Documentherstel in Word: voorkom bestandsverlies

Door: Robbin Ooijevaar | 31 mei 2018 13:07

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Iedereen heeft het weleens meegemaakt: een computercrash, stroomuitval of een lastig Word-bestand. Word crasht vervolgens dusdanig dat je document en werk verloren lijken. En wat dacht je van de bekende fout waarbij je zelf een verkeerde documentversie overschrijft? Gelukkig biedt Microsoft met de functie AutoHerstel een handige reddingsboei. Dit is niet altijd voldoende om de correcte of meest recente versie van je document op te duiken. In dit artikel laten we zien hoe je documentherstel in Word inschakelt, zodat je nooit meer bang hoeft te zijn voor bestandsverlies.

Er zijn allerlei doemscenario’s. Word (of je hele pc) crasht of je sluit Word en vergeet het document op te slaan. Wat ook voorkomt: je werkt aan een document, doet enkele aanpassingen en bewaart het bestand. Nadat je Word hebt afgesloten, besef je dat je een grote fout hebt begaan: je hebt een paar alinea’s/pagina’s geknipt met de intentie de teksten elders te plakken. Dit laatste ben je vergeten, maar hebt het document wel opgeslagen. Als je het document nu opent, ben je uren werk kwijt.

Wat er ook is gebeurd: je hebt altijd een goede kans om de inhoud van een document terug te krijgen, zelfs als je het document niet (of niet goed) hebt opgeslagen. We beschrijven de beste trucs met één doel: we willen voorkomen dat je weer helemaal opnieuw moet beginnen. De stappen in dit artikel zijn geschreven rond de meest recente versie van Microsoft Word en die heb je als je bijvoorbeeld Office 365 Home of Office 365 Personal gebruikt.

Als Word plots niet meer reageert, heb je uiteindelijk weinig keuze om het opnieuw te starten.

01 AutoHerstel

Om verlies van documenten te voorkomen, kun je aanpassingen doen aan Word en enkele leefregels in acht nemen om gegevensverlies in de toekomst te voorkomen. Zelfs als je dit niet gedaan hebt, heb je een kans om je gegevens terug te krijgen.

Word heeft een automatisch vangnet voor veel problemen. De tekstverwerker bewaart je werk regelmatig, ook als je dit niet zelf doet. Als je uren hebt gewerkt aan een Word-document en dit niet hebt bewaard, is er alsnog een kans om je werk terug te krijgen.

De locatie waar Word je bestanden bewaart, is eenvoudig terug te vinden in Word. Klik op Bestand / Opties / Opslaan. Achter Locatie van AutoHerstel-bestand vind je de map waar Word je documenten automatisch opslaat. Op ons testsysteem is dit de map C:\Users\Robbin\AppData\Roaming\Microsoft\Word. De map met autoherstelbestanden is niet zomaar te bereiken met Windows Verkenner, omdat Windows standaard bepaalde mappen verbergt. Open Windows Verkenner en klik op Beeld / Opties. In het tabblad Weergave activeer je optie Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven.

Zelfs wanneer wij als eigenwijze gebruikers aangeven dat we een bestand niet willen opslaan, bewaart Word tijdelijk een reservekopie van dat bestand.

02 Veiligstellen

Open de map die je gevonden hebt bij de vorige stap in Windows Verkenner. In deze map vind je geen Word-documenten die eindigen op .docx (bijvoorbeeld mijndocument.docx), maar hebben de herstelbestanden het achtervoegsel .asd (bijvoorbeeld AutoHerstel-versie van mijndocument.asd). Dit type bestand kun je niet zomaar openen door erop te dubbelklikken. Kopieer alle asd-bestanden (ook uit de submappen!) naar een andere locatie, bijvoorbeeld je bureaublad, om te voorkomen dat je ze per ongeluk (automatisch) laat verwijderen door Word.

