Excel 2010
Excel is een uitgebreid programma met ongekend veel mogelijkheden. Naast berekeningen kunt u ook vele andere handige dingen doen met Excel. Zo is Excel uitermate geschikt om de boekhouding in bij te houden, het is ook handig om uw verzameling dvd's of software in te ordenen, facturen mee te maken of een telefoonlijst in bij te houden.
Basiswerkblad
A: tabbladen & Bestand (backstage menu)
B: titelbalk
C: werkbalk voor snelle toegang
D: de groep Getal in het lint
E: kolommen
F: rijen
G: rechtermuisknopmenu
H: miniwerkbalk
I: formulebalk
J: werktabbladen
K: statusbalk
1. De eerste blik in Excel
Een werkblad bestaat uit maximaal 16384 kolommen (A tot en met XFD) en 1048576 rijen. In iedere cel kan diverse informatie worden opgeslagen: letters, cijfers, maar ook een formule (rekensom) of de datum en tijd. Een formule begint altijd met een = waarna de formule wordt getypt. Typt u maar eens =2+2 gevolgd door Enter. Er komt nu 4 in de cel te staan en boven in de formulebalk staat de formule =2+2. Een formule kan ook verwijzingen naar andere cellen bevatten of een functie zoals =GEMIDDELDE(B4:B15) wat het gemiddelde uitrekent van cel B4 tot en met cel B15. Lees meer daarover vanaf stap 4. Wilt u vermenigvuldigen, dan gebruikt u een sterretje: *. Delen gaat met een slash: /.
In de formulebalk staat de som 2+2, in de cel komt de uitkomst te staan.
Net als Word, biedt Excel ook de mogelijkheid om sjablonen te gebruiken. In deze cursus gaan we aan de slag met een leeg werkblad, zodat u later ook weet hoe u informatie in Excel naar wens kunt aanpassen vanuit een sjabloon. We beginnen met het maken van een werktabblad met kassabonnen. Maak een Excel-bestand door met de rechtermuisknop op bijvoorbeeld het bureaublad te klikken en te kiezen voor Nieuw / Microsoft Excel-werkblad. Geef het bestand een naam, bijvoorbeeld: Kostenoverzicht2011.xlsx en open het. U kunt natuurlijk ook gewoon Microsoft Excel openen, nu verschijnt een nieuw document. Sla dit bestand alvast op via Bestand / Opslaan als. Selecteer cel A1 en typ in de formulebalk Bonnetjes. Het woord Bonnetjes verschijnt vervolgens ook in cel A1. Zoals u kunt zien loopt het woord iets over naar de naastgelegen cel. Om de cellen in kolom A breder te maken gaat u met de cursor tussen kolom A en B staan totdat uw aanwijzer verandert in een streep met twee pijltjes. Nu klikt u en sleept u naar rechts, met de linkermuisknop ingedrukt. Wanneer u dubbelklikt op de kolomrand worden de kolommen precies zo breed als het langste woord in de kolom.
Ga met de cursor tussen de kolommen A en B staan en sleep deze met de linkermuisknop naar rechts om kolom A breder te maken.
2. Getallen en informatie invoeren
Op rij 3 zetten we de informatie over het bonnetje. Het gaat om een bonnetje van de ALDI, dus schrijf in cel A3 ALDI. De datum willen we er ook graag bij, dus zetten we het woord datum op C3 en op C4 de daadwerkelijke datum: 04-02-2011. Eventueel kunnen we de celeigenschappen aanpassen naar datum. Klik met de rechtermuisknop op de cel en kies Celeigenschappen. Open het tabblad Getal, kies bij Categorie voor Datum en bij Type de datumweergave die u het liefst gebruikt. Vervolgens gaan we bepalen wat we van het bonnetje in Excel willen opslaan. We willen sowieso weten welk product we gekocht hebben, selecteer cel A5 en typ in de formulebalk Product, typ bij B5 Aantal, C5 Prijs per stuk en op D5 Prijs (pas via het rechtermuisknopmenu ook de Celeigenschappen van C6 tot en met D30 aan naar Valuta). Vervolgens kunnen we de informatie van het bonnetje overnemen. Onder Product in cel A6 typen we Aardappelen, daarnaast het aantal, de prijs per stuk en dan een rekensom bij cel D6. We willen weten wat de totaalprijs wordt van de aardappelen, dus we willen B6 vermenigvuldigen met C6, dat ziet er als formule zo uit: =B6*C6. Voor de rest van onze producten willen we diezelfde formule verder gebruiken. Selecteer cel D6, ga met de cursor op het zwarte blokje in het selectievakje staan en sleep deze zover als nodig naar beneden. De waarden zullen nul zijn, totdat er een waarde in de kolommen B (aantal) en C (prijs per stuk) wordt geplaatst. Ga verder met het maken van de bon zoals in de afbeelding.
