Niemand kan het u kwalijk nemen dat u in uw vakantie probeert af te kicken van het drukke, verslavende e-mailverkeer. Toch hoeft het geen alles-of-niets-situatie te zijn. In plaats van enkele weken het mailverkeer resoluut te verbannen, kunt u dankzij deze webdienst uw berichten filteren en alleen de belangrijke mail laten doorsturen naar een vakantieadres.
1. Account aanmaken
Wenst u tijdens uw vakantie bepaalde mailberichten wel te ontvangen, dan is AwayFind een prima oplossing. AwayFind is een webapplicatie die u instelt als virtuele assistent van uw inbox. Het programma stuurt niet alleen bepaalde mail door naar uw AwayFind-box, het verwittigt u bovendien via Twitter, IM of sms wanneer een mailbericht waarop u zat te wachten in uw inbox valt. Eerst moet u AwayFind toegang verlenen tot uw mail. Surf naar AwayFind en maak een account aan. Vul enkele persoonlijke gegevens in en geef dan het e-mailadres (met wachtwoord) in dat AwayFind in de gaten moet houden. AwayFind werkt uitsluitend met een Gmail-, IMAP- of Exchange-account. Hebt u dat niet, of geeft u niet graag uw bedrijfsmailadres en wachtwoord vrij, dan kunt u voor de vakantie een Gmail-account aanmaken. Vervolgens laat u uw vaste mailclient de berichten doorsturen naar dit tijdelijke Gmail-adres.
Welk mailadres wilt u laten volgen door AwayFind?
2. Waarschuwingen
Wanneer u de registratieprocedure hebt doorlopen, komt u op een scherm waar u het mailadres leest dat AwayFind zal beheren. In dit venster kunt u trouwens nog meer adressen ingeven die AwayFind op dezelfde manier zal benaderen. Klik rechtsonder op de knop Next. In het venster geeft u aan of en hoe AwayFind u moet vinden voor dringende berichten. U hebt de keuze uit diensten zoals AIM, Live Messenger, e-mail, sms, elektronische mededeling per telefoon, Twitter enzovoort. Wanneer u voor sms kiest, moet u uiteraard het land aanduiden en daarna het telefoonnummer ingeven zonder de landcode en zonder de eerste nul. Vervolgens ontvangt u een verificatiecode op het medium (sms, mail, telefoon) dat u hebt gekozen. Deze code noteert u online in het vakje Code en daarna kunt u een testboodschap laten versturen. Wenst u dat uw belangrijke mail gewoon wordt doorgestuurd naar AwayFind zonder extra waarschuwing, dan vinkt u niets aan. Klik dan op Next.
Van wie wilt u de mail laten doorsturen?
3. Filteren
Het filter staat al ingesteld op het mailadres dat u daarnet hebt ingegeven. Uiteraard wilt u dit filter aanpassen aan uw persoonlijke wensen via de knop Create an Email Filter. Wilt u uitsluitend de belangrijke mails van uw baas ontvangen, dan vult u bij From zijn e-mailadres in. Daarna zet u een vinkje bij Messages marked as High Priority. Bovendien kunt u filteren op berichtinhoud en trefwoorden als ‘dringend’ via de knop More options. Wanneer u op Next klikt, kunt u een automatisch antwoord opstellen en laten versturen dat meedeelt dat u op vakantie bent. U kunt bovendien bepaalde afzenders blokkeren. Van die mensen ontvangt u dus zelfs geen dringende berichten. Op het einde van de procedure komt u terecht op een pagina waar uw persoonlijke AwayFind-inbox wacht. Later logt u gewoon in bij AwayFind om rechtstreeks naar deze inbox en filterinstellingen te gaan.
AwayFind heeft drie berichten uit onze mailbox geplukt op basis van het woord ‘asap’.