Start Word en klik op Bestand. Onderaan de tab Info vind je Document beheren met een gelijknamige knop. Klik hierop en kies Niet opgeslagen documenten herstellen. Je belandt hiermee automatisch in de standaardmap van Word met herstelbestanden. Blader naar de locatie waarnaar je de herstelbestanden bij de vorige stap hebt gekopieerd. Open het gewenste asd-bestand en herstel je document. Bewaar je herstelde document als een Word-bestand in een map naar keuze met Bestand / Opslaan als. Kies bij voorkeur een map in je OneDrive of Dropbox om de kans op gegevensverlies in de toekomst te minimaliseren (zie stappen 07 - 09).

Word bewaart in een aparte map alle automatisch opgeslagen herstelbestanden, herkenbaar aan de extensie asd.

03 Direct herstel

Word is een stuk gebruiksvriendelijker dan een paar jaar geleden en dat geldt ook voor het automatisch herstellen. Door de asd-bestanden te kopiëren naar een andere locatie (zoals in de vorige stap staat beschreven), creëer je een extra vangnet voor het geval de asd-bestanden (automatisch) worden opgeschoond. Soms is deze extra veiligheidsmaatregel niet nodig en geeft Word zelf aan dat er iets niet in de haak is. De tekstverwerker meldt dat er iets is misgegaan en dat je bestanden kun herstellen. De mogelijkheden vind je in de linkerkolom. Vanuit hier kun je de documenten openen (ook als deze niet zijn opgeslagen) en handmatig bewaren via Bestand / Opslaan als.

Als Word aangeeft dat er iets mis is gegaan, moet je extra alert zijn en niet zomaar op OK klikken. Als er herstelbestanden beschikbaar zijn, krijg je bij het afsluiten van Word de keuze om herstelbestanden te wissen of behouden. De bestanden verwijderen is de standaardoptie, dus als je niet goed oplet en op OK klikt, ben je hiermee je herstelbestanden alsnog kwijt. De asd-bestanden die je eerder handmatig hebt veiliggesteld laat Word met rust zodat je je een foutje kunt permitteren.

Zelfs wanneer je je niet kunt voorstellen dat je de reservekopieën van niet-opgeslagen bestanden nog nodig hebt, wees terughoudend met het verwijderen ervan.

04 Interval

De functie AutoHerstel van Word is standaard actief, maar het is goed om dit te controleren. De frequentie waarmee Word een bestand aanmaakt voor automatisch herstel kun je zelf bepalen. Open de opslaginstellingen van Word zoals beschreven bij stap 2. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij Elke .. minuten AutoHerstel-gegevens opslaan. Vul hier het aantal minuten in, bijvoorbeeld twee of vijf. De frequentie die je kiest, is afhankelijk van je eigen discipline (bewaar je je werk regelmatig?) en snelheid waarmee je documenten bewerkt. Vijf minuten is voor bijna iedereen een acceptabele instelling.

In de opties voor Word stel je in om de hoeveel minuten Word een autoherstelbestand moet opslaan.

05 Versiegeschiedenis

Als je een fout maakt tijdens het bewerken van een document, bijvoorbeeld twee keer knippen zonder de plakken, heeft Word een extra vangnet dat ook werkt via de AutoHerstel-functie. Klik op Bestand en kijk onderaan op het tabblad Info. Naast de knop Document beheren zie je automatische momentopnamen (met tijdsaanduiding). Door op een momentopname te klikken, bijvoorbeeld van tien minuten geleden, kun je de inhoud van deze ‘snapshot’ te bekijken en vergelijken met je huidige tekst. Gebruik Bestand / Opslaan als om de momentopname te bewaren of kopieer/plak de tekst die je mist vanuit de momentopname naar je werkdocument.

Je kunt vanuit Word altijd terugkeren naar een eerder gemaakt herstelbestand.

0 Reacties op: Documentherstel in Word: voorkom bestandsverlies

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.