Voor een beter overzicht past u ook direct de breedte van de kolommen aan, zoals u in stap 2 hebt gedaan.
Absolute celverwijzingen
Soms willen we een cel kopiëren of verplaatsen, maar niet dat Excel automatisch met de formule gaat rommelen en de verwijzingen aanpast. Dan kan gebruik worden gemaakt van een absolute celverwijzing. Een absolute celverwijzing maakt u door dollartekens voor de aanduidingen te zetten. Een eenvoudige formule zou er dan als volgt uit komen te zien: =SOM($A$1:$A$29). Stel dat deze formule op cel A30 zou staan en u kopieert deze naar cel B30, dan worden in dit geval niet automatisch de adressen naar B1 tot B29 aangepast. Stel u maakt de formule =SOM($A$1:A29) en kopieert deze naar kolom B30, dan worden de getallen uit cel A1 tot en met B29 bij elkaar opgeteld.
Met absolute celverwijzingen voorkomt u dat de inhoud van een cel automatisch verandert als u deze verplaatst of kopieert.
3. Opmaken van een werkblad
De opmaak van het bonnetje zal nu nog een beetje tegenvallen. Zoals eerder al aangeven komt het opmaken aardig overeen met de werkwijze in Word. Selecteer maar eens cel A3 (ALDI) en ga naar het tabblad Start. Klik in de groep Lettertype op Vet en herhaal dit voor cel B3. Selecteer vervolgens de cellen A5 tot en met D5 en klik in de groep Lettertype op Opvulkleur en kies lichtgrijs. Het maken van randen in de groep Lettertype is een mooie manier om een werkblad vorm te geven. Selecteer cel A3 tot en met D4 en klik op het pijltje naast randen, kies Buitenranden. Herhaal dit voor A5 tot en met D5, A6 tot en met D30 en A31 tot en met D32. Zoals u ziet krijgt de bon al een veel mooiere opmaak. Verder kunnen via het tabblad Invoegen ook vele illustraties worden ingevoegd en past u via het tabblad Pagina-indeling eventueel nog een thema toe.
Met vetgedrukte letters, een opvulkleur en randen krijgt het bonnetje al betere aanblik.
4. Functies gebruiken
Nu hebt u een bonnetje met bedragen. Een deel is al uitgerekend, maar het totaalbedrag ontbreekt nog. Typ in cel D31 het woord Totaalbedrag en maak dit vetgedrukt. De bedragen kunnen opgeteld worden in cel D32 met de formule =D6+D7+D8+D9+etc, maar binnen Excel kan dat veel gemakkelijker en sneller worden opgelost met een functie genaamd SOM. Typ in cel D32 de formule =SOM(D6:D30). Met de functie SOM worden de getallen in cel D6 tot en met D30 opgeteld en weergegeven. Zo had u ook in cel D6 in plaats van de formule B6*C6 de functie PRODUCT kunnen gebruiken als de formule =PRODUCT(B6:C6). Er zijn veel van dit soort functies vooraf gedefinieerd in Excel. Achter het tabblad Formules in de groep Functiebibliotheek zijn de verschillende functies verdeeld in categorieën.
Met functies kunt u korte maar krachtige formules maken. In de groep Functiebibliotheek achter het tabblad Formules vindt u meer van deze functies.
Functies gebruiken
Vooral als beginnende Excel-gebruiker kan het ingewikkeld zijn een formule te schrijven. U kunt het ook met een beetje hulp doen. We nemen als voorbeeld het bonnetje dat u in stap 1 tot en met 4 hebt gemaakt. Verwijder de formule die nu in cel D32 staat (de optelsom van alle bedragen). Klik vervolgens op de knop Functie invoegen (Fx) voor de formulebalk. Er verschijnt een scherm waarin u uit alle functies kunt kiezen. Wilt u weten wat een functie doet of hoe u deze kunt gebruiken, klik dan op Help-informatie over deze functie. Klik op SOM en OK. In dit venster kunnen de getallen worden opgegeven, per getal of in een keer. Klik op het pictogram naast het tekstvak van Getal1. Selecteer vervolgens cellen D6 tot en met D30 en klik op het pictogram. In het venster functieargumenten wordt al een uitkomst weergegeven. Klik op OK om de formule toe te passen op de cel.
Via Functie invoegen kan het toepassen van een functie in een cel net iets gemakkelijk en snelle zijn.
5. Meerdere werktabbladen gebruiken
We hebben nu een bonnetje gemaakt, eventueel kunt u op het werkblad nog meer bonnetjes maken. Linksonder in het scherm ziet u tabbladen met de namen Blad1, Blad2 en Blad3. Deze tabbladen worden werktabbladen genoemd. Een werkblad (Excel-document) kan dus over meerdere werktabbladen beschikken. Dit is handig om verschillende onderdelen binnen een werkblad te verdelen. Zo kunnen we de bonnetjes scheiden van de week-, maand- of jaaroverzichten. Klik met de rechtermuisknop op Blad1, kies Naam wijzigen en noem het tabblad Bonnetjes. Klik op Blad2 om dit blad te openen. In Blad2 gaan we kostenoverzichten maken van de bonnetjes, deze verdelen we dan in weken, maanden en een jaar. Pas de naam van het werktabblad aan naar Kostenoverzicht. Neem de informatie uit de afbeelding hieronder over zoals u dat in stap een tot en met vijf hebt geleerd.
Neem voor stap 5 de gegevens uit deze afbeelding over in uw werkblad.
Geef de werktabbladen een eigen naam. Met het kleine rechts naast blad3 kunnen extra werktabbladen maken.
6. Informatie uit andere werktabbladen
Nu kunt u natuurlijk telkens heen en weer schakelen tussen de verschillende werktabbladen om de informatie van de bonnetjes over te nemen. Maar wanneer u op het Bonnetjes-tabblad informatie verandert, moet u dat ook handmatig op het tweede werktabblad aanpassen, anders kloppen de getallen niet meer. Het is dus handiger om de gegevens direct van het andere tabblad te halen. Selecteer cel A21 en typ =Bonnetjes!A3 in de formulebalk. Hiermee verwijst u naar het werktabblad Bonnetjes en cel A3, de inhoud van die cel zal worden weergegeven. Selecteer cel B21 en typ =Bonnetjes!B4 en in cel C21 =Bonnetjes!D32. Neem vervolgens alle inhoud over met de formules, of neem de fictieve inhoud van het voorbeeld over zonder de verwijzingen naar het andere tabblad.
Door gebruik te maken van koppelingen, worden de data automatisch veranderd als de bron wordt aangepast.
7. Grafieken maken en gebruiken
Als de informatie aan de cellen is toegevoegd, dan kan de formule in de cellen B4 tot en met B15 worden ingevuld. Zorg dat de totaalbedragen per maand worden opgeteld. In cel B4 kan dat met de formule: =SOM(C29;G29;K29;O29). Hebt u niet alle maanden ingevuld, gebruik dan voor de niet gebruikte maanden fictieve bedragen (het is immers een oefening).
Met cijfertjes kunt u een hoop laten zien, maar een grafiek laat de tendens in een oogopslag zien. Selecteer de cellen A1 tot en met B15 en open het tabblad Invoegen. Klik in de groep Grafieken op Staaf en kies bij 2D-staaf voor Gegroepeerde staaf. Vervolgens wordt er automatisch een grafiek met staafdiagrammen gemaakt. Deze kan - net als een afbeelding - worden vergroot en verplaatst. Maak de grafiek iets breder en plaats deze naast het maandoverzicht. Wellicht valt u op dat, als de grafiek is geselecteerd, er in het lint een drietal extra tabbladen verschijnen (zogenoemde Hulpmiddelen). Hiermee kunt u de grafiek nog verder naar uw hand zetten. Klik met de rechtermuisknop op de grafiek om nog meer opties te krijgen. Zo kunt u het type grafiek nog wijzigen of kunnen de gegevens worden aangepast of uitgebreid.
In Hulpmiddelen of via de rechtermuisknop kan de grafiek worden aangepast.
8. Informatie uit andere bestanden
Stel dat u ook nog een jaaroverzicht van 2010 hebt, in een ander bestand. Het is dan handig om deze informatie in het overzicht van 2011 te kunnen gebruiken. U kunt dan alle informatie kopiëren, maar wederom worden dan wijzigingen in het overzicht van 2010 niet meegenomen. In deze stap gaan we aan de tabel uit stap 7 het overzicht van 2010 toevoegen, we halen deze informatie uit een ander bestand. Daarvoor hebben we eerst een (fictief) overzichtje van 2010 nodig. Maak daarvoor een Excel-bestand aan met de naam Overzicht2010.xlsx en open het. Neem van het werktabblad Kostenoverzicht de cellen A1 tot en met B15 over en zet in A1 Kostenoverzicht 2010 in plaats van Kostenoverzicht 2011. Pas de getallen naar willekeurige bedragen aan.
Zorg nu dat beide bestanden zijn geopend en klik met de rechtermuisknop op de gemaakte grafiek in het bestand Kostenoverzicht2011.xlsx en kies Gegevens selecteren. Klik in Legendagegevens (reeks) op de knop Toevoegen en het tekstvak Reeksnaam. Open Overzicht2010.xlsx, selecteer cel A1 en klik vervolgens in het tekstvak in Reekswaarden. Selecteer in Overzicht2010.xlsx nu cel B4 tot en met B15 en kies OK. In de grafiek zijn nu de gegevens van 2010 en 2011 te zien.
Om informatie te vergelijken in een grafiek hoeft niet de informatie in de werkmap waarin u werkt te staan.
Kopiëren en plakken
Wilt u iets uit een ander werktabblad of Excel-bestand kopiëren en automatisch een koppeling maken? Dat kan door elke cel los te verwijzen, maar u kunt de koppelingen ook maken via kopiëren en plakken. Geef werktabblad Blad3 de naam Overzichten 2005-2011 en open deze. Open vervolgens het overzicht Overzicht2010.xlsx uit stap 8 en kopieer de cellen A1 tot en met B15. Open het andere werkblad en het werktabblad Overzichten 2005-2011 en klik met de rechtermuisknop op cel A1. Kies in de Plakopties voor Koppeling plakken. Uiteraard kan ditzelfde trucje gedaan worden tussen werktabbladen of zelfs binnen een werkblad.
Naast gewoon kopiëren en plakken, zijn er binnen Excel nog meer plakopties, zoals Waarden, Formules, Transponeren, Opmaak en Koppelingen plakken.
9. Importeren in Excel
Met de informatie uit de voorgaande stappen kunt u nu zelf redelijk complexe documenten samenstellen. Wat we nog niet behandeld hebben is het importeren van bijvoorbeeld adreslijsten. Dit soort bestanden worden door andere software vaak opgeslagen als tekstbestand, waarin de kolommen worden gescheiden door een komma of puntkomma. De informatie kopiëren en plakken gaat dan niet, gezien dan alle informatie van alle kolommen in één cel komt te staan. De informatie kunt u wel importeren door het bestand via Excel te openen. Ga naar Bestand / Openen en open het bestand. De Wizard Tekst importen start automatisch. Kies Gescheiden en klik op Volgende. Selecteer het gebruikte scheidingsteken en kies Volgende. Ga voor iedere kolom na wat het juiste gegevenstype is en kies Voltooien om de informatie naar de kolommen te kopiëren. Een csv-bestand kan direct geopend worden. Om dit te verdelen over kolommen selecteert u de gegevens en gaat u naar Gegevens / Tekst naar kolommen. Doorloop eveneens de wizard.
Door bestanden te importeren komt informatie al veel beter in de kolommen te staan.
10. Zelf aan de slag
We hebben lang niet alle mogelijkheden binnen Excel kunnen bespreken en wellicht hebt u een geheel eigen weg om tot de juiste berekeningen binnen uw werkmap te komen, maar u bent nu wel een stap in de juiste richting gekomen. Probeer ook eens de sjablonen uit via Bestand / Nieuw / Voorbeeld-sjablonen. Of download een mooi bestand van het internet en zet dit geheel naar uw eigen hand. Wilt u aan de hand van deze cursus graag de voorbeeld-documenten hebben, dan kunt u Kostenoverzicht2011 en Overzicht2010 downloaden.
Samenvoegen
Als een tekst in een cel te lang is en u de kolom niet breder wilt maken, dan kunt u ook de cel samenvoegen met de omliggende cellen. In het tabblad Start vindt u de groep Uitlijning en de opdracht Samenvoegen en centreren. Selecteer de twee cellen die u wilt samenvoegen en klik op de opdracht. Eventueel kan in dezelfde groep ook de tekst uitgelijnd worden, tevens bepaalt u of de tekens horizontaal of verticaal worden geplaatst.
Soms is het mooier en praktischer om cellen samen te voegen in plaats breder te maken.