensen uitnodigen. Vul onder Uitnodigen een of meerdere e-mailadressen in en typ desgewenst een Onderwerp en een Bericht. Wilt u zelf een kopie van het bericht? Plaats dan even een vinkje voor Een kopie naar mezelf sturen. Standaard staat overigens Bewerken geselecteerd, wat dus inhoudt dat de genodigden de bestanden kunnen aanpassen. Wilt u dit niet, kies dan voor Weergeven. Klik tot slot op Verzenden om de e-mail te versturen.

Het delen van bestanden is eenvoudig.

Tip: Wilt u alleen bestanden delen, zonder dat mensen zich hoeven aan te melden? Klik dan op Delen / De link ophalen om te delen. Zo kunt u bestanden delen met iedereen, ook mensen die u niet kent. Dit is handig als u bijvoorbeeld een bestand via uw weblog of website wilt aanbieden ter download.

U kunt ook bestanden delen, zonder dat hiervoor aangemeld hoeft te worden.

Stap 5: Geavanceerde opties

Nadat u de e-mail hebt verstuurd, komt u op het tweede tabblad, waar alle mensen vermeld staan die u zojuist hebt uitgenodigd. Hier kunt u per genodigde ook achteraf nog bepalen wat hun rechten zijn en de rechten desgewenst nog uitbreiden, of beperken. Hebt u per ongeluk iemand uitgenodigd die eigenlijk geen toegang zou moeten hebben? Selecteer dan in het menuutje achter de naam de optie Geen.

U kunt achteraf de rechten per uitgenodigde nog aanpassen, of zelfs intrekken.

Let op: op het laatste tabblad (Geavanceerde rechten) vindt u nog twee opties die standaard zijn aangevinkt: Bewerkers toestaan anderen uit te nodigen om items te bewerken of te bekijken en Doorsturen van uitnodigingen toestaan. Als u dit niet wilt, let er dan op dat u deze keuzes uitvinkt!

Stap 6: Meer overzicht met mappen

Als u vaak en veel bestanden deelt, dan wordt de lijst met documenten steeds groter en dan kan het al snel onoverzichtelijk worden. Het is dan ook handig om de bestanden onder te verdelen in mappen. Zo kunt u bijvoorbeeld een map maken voor de bestanden die u met uw tennisvereniging deelt. Het maken van een map is heel eenvoudig. Ga naar het overzicht van al uw bestanden (https://docs.google.com/#all) en klik linksboven op Nieuwe maken / Map. Kies een naam, geef desgewenst een beschrijving toe en klik op Opslaan. Uw mappen vindt u vervolgens in het overzicht terug onder Mijn mappen.

U kunt trouwens ook hele mappen delen, dit werkt op bijna identieke wijze manier als bij het delen van bestanden, alleen kiest u nu voor Deze map delen.

Met mappen zorgt u voor meer overzicht, en mappen kunt u ook delen.

Tip: U kunt mappen nog makkelijker herkenbaar maken door gebruik te maken van kleuren. Als u een nieuwe map maakt, kiest u een kleur door op het menuutje naast de mapnaam te klikken. Bestaande mappen geeft u een andere kleur door deze eerst te selecteren en vervolgens de kleur te kiezen uit het menu.

Stap 7: Meer opslagruimte nodig?

Standaard krijgt u 1024 MB, oftewel 1 GB ‘cadeau’ van Google. Hebt u hier niet genoeg aan, dan kunt u extra opslagruimte kopen. U krijgt deze optie op diverse plekken aangeboden, bijvoorbeeld als u een nieuw bestand uploadt. Of klik bovenaan de pagina op Instellingen. Onder het kopje Opslag klikt u vervolgens op de link Vergroot uw opslagruimte, waarna u op een pagina komt waar u diverse abonnementen kunt afsluiten. Extra opslagruimte bij Google is niet duur: u betaalt slechts jaarlijks slechts 5 dollar per 20 GB. Opslagruimte die u op deze manier aanschaft, kunt u daarbij ook gebruiken voor Gmail en Picasa-webalbums. Betalen gaat veilig via Google Checkout, maar u hebt hier wel een creditcard (Visa, Mastercard, Amex of Discover) voor nodig.

U kunt voor 5 dollar per jaar maar liefst 20 GB extra opslagruimte aanschaffen.

0 Reacties op: Deel alle bestanden via Google Documenten

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.

Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord