Gepersonaliseerde e-mails: veel mails in een paar kliks

Door: Theske Slijkerman | 21 april 2018 09:28

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2: verder aanpassen

Wil je hetzelfde mailtje aan meerdere mensen sturen, maar dan wel met een persoonlijke aanhef en misschien ook per mailtje een ander persoonlijk stukje tekst? Dan hoef je echt niet elk mailtje apart op te stellen! Met behulp van de programma’s Excel, Word en Outlook kun je gepersonaliseerde e-mails opstellen.

Als je een hoop mensen wilt uitnodigen voor een groot feest, dan kan dit gemakkelijk via e-mail. Het is dan wel leuk als iedereen een eigen mailtje ontvangt met persoonlijke aanhef. We gaan in deze cursus uit van het voorbeeld van een housewarming. We gaan eerst uit van een algemene mail met alleen een aangepaste aanhef. Weet je daarna hoe het werkt, dan leggen we ook uit hoe je kunt zorgen dat bijvoorbeeld familieleden voor de middag worden uitgenodigd en vrienden voor de avond.

Om eenvoudig de verschillende mailtjes te versturen, maken we gebruik van Excel voor de lijst, Word voor het opstellen van de brief en het personaliseren ervan, en Outlook voor het uiteindelijke versturen.

01 Lijst in Excel

Om te beginnen maak je in Excel een lijst met voor- en achternamen en uiteraard de e-mailadressen. Zorg dat je hierbij kolomtitels gebruikt, dat maakt het zo dadelijk veel overzichtelijker. We gaan er eerst even van uit dat je iedereen met de voornaam aanspreekt, in het tweede deel van dit artikel lees je hoe je onderscheid maakt tussen personen en gezinnen (voornaam of familie+achternaam). Onthoud de naam van het tabblad (onder in beeld), sla het Excel-bestand op en sluit het.

01 Je maakt in Excel een lijst met voor- en achternamen en de e-mailadressen.

02 Brief in Word

Vanuit Word stuur je het hele proces aan. Daarin kun je met Afdruk samenvoegen persoonlijk gemaakte brieven maken en adresetiketten samenstellen (een uitgewerkt stappenplan van dat laatste vind je hier). In dit artikel gaan we met Afdruk samenvoegen persoonlijk gemaakte e-mails verzenden.

Stel nu het bericht op in Word. Typ voorlopig ‘xxx’ op de plaats waar de voornaam moet gaan komen.

Start Outlook alvast op, want dat programma gaat voor ons de e-mails verzenden. Het is erg leuk om straks alle e-mails te zien langskomen in de map Verzonden items.

02 Dit algemene bericht ga je als een persoonlijke uitnodiging rondsturen.

03 Namenlijst koppelen

Ga naar het bericht in Word. Klik op de tab Verzendlijsten, klik op Afdruk samenvoegen starten / Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen (onder in dat menu). Rechts in beeld gaat een taakvenster open: daarin zie je onderaan in welke stap je bent. Je kunt altijd terug naar een vorige stap als je nog iets wilt wijzigen of te snel doorgeklikt hebt.

Kies in Stap 1 voor E-mailberichten. Klik op Volgende: Begindocument.

Kies in Stap 2 Het huidige document gebruiken. Klik op Volgende: adressen selecteren.

In Stap 3 is Een bestaande lijst gebruiken al geselecteerd, dat laat je zo. Klik op Bladeren, navigeer op je harde schijf naar de namenlijst die je in Excel gemaakt hebt en klik op Openen. Er verschijnt een venster Tabel selecteren. Kies daarin het juiste tabblad (waarvan je de naam had onthouden). Er verschijnt een venster met de namenlijst, klik op OK. Klik op Volgende: Een e-mail schrijven (ook al klinkt dat niet logisch, want je hebt het bericht al in Word geschreven).

In Stap 4 ga je een veld in het bericht plaatsen dat gekoppeld gaat worden aan de namenlijst. Zet de cursor op de plaats waar de voornaam moet komen en verwijder ‘xxx’. Klik op Meer items. Het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt: daarin zie je de kopjes van je namenlijst in Excel terug. Klik op Voornaam en klik op Invoegen. In het bericht verschijnt «Voornaam». In dit veld komt straks iedere individuele voornaam. Klik op Sluiten en klik op Volgende: E-mailvoorbeeld.

In Stap 5 zie je een voorbeeld: in het bericht is na ‘Beste’ de eerste naam ingevuld. Door op de pijltjes te klikken, kun je de voorbeelden met de volgende namen bekijken. Klik op Volgende: Samenvoeging voltooien.

03 Klik op deze knoppen met de pijltjes om de andere namen voorbij te zien komen.

04 Berichten versturen

Zorg dat Outlook opgestart is en schakel weer terug naar Word. Klik in stap 6 onder Samenvoeging voltooien op Elektronische post. Het venster Samenvoegen per e-mail verschijnt. Laat bovenaan bij Aan de keuze op email staan. Vul bij Onderwerpregel het onderwerp van je e-mail in, bijvoorbeeld: Uitnodiging housewarming, dit onderwerp krijgt iedereen te zien. Laat de optie E-mailindeling op HTML staan en laat de optie onder Records verzenden staan op Alles. Klik op OK en dan gebeurt het wonder: je ene bericht wordt steeds van een andere naam voorzien en aan iedereen als persoonlijke e-mail verzonden. Als je overschakelt naar Outlook en de map Verzonden items kiest, zie je alle e-mails langskomen!

04 Fantastisch! Hetzelfde bericht wordt aan iedereen als persoonlijke e-mail verzonden.

Brieven

In dit artikel gaan we aan de slag met het maken van e-mails. Met deze functie in Word kun je ook brieven maken, die in Word worden samengevoegd zodat je deze gemakkelijk in één keer kunt afdrukken. Ook het maken van adres-etiketten is eenvoudig met dezelfde functie. Speel eens met de verschillende opties, alles werkt op een vergelijkbare manier als hier omschreven.

Met de functie Afdruk samenvoegen is meer mogelijk dan e-mails personaliseren.

0 Reacties op: Gepersonaliseerde e-mails: veel mails in een paar kliks

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.