Een sjabloon maken in Word doe je zo

Door: Martin Gijzemijter | 13 december 2018 12:49

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Wanneer je Word gebruikt, is de kans groot dat je een even snel een nieuw document start. Word pakt dan het standaardsjabloon, waarin de standaardopmaak is bepaald. Dat werkt prima, maar je kunt zelf ook heel eenvoudig een sjabloon maken, bijvoorbeeld voor je facturering. Zo’n sjabloon zorgt ervoor dat je niet elke keer dezelfde handelingen opnieuw hoeft uit te voeren, terwijl je document er toch altijd consistent uitziet.

Tip 01: Waarom sjablonen?

Je zou je kunnen afvragen waarom een sjabloon nuttig is. Wanneer je factureert, de situatie die we in dit artikel als voorbeeld nemen, kun je immers net zo eenvoudig de vorige factuur openen, de gegevens daarin wijzigen, en het document opslaan als nieuw bestand. Dat kán inderdaad en negen van de tien keer zal dat ook goed gaan. Er komt echter geheid een keer dat je een foutje maakt en het nieuwe bestand opslaat onder de oude naam, en dan ben je dus het oude bestand kwijt. Dat kan vervelende gevolgen hebben. Daarnaast, wanneer je hetzelfde document keer op keer aanpast en onder een andere naam opslaat, sluipen er langzaam maar zeker kleine wijzigingen in. Je kiest per ongeluk een keer een ander lettertype, je verschuift een plaatje, enzovoort. Allemaal niet rampzalig, maar wanneer je een sjabloon gebruikt, weet je zéker dat de stijl, opmaak én het uiterlijk altijd hetzelfde zijn, en je loopt geen risico om oude documenten te overschrijven.

Een sjabloon zorgt ervoor dat alle standaardelementen altijd hetzelfde zijn.

Tip 02: Bestaand ontwerp

We gaan in dit artikel een sjabloon maken voor facturering. Dat we een sjabloon gaan maken, wil natuurlijk niet zeggen dat we dat per definitie echt helemaal vanaf de basis op moeten bouwen. Hoe je een sjabloon maakt telt immers niet, het betekent alleen maar dat je vanaf nu altijd een document maakt met een consistent uiterlijk. Dit betekent dus ook dat je prima één van de voorbeeldsjablonen van Microsoft kunt gebruiken en die kunt opslaan als je eigen sjabloon. Dat kan je uiteraard een hoop werk en tijd schelen. Je vindt deze sjablonen door in Word te klikken op Bestand / Nieuw en vervolgens een keuze te maken uit de honderden sjablonen die Microsoft ter beschikking heeft gesteld. Heb je al een document met een opmaak die je mooi vindt, dan kun je dat document uiteraard ook gebruiken als sjabloon. In dat geval kun je direct naar stap 9 gaan om te zien hoe je je document opslaat als Word-sjabloon en ervoor zorgt dat Word dit sjabloon standaard gebruikt bij het maken van nieuwe documenten.

Je kunt daarvoor prima een bestaand document of sjabloon gebruiken.
Controleer of je printer afdrukken zonder witranden ondersteunt

Tip 03: Opmaakstijlen

In de vorige editie van Tips en Trucs hebben we besproken hoe je een fraai ogend Word-document maakt, waarin we ook hebben besproken wat opmaakstijlen zijn. Dit element is ook nu weer relevant, want de opmaakstijlen zorgen ervoor dat je document, of het nu een factuur is, een menukaart of iets anders, elke keer voldoet aan precies dezelfde opmaakvoorwaarden. Hoe je opmaakstijlen toepast hoeven we je dus niet meer te vertellen, wél is het belangrijk om te weten dat je zelf kunt bepalen hoe deze opmaakstijlen eruitzien. Standaard gebruikt de opmaakstijl Titel namelijk het lettertype Calibri Light, met een grootte van 28, en Kop 1 hetzelfde lettertype met een grootte van 16. Jij kunt zelf bepalen of je dit in jouw sjabloon zo wilt houden of niet. Rechtsklik op de betreffende stijl en klik op Wijzigen. Je kunt nu wijzigen welk lettertype je wilt gebruiken en met welke grootte voor deze stijl. Een interessante optie is Volgende alinea. Hiermee geef je namelijk aan welke stijl moet worden toegepast wanneer je op enter drukt. Stel bijvoorbeeld dat je na de stijl Titel altijd de stijl Ondertitel wilt toepassen, dan kies je bij het bewerken van de stijl Titel dus Ondertitel in bij het veld Volgende alinea. Zo hoef je dit soort dingen dus niet meer telkens handmatig te doen en kun je het ook niet vergeten.

Door de opmaakstijlen aan te passen zet je het uiterlijk van het document naar hand.

Tip 04: Witranden

Voor we grafische elementen gaan toevoegen aan ons sjabloon, is het belangrijk dat je even stilstaat bij de printer die je gaat gebruiken. Sommige printers hebben de mogelijkheid om zonder witranden te printen. Als je zo’n printer hebt, dan is het geen enkel probleem om de grafische elementen die we gaan toepassen helemaal tot de rand van het papier te plaatsen. Kan jouw printer echter niet zonder witte rand printen, dan zal het resultaat op papier niet hetzelfde zijn als wat je op je computer ziet, en dat is natuurlijk jammer. Voor je een beslissing neemt, controleer eerst even of je printer wel of niet zonder witte randen kan printen. Vaak kunnen printers het namelijk prima, maar ben je je als gebruiker daar simpelweg niet van bewust omdat het niet de standaardinstelling is. Je vindt deze informatie in de eigenschappen van je printer.

Controleer of je printer afdrukken zonder witranden ondersteunt en pas je sjabloon daarop aan.

Tip 05: Grafische elementen

Om ons briefpapier voor de facturatie wat op te leuken, gaan we uiteraard een logo toevoegen en wat fraaie grafische elementen. Dat gaan we doen op een wat vreemde manier. We voegen alles namelijk toe als koptekst. De reden daarvoor is dat de grafische elementen dan vergrendeld raken, waardoor ze niet in de weg zitten tijdens het typen van alle andere inhoud van je document, en daarnaast krijgen ze een beetje een verwassen uiterlijk, wat bij briefpapier altijd prima werkt, omdat het gaat om de inhoud en niet om de grafische elementen. Om het gedeelte van de koptekst te activeren, dubbelklik je helemaal bovenin je document. Daarna klik je op Afbeeldingen in het Lint en selecteer je het logo dat je wilt toevoegen. Zodra je dit hebt gedaan, klik je op het pictogram rechtsboven de afbeelding (met het halve maantje) en daarna op de optie Voor tekst. Dit zorgt ervoor dat je de afbeelding helemaal naar de hoek van het document kunt slepen, zonder gehinderd te worden door documentmarges. In het tabblad Invoegen in het Lint kies je nu voor Tekstvak in het onderdeel Tekst (rechts van het midden) om een mooi tekstvak toe te voegen voor aan de zijkant. Hier kun je relevante informatie plaatsen.

De grafische elementen voeg je toe in het koptekstgedeelte van het document.
Pas de marges aan zodat je tekst niet over je grafische elementen valt

0 Reactie(s) op: Een sjabloon maken in Word doe je zo

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.